O saneamento de cadastro de materiais é uma ação obrigatória para qualquer empresa que deseja reduzir custos e estabelecer uma gestão estratégica. Isso acontece porque o aperfeiçoamento dessa prática maximiza o uso dos recursos disponíveis e evita os desperdícios.

O resultado é um controle muito maior dos materiais, o que constrói uma base de dados confiável para a organização. Ao mesmo tempo, é eliminada a possibilidade de que um mesmo item seja cadastrado duas vezes com códigos diferentes, situação que causa divergências e problemas tributários para o negócio.

Diante da importância desse assunto, vamos apresentar neste artigo por que é necessário sanear os cadastros e como colocar essa ideia em prática. Acompanhe!

A importância em fazer o saneamento de cadastro de materiais

O saneamento de cadastro de materiais é a prática que consiste em cadastrar os itens de maneira completa e correta para que a empresa tenha uma base de compras confiável. Com os dados à disposição, torna-se mais fácil obter informações estratégicas.

Os benefícios derivados do saneamento são variados. O primeiro é o auxílio à aquisição adequada de produtos e mercadorias, que impede gastos desnecessários e um possível desequilíbrio financeiro da empresa. Além disso, são evitados retrabalhos no momento da compra e da entrega, bem como garantidas informações fiscais corretas, para impedir a repetição de trabalhos contábeis.

Outras vantagens que podem ser destacadas são a conquista de uma base rastreável, a possibilidade de realizar uma compra correta, a chance de acessar informações históricas das aquisições realizadas e o impedimento à duplicidade de cadastro.

Nesse cenário, há também a possibilidade de fazer lançamentos contábeis corretos, uma vez que dentro do cadastro é possível realizar o saneamento das informações fiscais. Em outras palavras, da classificação fiscal Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).

Consequências de ignorar o saneamento de cadastro

A empresa que não realiza o cadastro de materiais adequado está sujeita a perder o controle das compras efetuadas. Mais que isso, os lançamentos de informações contábeis tendem a ficar incorretos. Tal situação pode gerar desde um problema fiscal até um retrabalho na contabilidade. No entanto, o aspecto mais prejudicado é a ausência de controle na base do que é adquirido.

A partir do momento que um item genérico é cadastrado, vários itens diferentes são passíveis de aquisição dentro do mesmo código. Assim, é perdida por completo a rastreabilidade do que foi comprado, por qual valor e de qual fornecedor. Em outras palavras, inexiste qualquer monitoramento nesse sentido.

O segundo aspecto negativo da falta do saneamento de cadastros é que, se você comprar vários itens dentro de um mesmo código, deixará de ter a informação correta. No momento de fazer o lançamento fiscal do produto, há dificuldades na inserção dos dados e ainda será preciso fazer uma reclassificação ou até a retenção de um imposto incorreto.

Por essa razão, o processo de saneamento deve ser feito por especialistas qualificados e de acordo com critérios técnicos. Caso a empresa não siga essa regra, os materiais serão registrados de forma genérica e será perdido o controle do que é comprado.

O ideal é que o colaborador que cadastra um parafuso, por exemplo, identifique de forma correta o material, porque, a depender desse dado, haverá uma informação fiscal diferente. Se houver incorreção, a base fica “suja”.

Como fazer o saneamento de materiais

A eficiência do saneamento de cadastro depende da atenção aos padrões existentes no mercado — são eles que permitem registrar os materiais de forma adequada. Inexiste uma referência única, visto que há informações diferentes, a depender da categoria catalogada.

Hoje, é utilizado o Padrão de Descrição de Materiais (PDM), que está inserido em uma regra nacional. De acordo com cada categoria, são exigidas informações corretas para o registro, a fim de evitar duplicidade.

É importante mencionar que o PDM contribui para a criação de um cadastro estruturado. Por essa razão, para colocá-lo em prática, é preciso avaliar a descrição original dos materiais. Após isso, chega o momento de identificá-los, categorizá-los e registrá-los. Esse processo depende de uma hierarquia, que considera as especificidades de cada item.

É possível ainda usar uma categorização própria ou existente. Para definir a melhor alternativa, pesquise nos sites e catálogos dos fabricantes para complementar a descrição dos materiais. Também vale a pena conhecer a normalização dos itens, ferramenta que contribui para a competitividade e a rentabilidade do negócio, bem como para garantir a qualidade e evitar desperdícios.

No Brasil, a classificação de normalização segue as regras abaixo:

• NBR 1: normas válidas para todo o Brasil;
• NBR 2: normas referenciadas, utilizadas por serviços e poder públicos;
• NBR 3: normas registradas ou voluntárias que foram cadastradas pelo Inmetro;
• NBR 4: normas probatórias. Estão em fase experimental e têm prazo de vigência limitado. Há registro no Inmetro.

A empresa que deseja ser mais eficiente nesse processo precisa implementar boas práticas de saneamento. Confira, a seguir, algumas orientações para fazê-lo de forma mais adequada.

Defina um padrão de governança de cadastro

A padronização simplifica a coleta e o armazenamento das informações. Nesse caso, os dados técnicos desnecessários são excluídos para deixar a base mais objetiva e específica. Essa medida diminui a chance de erros.

Por isso, centralize a gestão sobre serviços e materiais para tornar as informações mais compreensíveis a colaboradores, fornecedores e consumidores. Dessa forma, há redução de custos, visto que há discernimento sobre o material necessário e quais itens precisam ser evitados.

Faça análises para verificar a segurança, a eficácia e a aceitação do sistema

O público-alvo do saneamento (clientes, fornecedores e colaboradores) deve se adaptar ao sistema utilizado. Se necessário, empregue estratégias de relacionamento para tornar a adequação mais fácil. Assegure a atualização dos dados e a existência das opções para preencher as lacunas. Assim, são evitadas informações equivocadas.

Retifique erros no cálculo dos impostos

A governança do cadastro depende de dados corretos com relação às questões tributárias. Contar com especialistas para fazer tal processo é fundamental, a fim de impedir a ocorrência de multas derivadas da falta de pagamento dos impostos. Atente ainda às mudanças da legislação e ao preço dos produtos.

Investindo nessas práticas, a chance do seu saneamento de cadastro ser eficiente é significativamente maior. A consequência é uma organização maior da base, que gera benefícios tributários para todo o setor de compras da companhia.

Entendeu o que é preciso para fazer um bom saneamento de cadastros e por que é fundamental contar com profissionais especializados? Se ficou com qualquer dúvida ou quer compartilhar a experiência da sua empresa, deixe seu comentário!

Este conteúdo foi produzido com a colaboração de Neire Bernaque Morelato, Gestora de Suprimentos da Vexia.