Um país de dimensões continentais como o nosso exige das empresas uma capacidade gigante de adaptação para operar de maneira padronizada em todo território nacional.

Para se ter uma ideia, são mais de 5.500 prefeituras, e cada uma tem autonomia para legislar sobre determinadas regras administrativas, como declarações e solicitações – que afetam diretamente o processo de faturamento das empresas.

As Notas Fiscais de Serviço (NFS-e), por exemplo, devem ser lançadas na comarca na qual o CNPJ está inscrito e sobre elas incide o tributo municipal conhecido como ISS (Imposto Sobre Serviço). Ou seja, para realizar o processo de faturamento, os profissionais das áreas Fiscal, contábil e financeira, dedicam muito tempo na execução de atividades burocráticas de forma manual, como:

• Acessar o site da prefeitura para emitir ou cancelar as notas fiscais;
• Realizar as contabilizações dos impostos;
• Realizar as baixas dos recebimentos, entre outras.

Foi pensando nesse cenário desafiador que a Vexia desenvolveu um sistema capaz de automatizar a comunicação entre as empresas e as prefeituras, considerando as peculiaridades de cada município.

“A solução nasceu de uma necessidade interna e fomos desenvolvendo de forma que ela pudesse ser integrada ao nosso sistema de gestão. O processo cresceu e ganhou corpo, e hoje podemos ofertar aos nossos clientes um produto robusto que reduz de forma efetiva o tempo dedicado para processar o faturamento”, comenta Lucas Franzoni, Gestor do projeto.

O profissional conta que antes da implementação era preciso entrar no site da prefeitura manualmente, digitar todas as informações (como o valor do serviço, os impostos, o nome do cliente, seu endereço e emitir a nota).Todo esse processo poderia levar até 20 dias, mas com a automação desenvolvida, o trabalho pode ser concluído em poucas horas.

Hoje é possível fazer o contrato dentro do sistema, fazer o reconhecimento da receita, o faturamento e já enviar o arquivo bancário para o cliente, com o boleto para conclusão do pagamento. O cliente paga, a empresa recebe a confirmação do banco e o SAP reconhece automaticamente.

“A partir deste projeto, os contratos, as notas fiscais e o recebimento dos serviços serão todos automáticos, simplificando os processos internos e liberando os profissionais para atividades de maior valor agregado para a companhia”, explica Célio Defalco, Coordenador de Sistemas da Vexia.

Benefícios da automação do processo de faturamento 

#Maior produtividade

Ao dedicar muitas horas a um trabalho repetitivo e pouco estimulante intelectualmente é normal que a produtividade de qualquer profissional caia. Se essas tarefas operacionais forem feitas de maneira automatizada e seus resultados forem utilizados para orientar ações práticas, aí sim, a produtividade é alavancada em todo seu potencial.

Além disso, a solução automatizada da Vexia para o processo de faturamento já nasce integrada com o sistema de gestão SAP, o que otimiza ainda mais o fluxo de trabalho das equipes e garante maior efetividade.

#Segurança da Informação

Muitas empresas ainda usam um método de controle manual para gerenciar contas a pagar e a receber. O que acontece é que, na maior parte dos casos, os dados ficam hospedados em planilhas aleatórias, dentro do computador de um funcionário, sem as devidas restrições de acesso e compartilhamento.

Caso o colaborador tenha seu desktop invadido, o conteúdo fica comprometido, expondo a empresa a um risco desnecessário. Já com um sistema integrado, o processo fica documentado, podendo ser auditado e rastreado a qualquer tempo.

#Eliminação dos erros manuais

Atividades realizadas por humanos estão muito mais sujeitas a erros do que atividades automatizadas. Imagine que ao transcrever os dados para dentro do sistema de gestão pode ocorrer omissão de informação ou erro de digitação, comprometendo a análise e prejudicando a tomada de decisão gerencial.

#Relatórios gerenciais

Os relatórios provenientes do sistema customizado desenvolvido pela Vexia pode apoiar os gestores na elaboração de uma curva ABC, por exemplo, para identificar os serviços que têm maior impacto na receita da empresa ou ainda os clientes mais importantes no aspecto de lucratividade.

Entre em contato com nosso time e tenha o processo de faturamento automatizado em até 3 meses – integrado com o SAP e com todas as prefeituras do país!