Na escalada rumo à maturidade digital tão estimada pelos negócios, garantir a segurança e a eficiência de processos financeiros são fatores determinantes, e a implementação de uma estratégia de automação de processos se torna essencial em prol da confiabilidade e da sustentabilidade do negócio no longo prazo.

Isso porque, profissionais são contratados para exercer funções analíticas e estratégicas. Mas os ganhos em decorrência da atuação desses especialistas se perdem quando eles precisam despender tempo demasiado em tarefas repetitivas e que, apesar de importantes para o funcionamento do setor e do negócio em si, são vazias em termos individuais. Afinal, se uma pessoa dedica todo o seu expediente para emitir boletos ou preencher planilhas, como pode pensar em inovação e contribuir para resultados relevantes?

“Gestores precisam alocar recursos de forma inteligente, focando no que é realmente estratégico e não no processual que já pode ser automatizado. É possível adotar soluções simples, que promovem economia de tempo e de dinheiro”, comenta Tiago Ferreira Leite Duarte, coordenador financeiro da Vexia.

Para entender como a automação de processos em finanças pode impactar de forma efetiva e assertiva no dia a dia de equipes, o executivo utilizou como exemplo as implementações realizadas dentro da própria Vexia.

“O processo de ter o RPA em finanças era desejo antigo e começamos por uma dor interna: da necessidade de tirar extratos bancários que, no auge dos volumes que tínhamos de executar, foi preciso contratar uma pessoa responsável para entrar antes do expediente geral, a fim de garantir que, quando a equipe de fato iniciasse os trabalhos, todos os documentos já estariam emitidos e prontos para análise”, conta.

Assim, com o primeiro robô destinado a essa tarefa frequentemente volumosa, começou na Vexia um processo de contínuos desenvolvimentos e melhorias focadas no departamento financeiro e que, hoje, já somam cerca de 20 RPAs, responsáveis pelas mais diferentes frentes de atuação, entre eles:

• Retirada de extratos
• Emissão de boletos e envio de e-mails de cobrança
• Emissão de guias como DAMSP
• Input de taxas cambiais
• Consultas ao Serasa
• Conciliação SAP

“Nosso foco para automatizar sempre foi ‘cortar o mato alto’, ou seja, identificar o que havia de mais operacional e repetitivo, que não exigia uma análise estratégica humana. Tirar boleto, por exemplo, é uma atividade que se encaixa nessa situação”, explica.

#Robôs com inteligência

Dentre os RPAs que já estão em funcionamento, a Vexia conta com algumas ofertas que possuem uma inteligência extra integrada à automação. “Um dos nossos últimos robôs criados com inteligência foi o de lançamento de guias para pagamento”, conta Duarte.

O executivo explica que o robô utiliza tecnologia para realizar a leitura óptica de caracteres (do inglês OCR, ou Optical Character Recognition) para reconhecer a linha digitável do documento oficial. “Ele não apenas emite a guia, mas também usa inteligência para encontrar o código no meio da linha digitável, necessário para incluir no sistema ERP e fazer a emissão e verificação do dado”.

Anteriormente, continua ele, uma pessoa do departamento fiscal precisaria entrar no site da prefeitura, logar com o respectivo usuário, salvar o documento em PDF para, então, alguém do financeiro digitar manualmente a linha com o código composto de 48 números – e repetir o processo para cada uma das guias. “Hoje, os PDFs do sistema são bloqueados para o comando ‘copiar e colar’ no código de barras, então imagine o transtorno de fazer esse mesmo procedimento para, por exemplo, 50 guias em um único dia?”

Assim, da mesma maneira que ocorreu com a otimização de processos nos setores Jurídico e Recursos Humanos na Vexia, os robôs integrados aos sistemas financeiros trouxeram uma redução de riscos por erro humano e, mais do que isso, trouxeram inteligência de negócios.

#Erros mitigados, ganhos dobrados

Como qualquer outra área de uma empresa, o setor financeiro também está passível de falhas e erros humanos. “Se o colaborador está cansado, por exemplo, ou está em um dia menos produtivo, isso aumenta o risco“, comenta Roberto Uemoto, CEO da Vexia.

Mas cometer um pequeno deslize nesse contexto, no entanto, pode ser a diferença entre manter uma gestão da empresa equilibrada, ou causar um transtorno que pode custar caro – literalmente. “Financeiro, folha de pagamento e setor fiscal são de altíssimo risco”, observa. A atenção, portanto, precisa ser triplicada.

Com a implementação de RPAs, esse cenário muda. “Se tenho menos retrabalho, logo reduzo custos, tenho menor esforço operacional despendido e, consequentemente ganho em qualidade e tempo para dedicar a tomadas de decisão melhores”, afirma Duarte. O executivo explica que, inclusive, a Vexia oferece a possibilidade de implementar um robô para realizar a conferência de uma tarefa que foi realizada por outro robô. Assim, a fase de conferência sequer necessita de esforço humano.

#Foco em Pessoas

Produtividade é o assunto que mais se destaca quando falamos sobre pessoas. A automação de processos no setor financeiro contribui nesse ponto, garantindo não apenas a mitigação de erros e perdas financeiras, como falado anteriormente, mas atuando no cerne da implementação de uma estratégia do tipo, que são os recursos humanos.

“O robô traz cadência ao processo e permite um redirecionamento de esforços, onde o humano pode focar no analítico, exercendo o que ele de fato foi contratado para executar dentro da empresa, deixando aquelas tarefas repetitivas e processuais que apenas drenam energia e tempo, e em nada agregam ao negócio em termos de valor estratégico”, afirma Uemoto.

Quando o colaborador ganha espaço para evoluir estrategicamente, os ganhos para a empresa são exponenciais. Para ser cada vez mais efetivo na jornada RPA, o segredo é contar com especialistas que entendem a necessidade do seu negócio e conseguem confeccionar a solução mais adequada.

A Vexia, nesse sentido, desenvolve um trabalho que pode englobar a cocriação de robôs aderentes ao cenário da sua empresa. Fale com um de nossos especialistas e conheça como as soluções de RPA para finanças podem transformar o dia a dia do seu negócio.