A área de Recursos Humanos foi uma das mais impactadas pela crise causada pelo coronavírus. O setor, que possui seus processos essencialmente presenciais, de muito olho no olho, teve de se adaptar rapidamente ao digital e, dessa forma, processos admissionais se tornaram um desafio à parte.

A admissão à distância, gerada em decorrência dos desdobramentos que a pandemia trouxe aos negócios, foi uma questão que precisou ser otimizada. Por isso, a Vexia desenvolveu  o HR 360 – Admission para trazer leveza e agilidade à contratação de novos  profissionais. A solução, que teve o MVP (Produto Mínimo Viável) e o piloto utilizado internamente, se tornou um produto para o mercado por seus resultados expressivos.  

“A partir do momento da admissão do candidato, recepciono os dados dos documentos do candidato no sistema, utilizando tecnologias para leitura de documentos (OCR + IA) e Robotic Process Automation (RPA, na sigla em inglês)”, explica João Santos do Prado, manager executivo de pessoas da Vexia.

Uma startup parceira é a responsável pela parte da solução que utiliza OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e IA. A IA reconhece as informações dos documentos carregados no sistema pelos candidatos e armazena em uma base de dados. Os RPAs, por sua vez, fazem a leitura das informações na base de dados e carregam as informações nos ERPs dos clientes, trazendo agilidade no preenchimento de dados e, consequentemente, ganhos de produtividade.

“O tempo de digitação ainda é grande. Quando eu tenho um RPA que faz isso para mim, eu tenho um ganho considerável, com um tempo de conclusão da admissão que pode ir de três dias para horas”, estima Prado. Isso sem mencionar a qualidade cadastral que é feita diretamente pela ferramenta e, visto que os dados são puxados automaticamente, se traduz também em mitigação de erros por digitação mecânica.

#Diferentes setores

O processo admissional é similar para os mais diversos segmentos: é preciso realizar a entrevista, seguido de seleção do candidato que, por fim, irá passar pela fase de cadastramento para, enfim, concluir a contratação. O HR 360 – Admission da Vexia atua exatamente nos pontos mais burocráticos do processo e essa conveniência pode ser aplicada às mais diversas situações – em especial para grandes volumes de contratação.

#Varejo
O comércio varejista, por exemplo: historicamente está entre os principais segmentos que mais realizam contratações temporárias durante o ano, com picos específicos para datas comemorativas como Páscoa e Natal.

Para se ter uma ideia, em janeiro deste ano, por exemplo, o número de contratações temporárias ultrapassou as 178 mil contratações, aumento de 37,3% com relação ao mesmo mês de 2020. Dessas, 16 mil foram para atender às demandas de Páscoa na indústria de chocolate, comércio e serviços, segundo dados da Associação Brasileira do Trabalho Temporário (Asserttem).

#Construção Civil

A construção civil é outro setor que recorrentemente precisa lidar com contratações pontuais, ou o chamado “contrato por obra certa”, em que o colaborador é admitido justamente para exercer uma atividade – obra ou prestação de serviço – durante um período pré-determinado, com data de início e fim.

Esses picos de contratação bastante comuns a essas áreas representam um volume alto de admissões em um mesmo período, o que onera consideravelmente as equipes de Recursos Humanos, que precisam se desdobrar para realizar não apenas as entrevistas e análises, essenciais ao trabalho de contratação, mas também registros de dados de cada um dos novos contratados.

“Hoje, o candidato acessa a ferramenta pelo WhatsApp, possui à sua disposição um FAQ com as principais dúvidas e respostas, onde o acesso é imediato. Também pode ser direcionado para um agente de atendimento, se tiver alguma questão a ser solucionada”, explica Alini Zambanini Machado, analista de administração de pessoal da Vexia.

#Compatibilidade com WhatsApp

Com a pandemia, o uso do WhatsApp ficou mais intenso, o que resultou no aumento de 97% no tráfego da plataforma, com o usuário brasileiro conectado ao aplicativo durante, em média, 1 hora e 22 minutos, segundo levantamento realizado pela Decode, empresa de pesquisa de mercado e comportamento digital. Os dados da pesquisa apenas evidenciaram a relevância que o aplicativo de mensagens conquistou ao longo do tempo entre usuários.

Como o próprio estudo afirma, o WhatsApp pode ser facilmente considerado “uma extensão virtual do mundo físico”. Também por isso, ele entrou como uma das atualizações que a Vexia propôs para a ferramenta de admissão, trazendo conveniência não apenas para o recém-contratado, que pode usufruir de uma ferramenta do cotidiano para enviar as informações necessárias ao seu processo de admissão, como também à contratante, visto que o preenchimento é automatizado.

“A forma de contratar mudou. E essa atualização vem ao encontro do que falamos há algum tempo sobre automação de processos. Hoje, qualquer coisa feita pela internet tem de ser intuitivo e é isso que a nossa ferramenta traz”, afirma Francielle Castro, coordenação de Pessoas da Vexia.

Assim, com a tecnologia de RPA da Vexia, é possível reduzir em até 50% os custos operacionais na contratação de pessoas, sem mencionar a diminuição com relação à morosidade e à burocracia na gestão dos colaboradores por meio do processo digital de dados.

#Benefícios do HR 360 – Admission

> Permite iniciar o processo por meio de convite via WhatsApp, para que o candidato possa acessar a plataforma.

> É possível realizar o follow-up com candidatos, para garantir que todos os dados necessários para a admissão sejam preenchidos e o processo finalizado.

> Permite o envio de relatórios sobre os cadastramentos, o que auxilia a empresa na tomada de decisão, dando embasamento para, por exemplo, prorrogar um prazo de inscrição.

> Compatível com a tecnologia por trás do sistema ERP da contratante.

> Em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A Vexia é especialista em soluções que trazem conveniência e celeridade às contratações e permitem que o RH da sua empresa foque no que realmente importa: as pessoas. Com a solução HR 360 – Admission  é possível automatizar processos repetitivos, obtendo ganhos de produtividade, além de economia financeira. Entre em contato com um de nossos especialistas e descubra a melhor forma de transformar digitalmente o seu RH.