Automatizar atividades manuais e repetitivas feitas por humanos pode ser o começo de uma grande transformação digital

RPA ou IA, qual sigla é mais familiar para você? Se a pergunta virasse uma pesquisa, muito provavelmente a Inteligência Artificial (IA) seria a mais votada entre elas. Talvez por seu apelo futurístico, por seu papel disruptivo e inovador, mas o fato é que tudo começa pela robotização de processos – pelo não tão famoso Robotic Process Automation (RPA, em inglês).

Antes de chegar a níveis mais complexos, como a análise de dados por meio de algoritmos inteligentes (IA), a robotização começa pela automação de atividades humanas mais simples e repetitivas. Sendo um passo básico e importante para as empresas que querem otimizar processos e ingressar na jornada digital até alcançarem a maturidade digital.

Estudiosos do setor costumam dividir a evolução robótica em cinco ondas, mas, independente do grau tecnológico dos sistemas envolvidos, o RPA tem o objetivo de aprimorar as rotinas de trabalho por meio de aplicações tecnológicas e, assim, aumentar a produtividade, a eficiência e a qualidade do negócio. Além disso, é capaz de liberar indivíduos e equipes para o exercício de atividades mais analíticas e estratégicas, contribuindo para o bem-estar e o desenvolvimento das pessoas no ambiente corporativo.

Mesmo não sendo o top of mind do vocabulário da inovação , os RPAs estão crescendo nas organizações e foram impulsionados pelo contexto da pandemia -, quando ‘agilidade’ e ‘redução de custo’ viraram palavras de ordem. De acordo com a Gartner, a receita global de RPAs deve atingir US$ 1,89 bilhão em 2021, o que representa um aumento de 19,5% em relação ao ano passado.

“Pode parecer simples, mas uma das maiores dificuldades das empresas é levantar todas as informações para saber, com precisão, quais processos devem ser automatizados”, explica Vinícius Scaramel, consultor de Inovação da Vexia, especializada em soluções customizadas e certificada pela ISO 27001, sendo referência de agilidade  na implantação de processos de robotização.

Então, para ajudar você a pavimentar esse caminho rumo a um novo patamar de digitalização do negócio, levantamos 3 passos fundamentais. Confira!

#Passo a Passo para a Robotização de Processos

1° passo: avaliação do cenário

O primeiro passo é a identificação e mapeamento dos processos que indicam uma necessidade de automação. Para isso, inicia-se um levantamento de informações relativas a custos dessas atividades processuais, quantidade de pessoas envolvidas, número de etapas, se há sistemas envolvidos, tempo de execução, geração de receita, áreas de impacto, entre outros.

“É muito comum encontrar pessoas acostumadas com uma determinada maneira de trabalhar e que não param para refletir se existe, por acaso, alguma outra forma mais otimizada para desempenhar aquela atividade”, comenta André Fernando de Lima, coordenador de sistemas da Vexia.

2° passo: escolha do parceiro

Para o diagnóstico completo e desenvolvimento dos robôs que substituirão os velhos processos, recomenda-se a terceirização da jornada, a não ser que o core business da companhia seja tecnologia voltada para o desenvolvimento e gestão de software.

A importância do olhar consultivo, de empresas especializadas em RPAs e que façam parte desse ecossistema de inovação, são diferenciais imprescindíveis para que as oportunidades de melhorias e potenciais ganhos de produtividade não passem despercebidos. Uma pesquisa da Deloitte de 2019 estimou ganho de 27% de produtividade e redução de custos operacionais em 22% com a implementação de RPAs, segundo dados coletados de mais de 500 empresas.

“É comum na fase do diagnóstico identificarmos que, na verdade, processos precisam ser mudados ou corrigidos, antes mesmo de se pensar em algum nível de automação”, afirma Scaramel, lembrando que as decisões de implementação dependem de muitos fatores, dentre eles o grau de investimento e transformação que as companhias estão dispostas, inclusive se práticas digitais são ou não parte da cultura organizacional.

3° passo: entrega e gestão de robôs

Na Vexia, o acompanhamento dos RPAs em cada cliente é feito por meio de um painel de controle em tempo real, que permite uma visualização panorâmica dos 20 RPAs que atualmente estão em operação e que geram uma economia estimada em quase 3 mil horas para os clientes.

“Assim como se faz gestão de pessoas, também se faz gestão de robôs, com o objetivo de monitorar suas atividades e performances ”, ressalta Scaramel. 

#Benefícios do RPA

Além do trinômio agilidade, produtividade e qualidade, a manutenção da infraestrutura de RPAs e a prontidão de equipes para resolver intercorrências em tempo real são outros benefícios do chamado full outsourcing, serviço que prevê um fornecedor estratégico para o negócio, oferecendo know-how e viabilizando investimentos para áreas como TI, Jurídico e Finanças.

“O cliente, muitas vezes, nem vê a automatização acontecendo, mas ele sente o ganho na velocidade e na qualidade do que ele próprio entrega”, conta Lima, que coordena uma equipe de desenvolvedores da Vexia alocada no Onovolab, campus de inovação compartilhada, que reúne empresas e equipes voltadas para a troca de experiências, conhecimentos e criação de novas soluções.

Alguns dos clientes da Vexia que hoje experimentam o ecossistema de RPAs são Uniasselvi, empresa de educação que decidiu automatizar seus processos de contratação e demissão, e a Santista, que automatizou a retirada de extratos diários e mensal de determinadas contas e aplicações.

Na análise dos consultores da Vexia, os próximos anos continuarão pautados pela grande necessidade de digitalização de processos alavancada pelo isolamento social e pela facilidade de acesso às tecnologias. Na visão de Scaramel, ficou mais fácil para as empresas que, hoje, são consideradas antiquadas se modernizarem rapidamente sem precisar passar por etapas intermediárias.

“O PIX que acabou de chegar vai poupar que muitos varejistas novos precisem comprar maquininhas de cartão de crédito, por exemplo”, pontua Scaramel.

A Vexia tem infraestrutura para o desenvolvimento e gestão de RPAs para apoiar as empresas neste momento. Entre em contato com nosso time de especialistas que podemos ajudar.

André Fernando de Lima
Coordenador de Sistemas
Vinícius Scaramel
Consultor de Inovação