Entenda tudo sobre controladoria e a importância para sua empresa

Controladoria é o órgão ou departamento oficial de monitoramento de uma empresa, responsável por trazer eficiência à gestão ao exercer controle rígido sobre a corporação.

 

Uma área muitas vezes relegada a segundo plano, mas altamente relevante para a organização. Essa é a controladoria, aspecto que traz eficiência à gestão ao exercer controle rígido sobre a corporação.

Surgida no começo do século XX, essa área foi implementada nas grandes companhias norte-americanas que precisavam aprimorar sua administração. Devido aos resultados positivos, a prática permanece até hoje como forma de organizar a gestão e auxiliar os gestores a tomarem decisões precisas.

No entanto, ainda há muitas dúvidas sobre esse assunto. Por isso, criamos este post. Aqui, você c Acompanhe!

O que é controladoria?

A definição desse termo pelo Dicionário Michaelis Online é de “órgão ou departamento oficial de controle”. Essa abordagem é bastante oportuna, mas precisa ser complementada com um detalhe: sua prática está embasada em uma metodologia de controle.

Na prática, isso significa que são adotados padrões de qualidade alinhados ao planejamento e orçamento empresarial. Por isso, é imprescindível a participação de todos os colaboradores, independentemente de sua hierarquia ou cargo que ocupam.

Importância da controladoria nas empresas

O monitoramento contínuo é fundamental para que a empresa alcance o sucesso. Afinal, em um mercado em constante desenvolvimento, novas demandas surgem, e é preciso estar atualizado para garantir a competitividade e o esclarecimento do público consumidor.

Nesse cenário, é essencial contar com um planejamento estratégico, que preveja demandas diversas de clientes, fornecedores e outros stakeholders. É exatamente nesse ponto que a função do controller se fazer necessária. Esse profissional faz o monitoramento exigido para que os objetivos desejados sejam alcançados.

Isso acontece por meio da integração de áreas e agrupamento de informações, que permitem elaborar relatórios financeiros e gerenciais. O resultado é uma precisão maior na gestão, que permite optar pelo melhor caminho e encontrar as soluções mais adequadas.

Entre os benefícios obtidos estão:

• redução de riscos estratégicos em curto, médio e longo prazos;
• visualização do cenário geral da organização, que possibilita fazer previsões para o futuro, diminuir a chance de erros e facilitar os processos decisórios;
• aumento da produtividade, já que o retrabalho é evitado;
• diminuição de custos desnecessários.

Em suma, a controladoria nas empresas é crucial para assegurar a conformidade. Mas o que é compliance? São as práticas empresariais que garantem que todas as leis e normas estão sendo cumpridas.

Além disso, essa prática facilita a implementação do chamado due diligence. Essa medida consiste em uma investigação de riscos e oportunidades do negócio, que abrange finanças, compliance, imagem organizacional perante o mercado e expectativas de crescimento.

Funções da controladoria

O monitoramento inicia com a estruturação de operações financeiras e contábeis, além de outras executadas por áreas de suporte. Estão abrangidos nesse contexto:

• custos relativos à contabilidade;
• gestão de custos e despesas;
• formação do preço de venda;
• estratégias para captação de recursos;
• avaliação da produtividade e performance dos colaboradores;
• fluxo de caixa.

Desse modo, as funções exercidas por essa área são:

• planejamento: é a delimitação de um projeto a fim de atingir um objetivo;
• organização: consiste na estruturação organizada de atividades e processos para o alcance do objetivo;
• direção: visa à definição de uma separação eficiente das tarefas, sempre nos limites da gestão;
• controle: é a mensuração da qualidade e eficiência dos projetos, se comparados ao objetivo esperado.

Assim, fica evidente que o setor de controladoria abrange todo o sistema empresarial. Portanto, deve ser encarado como algo maior que uma medida de natureza contábil. Ele inclui desde o planejamento até o controle operacional. Com isso, consegue coletar o máximo de informações relevantes para aumentar a precisão das tomadas de decisão.

Estrutura da controladoria

Esse setor tem como propósito garantir a saúde financeira da organização e a continuidade dos negócios. Por isso, coleta informações diversas e relevantes para auxiliar o processo decisório e alcançar o máximo de resultados.

É nesse momento que se pode implementar o equilíbrio dos riscos pela política GRC. A sigla significa Governança, Riscos e Conformidade, e une esses princípios para que seja seguida a ética na empresa. Além disso, permite sua atuação de acordo com as leis e padrões de ações que diminuam o surgimento de problemas.

Por isso, a estrutura da controladoria depende da empresa. As companhias com uma disposição gerencial mais simplificada podem implementar esse setor de maneira mais fácil, de modo menos detalhado. Assim, o progresso ocorre com o passar do tempo e as necessidades que surgirem.

Por sua vez, se a organização empresarial for mais desenvolvida, é preciso delimitar o posicionamento hierárquico, que prevê o nível de autoridade do responsável pela área, o controller. No entanto, essa questão varia conforme as características do especialista e do próprio negócio.

O que um controller realmente faz?

Esse é o profissional que cuida da área de controle. Ele pode ser interno ou terceirizado. Em qualquer dos casos, o objetivo é alavancar o setor financeiro, bem como os demais.

Para exercer essa função, é fundamental que o controller conheça os processos organizacionais de maneira aprofundada. A partir dos dados coletados, ele conseguirá aprimorar a performance empresarial e traçar estratégias específicas, que ajudarão a melhorar os aspectos financeiros e econômicos. É a chamada gestão data driven.

Nesse sentido, é essencial conhecer as áreas nas quais esse profissional deve ter domínio. Elas podem ser resumidas a 6 setores:

• contabilidade, principalmente para desenvolver o planejamento tributário;
• economia, para compreender os conceitos do setor;
• administração, setor que fornece ferramentas, técnicas e conceitos relativos à gestão;
• estatística, que facilita a análise de dados;
• direito, para conhecer a legislação e garantir o compliance;
• matemática, que viabiliza a relação de cálculos diversos, inclusive de metas e dados empresariais.

O que você pode estar se perguntando nesse momento é: o que faz um controller? De maneira simples, ele organiza, planeja e desenvolve ações a partir da análise de dados relevantes. Essas informações estão relacionadas a diferentes departamentos, mas são principalmente relativos à área financeira.

Em suma, esse profissional realiza a controladoria contábil e fiscal. Ele monitora todos os dados e, com esse embasamento, elabora o planejamento tributário e acompanha a área financeira, inclusive orçamentos, fluxo de caixa etc. Por isso, é imprescindível destacar que sua função é garantir a saúde financeira organizacional.

Outra atividade relevante em sua rotina de trabalho é a elaboração de relatórios gerenciais de controladoria. Esses documentos auxiliam nos processos decisórios e permitem ao gestor selecionar novas estratégias, com o propósito de melhorar o rendimento do negócio.

Vale a pena frisar que esse aprimoramento da performance passa por produtividade, aumento da satisfação de colaboradores e clientes, qualidade de produtos e mais. Portanto, é crucial que o controller consiga analisar constantemente a movimentação da economia e do mercado para identificar tendências.

Qual a formação desse profissional?

O mais comum é que o controller seja graduado em Ciências Contábeis, Administração de Empresas ou Economia. Porém, é mais que recomendado que ele faça uma especialização em controladoria, uma pós-graduação ou MBA na área.

Isso é essencial porque o controller precisa desenvolver competências específicas, como habilidades gerenciais e técnicas de negociação. Além disso, é fundamental realizar cursos voltados a essa atividade — já existem algumas alternativas no mercado.

O domínio do inglês também é essencial, especialmente se a empresa em que o profissional trabalha atua com processos de exportação e importação. Dentre as características necessárias a esse profissional estão:

• bom relacionamento interpessoal;
• capacidade analítica;
• pensamento sistêmico;
• facilidade de planejamento em curto, médio e longo prazos;
• confidencialidade no trato com os dados coletados;
• percepção multidisciplinar;
• visão estratégica.

A partir disso, o controller conseguirá compreender a cultura organizacional, bem como entender, observar e manipular os desafios encontrados para eliminá-los e ultrapassá-los. Tenha em mente que a principal responsabilidade desse profissional é a parte estratégica. Afinal, sua função vai além das rotinas contábil e financeira e tem um foco muito grande em apoio às decisões organizacionais.

Quais são suas responsabilidades?

O controller tem um papel bastante diversificado. Mais do que lidar com relatórios contábeis e processos de gestão financeira, ele deve cuidar de impostos, finanças, aumento de parcerias comerciais e elaboração de planejamento estratégico.

Veja algumas das principais atividades exercidas!

Assessoria financeira e executiva

O controller tem um papel como conselheiro do setor financeiro e para toda a liderança empresarial. Seu intuito é auxiliar no crescimento econômico organizacional. Nesse cenário, tem como responsabilidade:

• realizar indicações de negócios e financeiras;
• repassar feedbacks sobre o orçamento;
• apoiar a liderança em decisões financeiras.

Elaboração de relatórios financeiros gerenciais e auditoria

Esse profissional atua junto com auditores externos para assegurar os padrões corretos para os relatórios empresariais. Ele ainda fortalece, define e monitora o controle interno desses documentos.

Aconselhamento sobre a elaboração do orçamento

O controller tem como função usar análises financeiras e projeções para elaborar e monitorar o orçamento empresarial. Ele utiliza os processos da contabilidade gerencial para assegurar uma gestão correta e que segue as diretrizes legais. Além disso, repassa feedbacks sobre os gastos.

Elaboração de análises financeiras

O papel desse profissional é elaborar avaliações regulares do capital da empresa para identificar e gerenciar os riscos. Mas como fazer uma análise financeira? Esse procedimento está embasado em previsão econômica e de vendas, além de pesquisa financeira.

Reporte de resultados financeiros

O relato das conclusões sobre as análises financeiras é essencial para trabalhar junto à equipe e aos gestores a fim de tomar decisões financeiras precisas. Esse processo inclui a interpretação dos trâmites financeiros regularmente, o desenvolvimento e a prática de apresentações e a elaboração de relatórios de vendas.

Regulação das taxações fiscais

O controller tem ainda como papel relevante o acompanhamento de legislações futuras que podem influenciar a tributação e operações da empresa. Também está incluído o monitoramento de riscos e a garantia do compliance. É claro que tudo isso passa pelo reconhecimento e adaptação às mudanças organizacionais e econômicas.

Quando um plano de controladoria é necessário?

A decisão de adotar essa prática e implementar um setor específico na organização depende de uma análise organizacional. Perceba que essa abordagem trabalha com a elaboração de métodos de processos sistêmicos. Por isso, é necessário que o ambiente seja bastante dinâmico.

Dentro desse contexto, o ideal é avaliar 3 pontos relevantes:

Objetivos empresariais

A implantação desse setor na sua empresa depende de um planejamento bem executado. É imprescindível saber aonde se quer chegar para que, assim, seja possível alcançar o máximo de eficiência. Lembre-se de que para definir os objetivos é preciso responder a 5 perguntas.

• O quê?
• Quando?
• Onde?
• Como?
• Quanto?

Processo de transformação

O controller tem um desafio grande em sua função: acompanhar as mudanças constantes que ocorrem no mercado e na economia. Essas modificações exigem muita agilidade e controle dos processos gerenciais, já que essas informações são relevantes e precisam ser monitoradas.

Controle

A controladoria tem essa responsabilidade principal. Para isso, é essencial administrar todas as informações produzidas interna e externamente, além de estruturar os dados e fornecê-los para os tomadores de decisão.

Com a análise desses 3 pontos, chega o momento de considerar os 2 princípios dessa prática.

Controle futuro

O objetivo, aqui, é prever situações antes mesmo de elas ocorrerem. Desse modo, é preciso estruturar um processo informacional eficiente, que considere o cenário mais amplo e permita trabalhar com as projeções.

Agregação de subsistemas

Nesse momento é imprescindível incluir todos os gestores da organização, para que seja possível avaliar o negócio de uma forma macro. O intuito é garantir que todos os setores se relacionem.

Tenha em mente que a ideia, aqui, é passar pelo planejamento e controle orçamentários. No primeiro caso estão abrangidos:

• previsão de vendas;
• aquisição de insumos;
• produção;
• definição de estrutura física;
• planejamento de pessoal;
• apuração de custos e despesas.

No segundo estão envolvidos:

• cálculo de preços;
• previsão de resultados financeiros e econômicos;
• informações gerenciais.

Perceba que todos esses aspectos ajudam a compreender quando a sua empresa precisa de um plano de controladoria. De modo geral, essa é uma forma eficiente de assegurar o compliance, realizar o due diligence e permitir o crescimento sustentável do seu negócio, já que os dados embasam os relatórios gerenciais e trazem precisão aos processos decisórios.

Como fazer relatórios gerenciais de controladoria?

O controller enfrenta alguns desafios em sua função. Além de elaborar o planejamento estratégico e o orçamento anual, ele também precisa acompanhar os resultados mensais e apresentá-los de forma clara. Isso acontece por meio dos relatórios gerenciais.

O problema é que, muitas vezes, eles são elaborados a partir de ferramentas inadequadas, que podem ocasionar conclusões erradas, custam caro e levam à perda de oportunidades.

Para ser eficiente é preciso seguir 5 passos. Veja!

Passo 1. Definir o que deve ser planejado e acompanhado

Os relatórios gerenciais devem conter informações relevantes e que demonstrem o impacto do trabalho realizado pela controladoria. É necessário evidenciar o auxílio à visualização de novas oportunidades de vendas, como influencia os custos e despesas e o retorno dos investimentos realizados (ROI).

Entre as informações úteis estão:

• margem de contribuição por canal, clientes e produtos;
• despesas por unidade, centros de custo e contas;
• investimentos previstos e realizados.

Lembre-se de que os dados também devem estar acessíveis para utilização sempre que necessário.

Passo 2. Analisar o macro e seguir para análises detalhadas

O ideal é começar analisando as informações relevantes da empresa e depois verificar a performance mensal. Essa avaliação possibilita compreender se o que foi planejado efetivamente foi atingido.

A análise pode ser aprofundada pelo drill down, prática que consiste em explorar vários níveis de detalhes nas informações. Desse modo, você consegue compreender o que proporcionou cada um dos resultados.

Por exemplo: se a rentabilidade ficou abaixo do projetado, é preciso identificar se o problema foi o menor número de vendas, o preço mais barato ou o aumento do custo da produção.

Passo 3. Identificar os resultados positivos e negativos

A ideia, nesse caso, é encontrar os principais gargalos e oportunidades. Com isso, consegue-se verificar quais são os itens que mais contribuem para o crescimento. É o caso, por exemplo, dos canais de aquisição, já que um tem uma venda maior e outro apresenta o pior desempenho.

Passo 4. Priorizar os pontos de alavancagem

Nesse momento vale a pena procurar o que gera mais resultados com o menor esforço. Perceba que os elementos com piores resultados têm uma chance maior de melhorarem. Por sua vez, os desempenhos positivos servem como exemplo e até podem receber um investimento mais elevado para alavancar ainda mais o retorno.

Passo 5. Elaborar os relatórios gerenciais completos

Esse documento deve contemplar os indicadores empresariais e também a análise deles. Além disso, deve apresentar oportunidades de melhoria e as atividades que devem ser priorizadas. É dessa maneira que você tem acesso aos resultados reais da organização e define os próximos passos a serem seguidos.

Que ferramentas de controladoria podem ajudar?

As funções dessa área só podem ser praticadas com eficiência quando o controller conta com ferramentas adequadas. A tecnologia oferece um grande auxílio, tanto na questão da agilidade quanto na da mobilidade.

Veja alguns instrumentos recomendados para a controladoria!

Balanced Scorecard (BSC)

A tradução dessa expressão é Indicadores Balanceados de Desempenho. Essa metodologia é estratégica e ajuda a utilizar informações que vão além dos dados financeiros e econômicos.

Entre as informações analisadas estão:

• performance de mercado junto aos clientes;
• desempenho de pessoas e processos internos;
• tecnologia;
• inovações.

O resultado é uma visão integrada, que descreve a organização e seus objetivos estratégicos a partir de 4 perspectivas: financeira, mercadológica, aprendizado e inovação, e processos internos.

A partir dessas variáveis, o BSC consegue alinhar os objetivos estratégicos aos indicadores de desempenho, planos de ação e metas. Na controladoria, o principal benefício é fornecer aos gestores a mensuração de resultados a longo prazo. Com isso, é possível fazer ajustes e revisar as estratégias implementadas.

Esse setor ainda acompanha a execução dessa ferramenta com o intuito de que sua implantação atinja o objetivo da gestão estratégica.

Business Intelligence (BI)

Essa ferramenta facilita a coleta de dados estruturados e não estruturados, que posteriormente podem ser analisados e interpretados para tomar decisões acertadas. Essa é a função do BI também na controladoria. Afinal, dessa forma é possível embasar os resultados e decidir o melhor caminho a seguir de forma fundamentada.

Em outras palavras, o BI serve como uma solução para criar um ambiente de análises, sejam atuais, sejam projeções para o futuro. Desse modo, é mais fácil atingir as metas e os objetivos dos stakeholders.

Essa ferramenta pode ser usada a partir de 3 vieses:

• mineração e coleta de dados;
• armazenamento de informações;
• análise e modelagem de dados.

Quando bem aplicado, o BI traz vários benefícios à empresa, entre eles:

• visibilidade ampla de suas operações;
• intervalo reduzido entre os períodos de análise de dados;
• refino adequado das informações analisadas;
• flexibilidade e praticidade das informações disponibilizadas.

Gestão estratégica

Esse tipo de administração visa à colaboração para que o negócio atinja o contexto desejado, especialmente em relação ao uso dos recursos, realidade ambiental e maximização das relações interpessoais.

Essa gestão está interligada ao planejamento estratégico, ferramenta de gerenciamento que ajuda a melhorar a comunicação, a motivação, as prioridades do negócio e mais.

Nesse cenário, é fundamental realizar uma avaliação ambiental, que pode ser executada pela análise SWOT. A sigla vem de strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). O objetivo é identificar pontos positivos e negativos nos cenários externo e interno.

Sua empresa precisa de uma consultoria em controladoria?

Todas as variáveis abordadas ao longo deste artigo e as ferramentas recomendadas podem ser adotadas por uma equipe interna na sua empresa. No entanto, é fundamental contar com uma consultoria nesse processo.

A promoção de um colaborador para o cargo ou a contratação de um controller exige uma análise dos conhecimentos e habilidades desse profissional, que deve cumprir os requisitos listados. Caso contrário, a tentativa pode dar errado e sua empresa deverá, nesse caso, arcar com os prejuízos.

Por sua vez, existem várias empresas de consultoria no mercado, como a Vexia. A ideia, nesse caso, é usar sistemas integrados de pontos e outros auxiliares para garantir um suporte contábil e fiscal. Além desse benefício, outra vantagem são os anos de experiência no mercado, o que permite aos profissionais identificar carências e pontos de ajuste.

Você ainda pode contar com uma abordagem mista. O objetivo, aqui, é aliar uma equipe interna à da consultoria para que o setor seja estruturado aos poucos. Com esse trabalho conjunto, é possível capacitar os colaboradores e continuar os processos de gestão implementados.

O resultado é uma abordagem mais precisa e que fará o seu negócio ter uma área de controladoria implementada em pouco tempo. Depois, basta utilizar os dados e controles a favor do seu negócio para fazê-lo crescer de maneira financeiramente sustentável.

Então, gostou de entender melhor sobre o assunto? Agora só falta você contratar a sua consultoria e começar a implementar a área na sua empresa. Não perca tempo e entre em contato com a Vexia. Assim, verá como nossas soluções podem ajudar o seu negócio!