Como fazer otimização de processos em grandes empresas?

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Basicamente, otimizar é criar condições favoráveis para que algo seja feito da melhor maneira possível. Otimização de processos nada mais é, portanto, que um conjunto de medidas que se propõem a aumentar a eficiência organizacional. Parece simples, não acha?

Na prática, porém, por mais que seja improvável pensar em uma grande corporação tendo dificuldades em otimizar processos, a verdade é que, quanto maior a estrutura, mais complexa se torna a missão de ganhar eficiência e produtividade por meio da otimização de processos.

As barreiras ao longo desse caminho podem ser várias, desde capital para investir até a tradicional resistência dos colaboradores em mudar o modo como a rotina acontece. Diante disso, como agir? Pois confira nosso post de hoje para aprender!

Mapeie os processos

Para otimizar, é preciso, antes de mais nada, conhecer bem. E por mais que você tenha um registro de como todos os processos deveriam acontecer, pode saber: na prática, eles provavelmente não são seguidos à risca.

O ideal, então, é fazer um mapeamento de processos, conversando com cada setor para entender como as atividades são realmente feitas. A partir desse estudo é que seu time conseguirá analisar onde se encontram as barreiras para alcançar uma performance ótima.

Identifique as necessidades

O segundo passo consiste em olhar criticamente para sua análise a fim de verificar o que pode ser feito para promover a otimização dos processos. Já podemos adiantar que, atualmente, a tecnologia tem sido a solução mais buscada, normalmente com a implementação de sistemas de gestão automatizados.

Mas é claro que podem existir outras ações necessárias, seja a eliminação de etapas, a redução de burocracias ou a reestruturação de fluxos informacionais, por exemplo. Cabe a você, em parceria com sua equipe, determinar qual é o caminho ideal rumo à melhoria da performance organizacional.

Aposte no benchmarking

É fato: espelhar-se em melhores práticas de outros setores ou negócios pode trazer diversos insights para a otimização de processos na sua própria empresa! Afinal, se um concorrente consegue produzir mais que você, o que será que ele está fazendo de diferente? Se um setor eliminou por completo as falhas processuais, por que não dividir essa experiência com outros departamentos?

Chamado de benchmarking, esse processo é simplesmente vital para você conseguir implementar melhorias e descobrir o que realmente funciona para sua equipe. Com essas informações em mãos, fica bem mais fácil implementar mudanças que contribuirão para a performance da organização.

Prepare o terreno

Não tem como fugir: toda mudança gera certa insegurança e resistência. É essencial, portanto, preparar sua empresa para uma transformação digital. Comece conscientizando o time a respeito da importância da otimização de processos e apresentando os benefícios de ter uma empresa capaz de escalar os negócios sem onerar seu capital — financeiro e intelectual.

Também é necessário promover treinamentos para que as pessoas realmente aprendam a usar as tecnologias, aplicando melhores práticas no seu dia a dia e, ainda, avaliando o desempenho das ferramentas. É isso mesmo: os colaboradores devem se tornar protagonistas dessa mudança organizacional.

Promova a transformação

Quando todos estiverem comprometidos com a otimização de processos, é hora de fazer as mudanças necessárias, sempre acompanhando a repercussão e os resultados. O redesenho de processos deve ser monitorado para que as pessoas adotem o novo formato de trabalho, bem como a implantação de novos processos e eliminação de outros.

A implementação de um novo sistema de gestão, por exemplo, pressupõe um tempo de adaptação para que a equipe extraia o máximo potencial da ferramenta. Durante esse período, acompanhe indicadores de desempenho, de usabilidade e de satisfação.

Monitore de perto

Fazer um monitoramento das mudanças promovidas é essencial para o sucesso da iniciativa de otimização de processos. Afinal, é com base nessa análise periódica que você conseguirá identificar as dificuldades da equipe, reconhecendo a necessidade de melhoria em determinado processo ou tecnologia.

Esse acompanhamento mais próximo pode ser feito por meio de indicadores que revelem o progresso tanto da equipe como da empresa como um todo na incorporação das novas tecnologias.

Entenda os motivos

Sabe aquela velha história de que não se mexe em time que está vencendo? Pois bem, se você mantém sua empresa sempre na mesma linha, pode até vencer várias batalhas, mas só até um concorrente pensar em uma estratégia melhor. Lembre-se: em um mercado altamente competitivo como o de hoje, sai na frente quem inova constantemente!

A otimização de processos tem como objetivo principal acelerar resultados ao mesmo tempo em que reduz os recursos empregados. Essa é sim uma equação relativamente difícil de equilibrar, mas que com certeza traz diversos benefícios. Veja!

Escalabilidade

Uma empresa que otimiza processos ganha velocidade no desenvolvimento de tarefas que antes ocupavam tempo e recursos demais, podendo escalar seus negócios com muito mais facilidade.

Pense em uma clínica médica que implementa um sistema de agendamento de consultas on-line. O usuário acessa, escolhe o melhor dia e horário, faz o agendamento e ainda recebe um lembrete para não esquecer. Tudo de forma automática! Consegue imaginar a quantidade de recursos economizados nesse processo? Entram aí pelo menos o tempo de atendimento de um recepcionista, o custo do telefonema em si, a alimentação do sistema de agendamentos e a confirmação do atendimento. Impressionante, não?

Produtividade

Com processos otimizados, a equipe fica livre para dar andamento a tarefas de cunho intelectual e estratégico, deixando o operacional por conta da tecnologia, cada dia mais avançada.

Com menos preocupações de ordem burocrática e manual, os colaboradores ficam mais motivados, as falhas são eliminadas, o retrabalho é drasticamente reduzido, a precisão na execução das tarefas vai às alturas e os resultados são vistos em bem menos tempo.

Custos

A otimização de processos também contribui diretamente para a redução de custos na empresa, o que nem sempre é visto logo de início. O ganho de tempo que a tecnologia proporciona evita a realização de horas extras ao mesmo tempo em que permite a entrega de mais resultados em menos tempo e oferece uma melhor qualidade de vida aos profissionais, o que se reflete na melhoria dos indicadores de RH, por exemplo.

Absenteísmo, taxa de ociosidade, turnover e vários outros indicadores que geralmente preocupam bastante a gestão das empresas são alguns dos indícios que revelam rapidamente os benefícios de se contar com processos otimizados.

Integração

Ao mesmo tempo em que você otimiza processos, tem a oportunidade de integrar todos os setores da empresa por meio de tecnologias que facilitem a análise organizacional e a tomada de decisão.

Nesse sentido, um ERP (Enterprise Resource Planning) é a ferramenta ideal para começar a criar sua central de inteligência corporativa, concentrando dados de todos os departamentos em um único local.

Como você viu ao longo do post de hoje, um dos elementos de sucesso para a otimização de processos é o acompanhamento de indicadores de desempenho. Que tal aproveitar para aprender a implementá-los?