5 dicas para fazer a gestão de documentos na empresa

Criação de procedimentos para garantir o arquivamento de documentos, levando sempre em consideração suas especificidades e também a segurança do armazenamento.

 

Normalmente, as empresas costumam arquivar e produzir diversos documentos diariamente. Hoje, em meio à agilidade do mercado e ao processamento constante de informações, o segredo está em prezar por uma gestão de documentos efetiva, automatizada, sem burocracias.

Apesar da importância dessa rotina, muitas organizações ainda teimam em negligenciá-la. Consequentemente, isso pode gerar não só gastos extras como problemas jurídicos. Para ajudá-lo nessa missão, resolvemos trazer algumas dicas específicas de gerenciamento dos registros corporativos, a fim de otimizar todo o seu trabalho. Confira!

Qual a importância da gestão de documentos?

No dia a dia, toda empresa precisa lidar com uma série de documentos diferentes, desde contas a pagar até contratos com fornecedores. Como é preciso dar atenção a todos eles, a gestão de documentos surge como ação primordial a ser tomada pela organização, pois prevê a criação de procedimentos para garantir o arquivamento de documentos, levando sempre em consideração suas especificidades e também a segurança do armazenamento.

Por essas e outras, é preciso reservar mais que um espaço quando se trata de documentos estratégicos. A ideia é que esse trabalho proporcione não só mais eficácia no dia a dia da empresa, mas que também evite problemas — como a perda de documentos importantes, multas por falhas e complicações na administração como um todo. Com isso, logo surge a redução de custos, bem como a padronização dos processos, aumentando a qualidade do trabalho e garantindo a preservação jurídica da companhia.

Como fazer essa gestão de maneira prática?

Depois de entender um pouco mais sobre a importância da gestão de documentos, é hora de aprender como fazer isso da maneira correta. Só assim será possível aproveitar todos os benefícios citados acima!

1. Conheça o tempo de armazenamento dos arquivos

Uma das maneiras mais práticas de gerir os documentos de uma empresa é conhecer seu tempo ideal de armazenamento. Afinal, sabia que os registros devem ser armazenados por períodos diferentes, de acordo com a legislação? Os gestores precisam saber exatamente qual é esse tempo para guardá-los da maneira correta.

Arquivos relacionados à fundação da companhia, por exemplo, precisam ser mantidos durante toda a vida da empresa. E não é difícil entender o porquê: eles formam o pilar da organização, assegurando a segurança jurídica do negócio no longo prazo. Lembre-se de que determinadas ações solicitam a conferência desse tipo de documento constantemente.

Para manter tudo organizado, faça uma separação por período. Pode ser curto, médio e longo prazos, por exemplo. Como todos os dias novos arquivos surgem, é essencial que uma pessoa seja responsável por fazer essa separação, sabendo o que fica e o que pode ser descartado.

2. Opte por transações digitais

A tecnologia trouxe uma série de facilidades para o dia a dia das organizações, figurando entre elas a possibilidade de digitalização de arquivos. Além de diminuir o espaço físico antes dedicado a isso, visto que tudo ficará armazenado na memória de um computador ou mesmo na nuvem, a companhia também corre menos riscos de ver documentos importantes deteriorados pela ação do tempo.

O ideal é que a empresa opte por um software de qualidade que permita fazer a junção dos arquivos, trazendo assim facilidade para a jornada dos colaboradores que atuam internamente. Nesse contexto, eles não perderão tanto tempo procurando por esse ou aquele documento, enquanto a empresa garante a segurança de registros importantes.

3. Considere a adoção da assinatura eletrônica

Como o próprio nome já diz, a assinatura eletrônica serve para a validação de documentos digitais. Ela tem características idênticas à assinatura física, como validade jurídica inquestionável, garantindo assim a autenticidade do documento. Na prática, ela pode ser conquistada por meio de uma tecnologia criptografada.

Com essa tecnologia, o documento nem mesmo precisa ser impresso para ser oficializado! Todo o processo é feito por meios digitais, o que traz uma série de vantagens, como a agilidade em repassá-los a quem precisa. Não é preciso, com esse recurso, esperar dias para que um contrato seja assinado e seu armazenamento seja concluído após o acordo.

4. Aposte no armazenamento na nuvem

Por mais que a computação em nuvem já não seja uma novidade, continua sendo imprescindível para as empresas. Isso porque, por meio dela, é possível armazenar todos os documentos importantes do negócio sem para isso precisar contar com a memória do computador.

A nuvem traz maior flexibilidade e mobilidade ao trabalho, com os colaboradores podendo acessar qualquer documento de qualquer lugar, desde que tenham acesso a uma conexão com a internet e permissão para logar no programa usado. A companhia contrata o serviço, que fica responsável por garantir a atualização, a segurança e a manutenção, facilitando o dia a dia da contratante.

Apesar do investimento inicial em um bom programa, os custos no longo prazo, se comparados ao armazenamento físico, são muito menores. Pensando nisso, escolha uma empresa que conte com um suporte adequado de cloud computing e tenha um software reconhecido pelo mercado.

5. Agrupe os documentos

Mesmo contando com um software para reunir os documentos em um único local, ainda assim é importante agrupá-los quanto aos assuntos e à sua importância. Documentos estratégicos devem estar em um mesmo local, assim como contratos com fornecedores devem ficar separados de contratos de trabalho, por exemplo.

Isso não só facilita a localização dos arquivos como também garante sua segurança, separando registros de simples notificações até aqueles de ordem jurídica. Aliás, vale a pena criar um método de identificação padronizado para tornar o processo ainda menos complexo.

Como você pôde ver, a gestão de documentos representa não só uma boa dose de praticidade para uma empresa como pode também trazer maior produtividade para o dia a dia dos colaboradores. E não se esqueça: guardar os arquivos corretamente é uma prática que independe do tamanho do negócio, sendo necessária do menor até o maior deles. Deixar a gestão de documentos de lado corresponde a uma ameaça, gerando riscos para a organização.

Falando nisso, para finalizar este post com chave de ouro, recomendamos que aproveite para ler sobre riscos estratégicos. Pronto para aprender a avaliar uma organização?