A terceirização de serviços corporativos tem sido adotada por várias empresas que buscam mais competitividade na sua área de atuação. Esse tipo de serviço gera vantagens como a possibilidade de eliminar custos e garantir mais competitividade e flexibilidade no dia a dia do ambiente empresarial. Dessa forma, o negócio consegue atuar de maneira estratégica na resolução de demandas de clientes e parceiros comerciais, além de ter mais foco durante a preparação para a transformação digital.
Mas antes de investir nesse tipo de serviço, a companhia deve ter uma noção completa sobre os prós e contras da terceirização. Se você quer saber quais são e ainda conhecer as melhores estratégias para contratar um serviço do ramo, leia o post até o final!
A importância da terceirização
Ter setores alinhados com os objetivos do negócio e uma rotina de alta performance são cruciais para que empresas consigam manter a sua lucratividade. Mas em um cenário de alta competitividade, a manutenção de processos bem-estruturados, flexíveis e inovadores passou a ser um desafio. Gestores precisam lidar com diferentes demandas de clientes e, ao mesmo tempo, garantir que nenhum erro ocorra em seus processos internos.
Nesse sentido, o investimento na terceirização tem sido visto por várias empresas como uma forma de garantir mais competitividade sem comprometer os seus custos operacionais ou o número de erros internos. Dessa forma, a companhia passa a ter o apoio de um time especializado na execução das rotinas de um setor, algo que ampliará a qualidade das atividades da área e trará melhorias relacionadas aos custos e à forma os recursos disponíveis são utilizados.
Sem comprometer o seu orçamento e criando mais flexibilidade, o empreendimento pode definir processos com mais fluidez e tornar a sua rotina de gestão mais dinâmica. As operações serão otimizadas por meio do alinhamento estratégico com outras áreas e os padrões do mercado. Consequentemente, a empresa poderá atingir os seus resultados com mais facilidade e agilidade.
A companhia contratada definirá uma série de estratégias para que o negócio consiga ter um ambiente de trabalho que permita a busca contínua pelos objetivos de médio e longo prazo. Os processos serão avaliados, otimizados e padronizados em busca de mais performance, inovação e eliminação de erros. Assim, a empresa poderá focar em processos estratégicos e na criação de oportunidades de vendas.
Em outras palavras, o investimento no outsourcing pode ser visto como uma aplicação estratégica de recursos. A empresa terá mais tempo para focar no planejamento de serviços mais inteligentes e focados nas necessidades do consumidor.
Toda a companhia terá uma cadeia operacional mais flexível e com processos inteligentes. Dessa forma, as equipes que trabalham ao lado de clientes e parceiros comerciais terão as bases para executar serviços de alta qualidade e inovação.
Os motivos para investir na terceirização
Terceirizar rotinas internas pode trazer uma série de vantagens para a companhia. Conhecendo cada uma delas, a organização consegue identificar se essa solução é capaz de atender as suas necessidades e, assim, realizar um investimento de qualidade. Veja, a seguir, os principais motivos para adotar esse tipo de serviço no seu negócio!
Maior padronização de rotinas e melhorias nos processos internos
As empresas de outsourcing podem auxiliar as contratantes a terem processos alinhados com os padrões do mercado. Em busca de mais competitividade, as companhias desse ramo fazem pesados investimentos em estratégias para alinhar os seus serviços com as normas da sua área de atuação e, assim, manter um portfólio moderno e inovador.
Para quem contrata esse tipo de solução, isso será uma vantagem estratégica. A troca de informações permitirá que boas práticas sejam propagadas facilmente, gerando um ciclo contínuo de melhorias na rotina da empresa.
A empresa terá sempre o apoio de um time especializado na sua área de atuação. Dessa forma, ao invés de passar grande parte do seu tempo direcionando recursos para a otimização interna dos seus processos, o negócio poderá eliminar problemas, padronizar rotinas e maximizar a sua capacidade de atender às demandas do mercado.
Maior maturidade para os serviços internos
O aumento do grau de maturidade de processos é algo que afetará diretamente os serviços de TI. Com a tecnologia assumindo um papel estratégico nas empresas, ter uma rotina integrada é fundamental para que a companhia possa atingir melhores resultados em médio e longo prazo. E nesse sentido, o outsourcing tem uma função de destaque.
O investimento na terceirização cria um ambiente em que a empresa pode alinhar as rotinas de todos os setores para gerar melhores resultados. Dessa forma, os profissionais conseguirão criar um ambiente integrado, capaz de gerar mais inovação e reduzir custos e o número de conflitos operacionais continuamente.
Possibilidade de manter um foco direcionado para o core business da empresa
Ao terceirizar rotinas que não estão diretamente conectadas ao core business do empreendimento, a empresa garante a sua capacidade de focar diretamente nos seus principais serviços e projetos. Isso é crucial para que o empreendimento consiga atingir melhores resultados em médio e longo prazo.
Na área de TI, por exemplo, as rotinas de manutenção da infraestrutura e a definição dos processos de governança podem ser direcionados para os profissionais terceirizados. Assim, os times internos conseguem focar em projetos estratégicos do setor — como a implementação de uma infraestrutura para IoT ou de sistemas de armazenamento em nuvem corporativo — e garantir que todos os profissionais mantenham um fluxo de trabalho de qualidade.
Ao mesmo tempo, projetos secundários, como a migração para novos sistemas, podem ser executados enquanto as equipes internas conseguem manter o foco nas rotinas mais importantes. Assim, a empresa pode manter a alta performance, garantir o retorno sobre os seus investimentos e ter uma alta capacidade de atingir os seus objetivos de médio e longo prazo.
Maior flexibilidade
No mercado atual, a flexibilidade operacional se tornou um dos principais pontos de atenção para gestores. Os avanços da tecnologia aumentaram a necessidade de as companhias terem serviços ágeis e capazes de atender rapidamente às demandas de clientes e parceiros comerciais. E, nesse cenário, a terceirização pode ser o ponto-chave para a empresa.
Os serviços de outsourcing fornecem às empresas a possibilidade de ampliarem ou reduzirem os seus times conforme a demanda interna. Isso é fundamental para que a companhia possa manter a qualidade dos seus serviços; quando o gestor sabe que tem a capacidade de escalar a sua produtividade a qualquer momento, torna-se mais fácil criar parcerias e acordos comerciais estratégicos.
Ganho de rendimento
A união entre escalabilidade e foco no core business da empresa gera um grande ganho de produtividade para o negócio. O maior foco nas rotinas críticas do empreendimento garante que a qualidade dos serviços prestados pelos profissionais internos será ampliada continuamente. Isso será consequência direta da queda do número de erros nas rotinas corporativas.
Os ganhos de escalabilidade são capazes de reduzir drasticamente os gargalos operacionais. A empresa terá a garantia de que a sua produtividade estará sempre alinhada com as demandas do mercado, algo fundamental para evitar atrasos na entrega de produtos e serviços.
Maior economia de recursos
O cenário econômico atual exige que as empresas reduzam todos os desperdícios possíveis. Nesse cenário, a terceirização pode ser a peça-chave para que a companhia consiga eliminar gastos desnecessários.
Isso será feito a partir de três pontos:
- eliminação da burocracia durante a contratação de profissionais;
- especialização dos profissionais que atuam no serviço, o que diminui gastos com treinamentos;
- redução de custos operacionais, que variam conforme a quantidade de pessoas atuando no ambiente corporativo.
Em conjunto, esses fatores são fundamentais para que o negócio possa diminuir os seus gastos operacionais em médio e longo prazo. A empresa poderá criar novos fluxos de investimentos, ampliar a sua competitividade e, assim, criar oportunidades de vendas ou promover a disrupção na prática.
Os motivos para não investir na terceirização
Se o negócio não estiver preparado para investir na terceirização de suas rotinas, uma série de problemas serão enfrentados. Confira, nos próximos tópicos, os principais motivos para uma empresa não investir no outsourcing.
Dificuldades de integração entre times
Se a empresa tiver dificuldades para encontrar uma companhia com experiência na sua área de atuação, uma série de obstáculos serão enfrentados para integrar os profissionais ao seu ambiente corporativo. Esse é um dos maiores riscos que companhias enfrentam ao investir no outsourcing, uma vez que esse tipo de problema afeta diretamente o retorno que é obtido sobre o investimento.
Se a empresa não adotar estratégias para integrar corretamente os profissionais terceirizados ao seu dia a dia, o número de erros nas rotinas terceirizadas será muito maior. As rotinas não serão executadas conforme o esperado e, assim, os resultados atingidos serão prejudicados por maiores taxas de retrabalho e problemas de produtividade.
Aumento do número de vulnerabilidades de segurança
Sem uma boa política de privacidade e segurança de dados, o outsourcing pode causar uma série de vulnerabilidades no ambiente corporativo. Em muitos serviços, os profissionais terceirizados lidarão com informações sigilosas, portanto, se esse trabalho não for corretamente supervisionado, a companhia não conseguirá impedir vazamentos de dados sobre projetos internos, estratégias comerciais e informações de consumidores.
Em médio e longo prazo, isso pode se tornar um grande problema para a companhia. A integridade das suas informações internas será comprometida, assim como a sua imagem. Isso dificultará o estabelecimento de novas relações comerciais e, consequentemente, reduzirá a lucratividade do empreendimento, uma vez que prejudicará a capacidade de garantir a segurança digital da empresa.
Risco de contratar uma empresa que não compreende as necessidades do negócio
Contratar uma empresa que não tem experiência no seu ramo de atuação é um dos pontos de maior risco ao investir no outsourcing. Isso dificulta a adaptação dos profissionais terceirizados ao ambiente corporativo, aumenta as chances de erros e reduz o retorno sobre o investimento.
Portanto, para garantir que a empresa tenha sucesso no seu investimento, é fundamental verificar a experiência da possível contratada em prestar serviços para o seu setor.
O que pode ser terceirizado
A terceirização de rotinas corporativas é um tipo de serviço flexível e que pode ser adotado em vários processos secundários do negócio. Destacamos as áreas que mais se beneficiam desse investimento.
Gestão de infraestrutura
Em setores como o de TI, por exemplo, o outsourcing pode ser utilizado para a execução dos processos de manutenção de hardware e governança de TI. Dessa forma, os profissionais da área conseguem garantir a funcionalidade dos dispositivos internos sem comprometer a sua capacidade de apoiar o negócio no atingimento das metas.
Monitoramento de rotinas
O time de outsourcing pode atuar no monitoramento das rotinas internas. Com isso, as equipes terão o seu trabalho otimizado continuamente por meio da análise de dados sobre a performance de cada área.
Suporte ao usuário
O suporte ao usuário atua de maneira estratégica na resolução de problemas diários. Com um time terceirizado, a companhia garante que erros não terão um grande impacto nos seus resultados e, com isso, poderá diminuir uma série de complicações.
Contratação de uma empresa de outsourcing
Além de compreender os prós e contras da terceirização, a empresa que pretende investir nesse tipo de serviço deve adotar uma série de estratégias para garantir que a sua escolha seja a melhor possível.
Isso reduzirá riscos, ampliará a capacidade do negócio atingir as suas metas e permitirá que os gastos sejam controlados durante todo o processo. Confira, a seguir, algumas das medidas que podem ser adotadas pela sua empresa para maximizar o retorno sobre o investimento na terceirização!
Invista na criação de um bom SLA
O SLA (sigla para Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, em uma tradução livre) é o documento que lista todas as obrigações, metas de performance, prazos e demais fatores que influenciam a prestação de serviços de uma empresa terceirizada. Diante disso, esse documento deve ser planejado para evitar o máximo de riscos e, assim, garantir que a empresa faça um investimento seguro.
É importante que o SLA seja montado por meio de uma comunicação direta entre a empresa contratante e a contratada. Todos os pontos devem ser ajustados entre os que serão afetados pelo serviço, permitindo que ambas as partes criem um SLA bem-estruturado e que mantenha as expectativas alinhadas. Isso reduzirá riscos e facilitará o planejamento de rotinas capazes de atender as demandas do negócio.
O SLA deve ser transparente e objetivo. Todos os indicadores, objetivos e normas de serviço devem ser descritos de maneira abrangente. Além disso, a empresa deve registrar prazos, intervalos para a criação de relatórios e outros fatores que impactem o dia a dia do negócio. Assim, riscos serão evitados e o serviço atingirá melhores resultados em médio e longo prazo.
Avalie se a empresa tem experiência na sua área de atuação
Toda companhia possui necessidades inerentes a sua área de atuação. Seja diante de normas legais, padrões do mercado, projetos internos ou regras de compliance, a cadeia operacional de cada organização tem características únicas. Portanto, é fundamental que a empresa de terceirização tenha a capacidade de alinhar as suas rotinas ao perfil do negócio.
Ao investir na terceirização, verifique se a contratada em potencial tem experiência com organizações da sua área de atuação. Peça dados sobre os projetos anteriores que foram executados na área e como ela lidou com os desafios que foram apresentados. Ao escolher uma empresa que tem experiência com companhias do seu setor você reduz o tempo necessário para ela se adapte ao seu negócio, tornando a integração mais simples.
Avalie o feedback de clientes anteriores
Além de conhecer a experiência da empresa de terceirização na sua área de atuação, você também pode fazer uma avaliação dos feedbacks de clientes anteriores. Isso trará mais confiança para o investimento e, ao mesmo tempo, reduzirá riscos, pois você terá uma visão abrangente sobre como ela lida com desafios diários, momentos de alta demanda e conflitos, além de ter uma ideia sobre os seus pontos fracos.
Busque por certificações de qualidade
As certificações de qualidade são um indicativo do comprometimento das organizações com um serviço de qualidade. Elas são distribuídas por empresas de auditoria e podem indicar que determinada empresa de terceirização se destaca em uma série de áreas, como segurança digital e alinhamento com determinados padrões de qualidade.
Portanto, não se esqueça de verificar se a empresa escolhida possui certificações em áreas e práticas que são importantes para a sua companhia.
Crie normas de segurança de dados
Em muitos momentos, os profissionais terceirizados lidarão com dados sigilosos do negócio. Portanto, é importante que a contração desse tipo de serviço seja apoiada por uma robusta política de segurança de dados. Ela reduzirá drasticamente as chances de os dados vazarem e projetos internos ficarem expostos a concorrentes.
A política de segurança de dados deve estar integrada às normas de compliance. É importante que os procedimentos de controle, monitoramento e restrição de acesso sejam estruturados para que as rotinas dos profissionais terceirizados sejam executadas sem problemas de performance, para que o negócio consiga se manter eficaz e, ao mesmo tempo, sem comprometer a sua segurança.
As normas devem envolver rotinas executadas nos ambientes digitais e físicos. É crucial que os profissionais que forem atuar dentro do ambiente corporativo conheçam todos os procedimentos. Assim, as chances de a integridade do negócio ser comprometida serão as menores possíveis.
Tenha processos bem-estruturados
Durante a criação do SLA, o negócio deve estruturar e documentar todos os processos que serão executados pelos profissionais terceirizados. Isso dará mais segurança para o serviço, reduzirá o número de erros e tornará a adaptação mais ágil. Assim, a empresa conseguirá atingir os seus objetivos com mais facilidade, além de ter um retorno sobre o seu investimento mais amplo.
Faça uma documentação com todas as rotinas que serão terceirizadas e uma descrição completa sobre a melhor forma de executá-las. Treine os profissionais contratados, faça adaptações e defina metas de performance claras. Dessa forma, a empresa contratada conseguirá se planejar e direcionar as equipes corretas para atuarem no seu negócio.
Defina as suas prioridades corretamente
Esse é um dos pontos mais importantes durante a contração de um serviço de outsourcing. Quando o negócio não define as suas prioridades corretamente, o serviço contratado terá dificuldades para atingir os resultados esperados. Isso será uma consequência direta da má estruturação de todos os pontos listados anteriormente, uma vez que as bases do investimento não serão bem estabelecidas.
Trabalhe lado a lado com os líderes dos setores que terão as rotinas terceirizadas para identificar os principais pontos que serão atingidos pelo serviço. Identifique gargalos, fatores de risco e metas de médio e longo prazo. Dessa forma, será possível definir o que será terceirizado ou não e, com isso, criar uma rotina de trabalho inteligente e conectada às necessidades de cada área.
Avalie resultados em médio e longo prazo
Após o serviço de outsourcing estar plenamente integrado ao negócio, faça uma análise sobre tudo o que foi feito e se os resultados foram alcançados. Identifique melhorias de performance, problemas encontrados e outros detalhes que impactaram tanto positivamente como negativamente a qualidade do trabalho executado.
Esse processo será crucial para que o negócio consiga otimizar os resultados obtidos com a terceirização. Mensurando resultados regularmente, o gestor pode fazer mudanças no serviço e, com isso, garantir que ele tenha um elevado custo-benefício.
Criação de um ambiente de trabalho de alta performance
Ao longo dos últimos anos, a terceirização se tornou uma alternativa para várias companhias. Direcionando processos gerenciais e operacionais para parceiros estratégicos, empresas conseguem reduzir custos, gerar mais flexibilidade e garantir a manutenção da qualidade das suas atividades. Assim, a sua competitividade é maximizada mesmo em momentos de alta demanda.
Mas para que o investimento nesse tipo de serviço seja feito da melhor forma possível, a companhia deve estabelecer metas, traçar objetivos e identificar as suas necessidades. Além disso, é essencial que o gestor tenha um contrato bem-estruturado e consiga integrar os times da melhor forma possível. Assim, riscos são reduzidos e os resultados são alcançados facilmente.
Com um investimento realizado da maneira adequada, os prós e contras da terceirização são equilibrados — principalmente se você escolher uma empresa de terceirização experiente e confiável. Sua companhia terá a capacidade de melhorar o ambiente de trabalho e manter a competitividade elevada ao ter um alto foco nas necessidades do seus consumidores e parceiros comerciais.
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