O Business Process Outsourcing (BPO) é um modelo de terceirização de processos, que possibilita que a sua empresa atue de forma estratégica, focando processos-chave do negócio. Você já deve saber disso. Mas quais problemas podem ser resolvidos?

Em um primeiro momento, é preciso compreender que esse modelo ajuda a economizar os recursos e o tempo gasto em projetos. Além disso, você conta com profissionais especializados na execução de atividades específicas, como desenvolvimento de um aplicativo, elaboração de campanhas para mídias sociais, web design, entre outras.

Esses benefícios justificam a adoção dessa prática no mercado. Porém, existem vários problemas que podem ser resolvidos pelo outsourcing, o que comprova ainda mais a sua importância. Quer saber quais são eles? Acompanhe!

Que tipos de serviços as empresas de outsourcing oferecem?

A terceirização é uma prática com vários pontos positivos, que favorece o compliance e colabora para uma estrutura mais robusta. Conheça, nos próximos tópicos, os tipos de serviço oferecidos pelas empresas de outsourcing.

Finanças

A empresa que executa a terceirização tem fluxos de trabalho sólidos e um desenho de processos bem definido. As atividades deixam de ser centralizadas em apenas uma pessoa e ganham escala — isso gera uma melhoria direta no compliance, porque há eliminação de procedimentos conflitantes.

Alguns dos serviços executados:

• gestão de recebíveis;
• suporte a operações financeiras;
• administração de contas a pagar;
• gerenciamento de seguros.

Contabilidade fiscal e tributária

Seu negócio sofre um impacto positivo imediato, derivado da conformidade com a legislação. Isso ocorre porque a equipe que realiza esse trabalho é especializada e multifuncional. Além disso, as atividades são automatizadas e permitem comparar dados para identificar incongruências.

A gestão é relativa às áreas de:

• controladoria;
• contabilidade societária e gerencial;
• fiscal e tributário;
• custos;
• relatórios societários e gerenciais;
• apoio a planejamentos societário e tributário.

Compras

O foco é o compartilhamento pela agregação de volumes de vários clientes. Ao evitar a negociação individual, há redução de custos com uma compra especializada, já que o especialista entende as necessidades e dados de cada organização.

Dessa forma, há ganhos em:

• serviços administrativos;
• gestão de cadastro;
• gerenciamento de compras de materiais;
• administração de aquisição de serviços.

Recursos Humanos

O escopo do outsourcing é a gestão da folha de pagamento e benefícios. Com isso a empresa ganha em expertise e escala, especialmente porque as regras no Brasil são variadas. O processamento é feito de modo remoto e centralizado e com competitividade de custo, já que os especialistas monitoram possíveis mudanças sindicais e legislativas.

Operações jurídicas

O diferencial para a área de operações jurídicas é o controle eficiente, proporcionado pelo investimento em sistemas especialistas. A atuação é voltada para as áreas trabalhista e cível, tributária e contratual. O objetivo é oferecer um trabalho de alto nível e especializado no padrão do segmento do negócio.

Quais problemas podem ser resolvidos pelo BPO?

As descrições das atividades já demonstram quais benefícios são conquistados. Há diversos problemas que podem ser solucionados com a adoção dessa prática. Confira, a seguir.

1. Redução de custos

Um dos principais objetivos do outsourcing é a diminuição dos gastos, que pode ser alcançada de diferentes maneiras. O primeiro aspecto a considerar é a equipe especializada e multifuncional, se for necessário. Esses profissionais são responsáveis por verificar potenciais incongruências e identificar problemas, como os fiscais.

Além disso, os especialistas podem controlar a checklist de intimações e fiscalizações, que garante o compliance e evita a aplicação de multas. Outra forma se dá pelas compras compartilhadas, que proporcionam maior poder de barganha e negociação.

Na prática, você alcança o melhor custo-benefício possível, porque o trabalho é centralizado e você consegue manter uma equipe enxuta, ao mesmo tempo em que mantém um serviço de qualidade.

É o caso de um investimento em um software de gestão empresarial, ERP, que é menos custoso via terceirização. Afinal, a prestadora do serviço já empregou o recurso necessário para dispor dessa solução.

2. Foco no core business

Pense em uma empresa de varejo, por exemplo. O investimento para o sucesso desse tipo de negócio está relacionado a abrir lojas e aumentar receitas, não gerenciar tributos e finanças. Apesar de essas duas últimas atividades citadas serem fundamentais para o propósito maior, elas não fazem parte do core business — e podem ser repassadas para uma empresa de BPO.

A contratada, por sua vez, estruturará todo o processo para realizar as operações rotineiras, como apuração fiscal, elaboração da folha de pagamento, geração de contratos e por aí vai. Como consequência, você consegue ter um fluxo de trabalho mais ágil e o estresse financeiro é reduzido, porque você deixa de se preocupar com esses aspectos.

3. Transformação de custos fixos em variáveis

Sua empresa transforma o gasto fixo em variável, porque paga somente pelo que é utilizado, ou seja, pelo volume de transações. É o caso do processamento da folha de pagamento, que pode sofrer variações ao longo do ano, impactando o valor despendido.

4. Alocação de investimento no core business

As tecnologias necessárias para a execução e checagem de tarefas operacionais — como gestão da folha de pagamento, garantia do compliance fiscal, verificação de leis trabalhistas etc. — são repassadas para a empresa de BPO. Dessa forma, a sua companhia pode aplicar os recursos disponíveis no que é realmente relevante.

Por exemplo: os profissionais de um escritório de advocacia conseguem se voltar para os processos e o atendimento aos clientes, para aumentar as chances de vencerem no tribunal. Já os colaboradores de um setor de Compras são capazes de fazer a triagem de fornecedores e cuidar para que não falte nenhum item.

Qualquer outra empresa consegue trabalhar melhor o RH ao delegar as rotinas de departamento pessoal, como cálculo de férias. Assim, é possível direcionar as ações para a qualidade de vida no trabalho e atuações motivacionais, que indispensáveis para alcançar resultados positivos no engajamento e na produtividade.

5. Melhorias de compliance e pontos de controle

Os processos administrativos são secundários e é comum que as empresas invistam pouco em melhoria e eficiência, por exemplo, digitalização, automação e mais. Esse cenário ocasiona uma queda de produtividade para a organização, além da perda de tempo com atividades pouco ou nada estratégicas.

Com o outsourcing, as ações são mais bem estruturadas e os processos são sólidos. É o caso dos setores de finanças, que deixam de ter atividades centralizadas em apenas um profissional, reduzindo conflitos e riscos ao compliance. Não é recomendado, por exemplo, que um pedido de compra e o respectivo pagamento sejam realizados pelo mesmo colaborador, porque fraudes podem ocorrer.

Na terceirização há a segregação de funções, que por si só favorece o compliance. O BPO segue regras rígidas, o que reduz consideravelmente a chance de problemas surgirem durante o processo.

6. Aumento da expertise em processos administrativos e financeiros

Sua empresa pode alcançar essa especialização sem precisar investir na contratação de talentos da categoria sênior. Basta optar pelo outsourcing. Na Vexia, por exemplo, há experts em cada área de tecnologia — o que dificilmente seria possível manter em seu quadro de colaboradores, tanto por ser muito custoso, como por, provavelmente, não fazer parte do seu core business.

Em outras palavras, você alcança mais competitividade sem um custo muito elevado. Vale lembrar das equipes multifuncionais, com especialistas nas áreas fiscal, tributária, entre outras, que garantem o cumprimento da legislação.

O cuidado necessário é ter certeza de que há adequação às necessidades gerais para evitar a busca de um profissional para realizar uma tarefa específica. Afinal, isso poderia ser muito custoso.

7. Suporte técnico em temas legais e tributários

A legislação brasileira é muito complexa e é preciso atentar para mudanças na folha de pagamento, questões fiscais exigidas pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e até detalhes jurídicos. Cabe à empresa de terceirização executar um controle mais qualificado e investir em sistemas específicos para aprimorar os processos.

Novamente, você alcança a redução de custos porque deixa de se preocupar com essa demanda. No caso de um processo trabalhista, por exemplo, você pode realizar o monitoramento dos processos, controlar prazos e audiências de maneira automatizada, sem ter gastos significativos.

Em suma, o BPO é uma prática que pode solucionar esses 7 problemas e outros mais. Basta escolher uma empresa confiável e que realmente seja capaz de atender suas demandas, como a Vexia.

Então, que tal conhecer nossas soluções? Entre em contato conosco e veja como podemos implementar o outsourcing para a sua empresa alcançar melhores resultados!