Todo gestor tem a responsabilidade de garantir entregas qualificadas e que atendam aos clientes da sua empresa. Além dessa preocupação, é necessário focar em redução de custos e melhoria do desempenho, para que os resultados obtidos sejam cada vez melhores. No entanto, é difícil alcançar esse equilíbrio. Nesse cenário, surgem os serviços de outsourcing.

A ideia é solucionar problemas existentes e garantir boa performance em áreas estratégicas, que estão relacionadas ao core business. Por isso, é uma tendência em todo o mundo. Aliás, esse mercado acumulou investimentos de 85,6 bilhões de dólares em 2018.

Em relação aos serviços de BPO (Business Process Outsourcing), foram 23,6 bilhões de dólares. Já a terceirização de tecnologia da informação (TI) chegou a 62 bilhões de dólares. Esses dados evidenciam a importância dessa prática para os negócios.

Neste artigo, vamos explicar o que é o serviço de outsourcing e seu cenário no Brasil. Continue lendo!

O que são serviços de outsourcing?

A palavra outsourcing é comumente traduzida como terceirização. A diferença é que são repassados serviços relacionados à parte mais tática do negócio. Assim, se o modelo antigo previa a contratação de outras empresas para realizar trabalhos de logística, limpeza e outros, agora o propósito é externalizar outros setores, como finanças, RH, contabilidade e compras.

O objetivo de implementar serviços de outsourcing é reduzir custos e aumentar a eficiência. Isso acontece porque a empresa contratada é especializada na função e tem o know-how necessário. Assim, a equipe interna permanece enxuta, ao mesmo tempo em que as atividades da companhia ganham um alto nível de performance.

A consequência é a concentração dos esforços dos colaboradores em tarefas estratégicas, como a identificação de melhores investimentos, de demandas dos clientes, atendimento a usuários, implantação de novas tecnologias e mais. Isso é conquistado sem haver perdas de conhecimento ou qualidade nos processos. Logo, as tomadas de decisão são mais acertadas.

Nesse contexto, a terceirização dessas atividades táticas é uma maneira de otimizar os processos internos e oferecer um direcionamento mais claro para o fluxo de trabalho. Assim, a cadeia operacional se torna mais eficaz, os custos são reduzidos e as políticas dos diferentes setores são alinhadas aos padrões do mercado.

Quais são os tipos de serviços de outsourcing? 

Implementar o outsourcing implica, como destacamos, terceirizar atividades de “backoffice” que se referem a uma “camada” mais tática da organização (finanças, controladoria, tecnologia, jurídico, suprimentos, etc). É fundamental que as ações agreguem valor e sejam vitais para o crescimento do negócio.

Por isso, o ideal é trabalhar com verticais, isto é, grandes grupos de torres de serviços. Quer saber quais são eles? Acompanhe!

Information Technology Outsourcing (ITO)

Busca reduzir a equipe interna e contar com especialistas e recursos suficientes para garantir a eficiência dos serviços de tecnologia, que são subdivididos em sistemas, infraestrutura e telecomunicações.

Entre os motivos que levam ao outsourcing dos serviços de TI estão:

• aumento da eficiência com baixo custo, especialmente em empresas que não trabalham especificamente com a tecnologia, mas dependem dela para suas operações;
• especialização dos profissionais, porque esse setor requer amplo know-how
• parceria para a inovação, já que os profissionais externos são capazes de ajudar e indicar melhorias.

Em outras palavras, a equipe de TI mantém sua estrutura atualizada e nem precisa investir muitos recursos para isso. Essa situação gera aumento de vantagem competitiva.

Business Process Outsourcing (BPO)

Inclui processos administrativos financeiros, contábeis, folha de pagamento, suprimentos e jurídico. Entenda como ocorre a seguir.

Contabilidade

Trabalhar a contabilidade e o fiscal, é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações, assim como compliance e governança corporativa. Entre as tarefas que podem ser terceirizadas estão:

• elaboração de relatórios de Demonstração de Resultado do Exercício (DRE);
• desenvolvimento do Balanço Patrimonial (BP);
• apuração e recolhimento de impostos;
• geração de relatórios gerenciais e societários.

Essa função está diretamente relacionada à conformidade legal em relação aos órgãos reguladores. Assim, são adotadas as melhores práticas de gerenciamento dos processos administrativos, que resultam em aumento da produtividade, economia de tempo e mitigação das exposições e passivos fiscais. Além disso, com a contratação de uma empresa de BPO, você tem apoio aos planejamentos societário e tributário.

Financeiro

Contar com processos de outsourcing para o financeiro é a melhor maneira de otimizar a alocação de recursos e os investimentos para fazer o negócio crescer de forma sustentável. Várias atividades são passíveis de terceirização, como:

• faturamento;
• contas a pagar e a receber;
• geração de relatórios;
• planejamento e análise financeiros;
• gestão de recebíveis e de pagamentos;
• suporte a operações financeiras.

RH

Ter um processo de gestão de pessoas eficiente e completo é o primeiro passo para manter a empresa produtiva. As equipes precisam estar motivadas e engajadas, porque o bom andamento das operações depende delas. Para isso, é preciso pensar desde o processo de recrutamento e seleção até o desligamento do colaborador.

Nesse cenário, os dois principais vieses a serem terceirizados são: benefícios e qualidade de vida e folha de pagamento. É importante mencionar que, no primeiro caso, estão incluídos os pagamentos de vales-transporte, alimentação e refeição, previdência complementar e segurança do trabalho. Por sua vez, o segundo abrange férias, admissões, rescisões, desligamentos etc.

Compras

Procura analisar a demanda, encontrar os melhores fornecedores, antecipar tendências e realizar um balanço de compras e vendas para fazer aquisições estratégicas. O objetivo da empresa que presta o serviço de outsourcing é otimizar os gastos com produtos e serviços para alcançar o melhor custo-benefício.

Assim, as atividades de compras que podem ser otimizadas pelo BPO são:

• serviços administrativos, como pedidos de compra, emissão de requisições e digitalização de documentos;
• gestão de cadastro de materiais, serviços e fornecedores;
• gerenciamento de compras de materiais, com categorização e follow up de entrega;
• administração de compras de serviços.

Em todos os casos, os serviços de outsourcing visam à melhoria da produtividade e do uso dos recursos. O resultado é uma contribuição significativa ao negócio, que aperfeiçoa seus resultados e obtém maior vantagem competitiva.

Consulting

Abrange os projetos de consultoria. Os especialistas analisam a situação da empresa e indicam os pontos que requerem melhoria para otimizar os resultados e a performance alcançada.

É importante entender que a consultoria é uma visão externa — e esse é um dos grandes pontos positivos, porque vem com um benchmarking de boas práticas. Por isso, ajuda a empresa a refletir sobre os processos e adotar boas práticas.

Governança, Riscos e Compliance (GRC)

Trata-se de uma área destinada à compliance, riscos e auditoria interna. O objetivo é assegurar o crescimento sustentável do negócio com o menor risco possível. Para isso, são oferecidas soluções específicas para o negócio, que visem à melhoria do desempenho e à redução de custos de forma competitiva.

Qual é o cenário dos serviços de outsourcing no Brasil?

Os dados apresentados sobre o outsourcing de serviços de TI já indicam que essa modalidade é cada vez mais adotada no País. Apesar disso, a prática nos mercados norte-americano e europeu é maior e mais significativa do que no Brasil. No entanto, essa é uma tendência — por isso, aqui não será diferente.

Ainda destacando as informações referentes a esse setor, o desenvolvimento da terceirização cresceu em um ritmo de 10,5% ao ano entre 2010 e 2017. Esses são os últimos dados obtidos no Brasil. O avanço dos serviços TIC foi de 14,4%. Em todos os anos foi verificado o crescimento da adoção do outsourcing no Brasil, mesmo com a crise que se instaurou no País no período analisado.

Vale a pena destacar ainda a pesquisa Terceirização de Processos no CSC (Centro de Serviços Compartilhados). O levantamento apontou que mais da metade dos entrevistados acredita que essa prática é efetiva para otimizar o desempenho organizacional. Essa também é a alternativa mais considerada para a TI, sendo que 60% das empresas que têm TI no CSC contam com, pelo menos, um processo com outsourcing.

Entre os critérios que justificam esse investimento estão:

• redução de custos (54%);
• melhoria da qualidade (23%);
• aumento da tecnologia (15%);
• experiência do fornecedor em relação ao processo (8%).

Esses dados confirmam essa inclinação para as companhias brasileiras. Conforme Roberto Uemoto Filho, CEO da Vexia, “o cenário do outsourcing no Brasil está crescendo. Vários entrantes no País, várias empresas entrando no mercado nacional e outras já bem consolidadas. Acredito que não só no Brasil, mas na América Latina, há uma tendência de crescimento desse tipo de prática”.

As tendências para 2019

O mercado de serviços em outsourcing deve crescer nos próximos meses. Dois principais fatores são o foco no cliente, proporcionado pelo repasse de atividades administrativas e financeiras a empresas especializadas, e a melhor análise de desempenho, já que você tem acesso aos dados da terceirizada, que passam a medir e reportar a “performance” dos processos de backoffice e seu impacto no negócio.

Apesar disso, existem desafios a serem considerados. Um dos principais é a necessidade de maior estabilidade na economia e um conceito mais liberal. Nesse cenário, há melhorias nos aspectos fiscal e tributário, que são, atualmente, de muitas mudanças de regras. Isso dificulta o contexto do outsourcing.

Essa situação é gerada pelas diversas variantes, como regimes especiais, alíquotas diferenciadas, sistema tributário que varia de acordo com a unidade da federação etc. É preciso consolidar esse cenário global da economia para garantir maior previsibilidade. Isso ajuda tanto os processos de terceirização, que se tornam mais fáceis, quanto as empresas (especialmente de outsourcing), que têm possibilidade de otimizar as atividades.

Além disso, um levantamento da consultoria ISG apontou um crescimento de 45% no outsourcing no último trimestre de 2017. O que esse dado deixa de lado são as tendências para 2019. A principal delas é a transformação digital. Essa tendência global de digitalização, Automação de Processos Robóticos (RPA), robotização e inteligência artificial é a pauta do momento.

Se forem observados os processos da indústria, você perceberá que o avanço foi significativo nos últimos anos. Assim, os processos de manufatura têm linhas inteiras do processo de produção com um único engenheiro, que comanda o sistema robotizado. No BackOffice, ainda não funciona dessa forma.

De modo geral, eles são processos que exigem mão de obra intensiva, porém com uma tendência clara de implementar a transformação. Além disso, há outras inclinações pontuais, como já indicamos, a depender das características do processo. De todo modo, a RPA em escala deve se consolidar em 2019.

Ela impacta os papéis e os modelos de negócios, com redução de mão de obra nos contratos de terceirização de até 40%. Por isso, os fornecedores devem avaliar como fazer ofertas inteligentes, que utilizem, inclusive, a análise cognitiva e o machine learning.

Além disso, governança, risco e compliance são temas fundamentais e em evidência. Se formos comparar o Brasil com a maturidade de outros mercados, ainda estamos engatinhando. Um exemplo é a nova Lei de Proteção de Dados Pessoais. Perceba que essa tendência é um caminho inevitável, porque impacta os processos administrativos e de BackOffice de forma relevante.

Quer saber como os serviços de outsourcing podem ajudar a sua empresa a crescer? Então entre em contato com um de nossos especialistas agora mesmo.

Este conteúdo foi produzido com a colaboração de Roberto Uemoto Filho, CEO da Vexia