A pandemia do Covid-19 tem desafiado todas as empresas do mundo a agirem rápido para protegerem seus colaboradores e clientes, e ainda se manterem produtivas e relevantes.

Uma das primeiras medidas postas em vigor para garantir o distanciamento social recomendado pelos órgãos de saúde foi a instituição do home office para todas as funções cabíveis. No dia “um”, grande parte desses colaboradores levaram seus notebooks para a casa e começaram a trabalhar da sala de estar.

Com o passar do tempo, a cadeira desconfortável da mesa de jantar (que não foi desenhada para suportar uma jornada de trabalho), já dava os primeiros sinais de que alguns ajustes seriam necessários para que o home office se tornasse um padrão nas próximas semanas ou meses.

Para as empresas também foi uma novidade colocar grande parte das pessoas para trabalhar de forma remota. Não havia um guia de boas práticas ou instruções de segurança especiais.

Veja um exemplo prático do momento: no mês de março, as telas cheias de quadradinhos com fotos das pessoas em videoconferência estiveram presentes em todas as redes sociais, mostrando desde as reuniões regulares de trabalho, até o happy hour.

Com isso, as ações da empresa ZOOM Video Communications Inc., valorizaram na bolsa de valores. No entanto, alguns dias depois do sucesso estrondoso, a ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) chegou a bloquear seu uso no Brasil, alegando que a plataforma apresentou falhas graves de segurança.

E esse foi o #NÍVEL 1 do home office.

Passado o primeiro momento da mudança rápida e sem muito planejamento, chegou a hora de encarar os próximos desafios. Manter um time produtivo, com integridade nos processos e minimizar os riscos e impactos financeiros fazem parte dos próximos passos.

No #NÍVEL 2, que começa agora, é também hora de repensar o trabalho remoto. Ou seja, não basta apenas reproduzir o modelo executado no escritório no passado. A realidade mudou e com isso, o trabalho muda também.

Seu WhatsApp nunca teve tantas mensagens, não é mesmo? Afinal, agora não são apenas recados pontuais, mas muitas conversas de trabalho acontecem por ali durante todo o dia. E a quantidade dos alertas atrapalha muito a concentração no desenvolvimento de uma atividade específica.

Também não existe mais a rotina de sair para o almoço, nem aquela troca de ideias rápida pelos corredores. Novos tempos exigem novas formas de pensar e de trabalhar.

É preciso, por exemplo, que as soluções de comunicação implementadas garantam a segurança dos dados corporativos, que são transacionados por diversos meios de comunicação – inclusive pelo seu WhatsApp.

Também deve-se pensar nas formas de controle do trabalho, revisando políticas de Recursos Humanos, desde contratos e horários, até os aspectos ergonômicos e terapia ocupacional.

A homologação de fornecedores e processos de compras 100% digitais também passam a fazer parte da nova rotina e precisam ter um passo a passo estabelecido e divulgado formalmente.

Ricardo Castro, vice-presidente da área de Digital Technology Solutions (DTS) da Vexia, explica que o software e o hardware já foram para a nuvem e, no “novo normal”, é a vez das pessoas migrarem para a nuvem, no sentido de que não há necessidade da presença física para garantir excelência na entrega.

Todas essas mudanças são alterações nas bases do trabalho como o conhecemos hoje. Estamos criando uma nova realidade para então seguir até o #NÍVEL 3 do home office.

Com a “casa arrumada”, as empresas que entram nessa etapa já começam a ter um processo mais sofisticado nas interações, com novas regras que trazem mais objetividade e produtividade, evitando ruídos de comunicação devido às lições aprendidas nos níveis anteriores.

O #NÍVEL 4 passa pelo controle da ansiedade e tem como resultado a melhor tomada de decisão. Isso porque a história de separar o urgente do importante vem se fortalecendo a cada etapa do processo.

A fim de evitar um turbilhão de mensagens por todos os lados, a comunicação assíncrona é fruto desse ganho de maturidade. As pessoas agora focam no essencial e dão tempo para o pensamento de quem está do outro lado. Na maioria dos casos, uma resposta imediata não é necessária, já percebeu?

Quando o assunto for realmente urgente, deixe isso claro: telefone.

Conforme as vivências vão acontecendo, as empresas e seus funcionários vão identificando formas mais efetivas de garantir performance, segurança e união, mesmo à distância.

É no #NÍVEL 5, também chamado de Nirvana, em que os times que trabalham remotamente atuam melhor do que qualquer time fixo da corporação. E, claro, como seres sociáveis que somos, esses times também têm momentos para se encontrarem pessoalmente (após o controle da pandemia), para se conectarem e se “abastecerem” de energia para os próximos meses de home office.

De acordo com recente pesquisa do Gartner estamos caminhando para essa realidade, uma vez que 74% dos CFOs entrevistados pensam em manter alguns colaboradores trabalhando de forma remota permanentemente. Desses, cerca de um quarto afirmam que farão esse movimento com 20% de seu quadro de funcionários.

Se para você essa é uma realidade desejada, mas um processo ainda muito distante, a Vexia pode ajudar por meio do Vexia at Home!

Vexia At Home Plataforma para as empresas que estão buscando a continuidade dos seus negócios em tempos de distanciamento social. Um hub de serviços com capacidade de integrar soluções próprias e de parceiros para atender sob medida as necessidades específicas de cada empresa para garantir: Proteção das pessoas Integridade dos processos Atendimento aos seus Clientes Minimização dos impactos Converse com a gente e conheça melhor o Vexia at Home

*Artigo inspirado no texto “The Five Levels of Remote Work — and why you’re probably at Level 2, de Steve Glaveski.