Gerar mais valor em resultados, com menos gasto de recursos é uma meta constantemente perseguida por todos os segmentos de empresa no mercado global.  

A fim de alcançar esse propósito, diferentes ferramentas, tecnologias e estratégias surgem periodicamente para reduzir custos e melhorar produtividade de uma organização.  Inovações em processos são pautas constantemente priorizadas nas agendas dos grandes gestores que buscam melhores resultados.  

Dentre as metodologias e estratégias de sucesso que nasceram com esse objetivo, destaca-se o Lean Office, um conceito que busca justamente diminuir custos de maneira consistente, apontar os passos necessários para implementá-lo no seu negócio e ressaltar possíveis melhorias em entrega. 

O que é Lean Office? 

O Lean Office foi criado no Japão, durante a segunda guerra mundial. Em meio às sérias restrições econômicas e consequentemente de recursos que as empresas se encontravam na época, o ramo automobilístico japonês começou a procurar maneiras de manter a lucratividade mesmo em um cenário de escassez. 

A Toyota foi a primeira fábrica a aplicar com sucesso o conceito, que foca essencialmente no combate ao desperdício de tempo e recursos, visando uma produção ágil, eficiente e econômica. Outras empresas passaram a adotar o Lean Office com o intuito de otimizarem seus processos, inclusive em organizações não industriais. 

Com o Lean Office, uma cultura de eficiência é implementada na empresa, estimulando os funcionários a buscarem categoricamente soluções simples, efetivas e com melhores orçamentos. Essa também é uma metodologia extremamente eficiente para promover agilidade, na medida em que a simplificação de processos pela eliminação de custos desnecessários torna as atividades menos burocráticas e focadas na entrega rápida do produto final. 

Embora seja uma metodologia comprovadamente eficaz e que entrega resultados consistentes, o Lean Office precisa ser implementado de forma planejada para não causar traumas ou confusões na mudança da cultura empresarial. Para que a organização dê esse passo com o pé direito, confira as ações primordiais.  

Estabeleça um grupo de trabalho 

A implementação do Lean Office é uma mudança que altera profundamente a cultura organizacional. Quaisquer mudanças podem mexer com a estabilidade de todo o negócio, causando dúvidas, inseguranças e, em casos extremos, até conflitos. 

Para evitar essas questões, estabeleça um grupo de trabalho para definir quais processos serão modificados, implementá-los na prática e, principalmente, realizar treinamentos e compartilhamentos de informações sobre a nova metodologia. O importante é que essa equipe seja capaz tanto de implementar mudanças efetivas quanto de demonstrar para os outros profissionais que as alterações trarão ganhos reais para todos ao tornar o trabalho mais ágil e eficiente. 

Promova mudanças integradas 

O berço do Lean Office é essencialmente industrial. Nessa área, seus impactos são bastante claros: linhas de montagem mais rápidas, menos matéria-prima desperdiçada e tempo de trabalho otimizado. Em ambientes administrativos, por outro lado, por mais que essas mudanças sejam menos visíveis e mais complexas, ainda são resultados igualmente satisfatórios. 

O principal definidor de sucesso nessa etapa é ter ciência da complexidade da organização e entender que mudanças meramente pontuais podem não ser efetivas. É essencial, portanto, garantir a integração de setores que necessitam constantemente um do outro para garantir que as mudanças sejam globais e apresentem resultados mensuráveis para cada equipe. 

Uma boa alternativa é modificar técnicas e métodos de setores como vendas e estoque de forma conjunta, por exemplo. Dessa maneira, a comunicação entre os times não se perde e os profissionais de ambas as áreas, que mantêm um contato rotineiro, conseguem caminhar para objetivos em comum, todos no mesmo ritmo. 

Tome cuidado com os excessos 

Otimização não é o mesmo que cortes indiscriminados. Quando isto acontece, o resultado é justamente o oposto do que esperado: menos agilidade, maiores riscos e, principalmente, queda de qualidade. 

O enxugamento de custos e as mudanças de processos só devem ser realmente implementados depois de uma pesquisa séria sobre a atual situação da empresa. É primordial diagnosticar de forma precisa o que realmente pode ser eliminado e como a retirada de determinados processos deve ser contornada para manter a empresa funcionando de maneira fluida. 

A implementação do Lean Office também exige o uso de métodos controláveis. É o caso do famoso 5S, que define que as mudanças devem passar pelo filtro de 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. Outra opção é o Kaizen, filosofia que busca a diminuição de custos de maneira contínua. Essa manutenção perene do Lean Office é, inclusive, um ponto-chave para seu sucesso  

Faça do Lean Office um objetivo contínuo 

Nesse âmbito, um erro comumente cometido é não pensar no Lean Office como uma metodologia focada em mudanças sustentáveis e a longo prazo para a cultura organizacional. Em geral, o escritório enxuto é erroneamente encarado como uma maneira de promover um choque de gestão e tentar diminuir custos de maneira emergencial. 

Esse tipo de postura, no entanto, causa mais danos do que vantagens. Cortes bruscos e inadequadamente justificados só desestimulam as equipes, além de não conseguirem atingir todos os objetivos propostos e apresentarem uma enorme tendência de fazer com que a jornada de adaptação falhe, sendo abandonada no meio do caminho. 

Por isso é tão importante que essa implementação seja feita de maneira controlada, em etapas bem definidas, com a empresa estimulando a análise e o combate de desperdícios de maneira perene. Assim, as possíveis melhorias pontuais e passageiras cedem lugar a uma revolução completa da cultura empresarial, transformando as empresas em verdadeiras fontes de descobertas de novos processos e práticas mais rápidas e eficientes. 

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