A equipe de Business Process Solutions de Pessoas da Vexia automatiza tarefas operacionais para aumentar o nível das entregas ao mercado.
É possível que você já tenha acessado conteúdos, inclusive da Vexia, sobre a velocidade das transformações no cenário atual e da integração entre o mundo físico e digital. Todos os negócios vivenciam essa realidade hoje, de alguma maneira. Nesse cenário, tão ágil e desafiador, não há nada mais prejudicial para a produtividade da empresa do que gastar recursos desnecessários.
Por isso, aplicar a metodologia de “back to basics”, revisando detalhadamente seus processos internos, resulta em uma boa equação para identificar onde a empresa precisa investir seus recursos a fim de melhorar a produtividade, reduzir custos e otimizar o potencial dos profissionais.
Tarefas repetitivas e manuais, além de consumirem tempo, são passíveis de erros, sejam de uma simples digitação ou de alguma falha na ferramenta de apoio. Sendo assim, operações com alto volume e baixa complexidade não só podem, como devem, ser automatizadas.
Na Vexia trabalhamos com o desenvolvimento de RPAs com o objetivo de garantir excelência, inovação e velocidade, gerando valor de entrega aos seus stakeholders.
Inovação que vem de dentro
Inovar e buscar a melhoria dos próprios processos é questão de sobrevivência no cenário corporativo atual. O intraempreendedorismo é uma forma de trazer a efervescência do mercado para dentro das empresas.
É com essa mentalidade que o time responsável pelo BPS de Pessoas da Vexia busca a inovação. São profissionais de alta performance, com expertise de mercado, desenvolvendo ativamente soluções focadas nas principais necessidades dos clientes.
Confira abaixo algumas iniciativas dessa equipe que já são benchmark pelos resultados que geraram, tanto para os próprios profissionais da Vexia quanto para os clientes da empresa.
Conferência automatizada da folha de pagamento
A conferência da folha de pagamento, especialmente em empresas com grande número de funcionários, costuma ser feita por amostragem.
Caso algum erro seja identificado, é preciso revisar todas as emissões manualmente, o que ocorre com alguma frequência e eleva o tempo de conclusão da tarefa.
No entanto, quando alguma falha não é identificada na amostragem e segue no fluxo do processo, ela pode expor a empresa a um risco trabalhista desnecessário. E ainda que não chegue a esse extremo, essa situação pode causar a quebra de confiança entre profissional e empresa, o que afeta diretamente um ativo intangível da marca, as pessoas.
A gestão de risco é um dos fortes pilares da Governança Corporativa, tema fortemente abraçado pela Vexia.
Rosângela Távora, Head of People da Vexia fala sobre a importância da excelência nas entregas Vexia: “Decidimos que nós iríamos checar absolutamente todas as folhas de pagamento geradas aqui. São mais de 20 mil documentos mensais e nós assumimos esse compromisso”.
Essa checagem não seria possível sem o apoio tecnológico. A automação foi o caminho certeiro para garantir 100% da conferência dos documentos. “A parceria com o time de tecnologia da Vexia foi fundamental para o sucesso da automação no processo”, reforça Távora, ao explicar que agora, todos os clientes já estão colhendo os benefícios desse comprometimento interno.
João Prado, Gestor de Administração Pessoal e Benefícios da Vexia, conta que as inovações da Vexia vão muito além da redução de custo. “Como o departamento de Recursos Humanos não é o core business dos nossos clientes, investir internamente no desenvolvimento de soluções como essa não faz muito sentido, apesar de ter um impacto gigante. Por isso, assumimos a dianteira da inovação e a oferecemos como serviço de alta performance”, conclui.
Automação dos Kits Admissionais e Demissionais
Admissões e demissões são processos extensos, burocráticos e detalhistas. A situação fica particularmente complexa em setores que têm demanda frequente por um grande volume de funcionários temporários, como o ramo varejista e de construção civil.
Nesses setores, ao iniciar uma campanha para o Natal ou uma nova obra, contrata-se um grande volume de colaboradores que devem passar pelo processo de admissão e que, ao completarem o ciclo do trabalho temporário, precisam seguir o fluxo oficial de desligamento. Agora, imagine esse processo com 300 ou 400 pessoas de uma só vez?
Sentido a necessidade de aprimorar esse processo, os colaboradores da prática de Pessoas da Vexia, em parceria com o time de Tecnologia da Informação da empresa, decidiram fazer mais com menos e inovar.
Tomaram a iniciativa de desenvolver um robô que fosse capaz de automatizar o trâmite de desligamento, mesmo com toda complexidade envolvida. “O resultado veio em ganho de escala, agilidade na entrega e mitigação de possíveis erros, aumentando a excelência na entrega para o cliente”, comemora Prado.
Como se não bastasse o volume de demissões, esses fluxos eram feitos manualmente, dentro de sete sistemas diferentes, o que tornava seu processamento demorado e bastante cansativo.
“Eu gosto de dizer que, além do cumprimento do Service Level Agreement (SLA) se tornar mais eficaz, agora há tempo para desenvolvermos novas habilidades e lidar com questões mais complexas que exijam a tomada de decisão humana”, conta o gestor.
“Quando percebemos que nossas iniciativas estão gerando resultados reais para os clientes, nosso comprometimento só aumenta e queremos fazer mais”, afirma Rosângela Távora.
O mesmo processo de automatização foi feito nas admissões, através da plataforma HR 360.
Atendimento via WhatsApp
Atenta ao movimento do mercado, a Vexia passou a oferecer aos colaboradores de seus clientes a opção de um atendimento de Recursos Humanos por meio de uma conversa com um robô (chatbot) no aplicativo WhatsApp.
Para tirar dúvidas simples como dia de pagamento do salário, banco de horas e plano de saúde, os colaboradores podem falar com o robô no horário que desejarem, pelo celular.
“O chatbot oferecido pela Vexia já consegue responder cerca de 800 dúvidas frequentes, o que reduz a demanda por esse tipo de atendimento no setor e permite que o time de RH da empresa possa se dedicar às questões mais delicadas e que demandem avaliação específica”, explica Távora.
A executiva afirma que ao colocar mais automação dentro do processo de RH, a empresa retira as tarefas repetitivas e promove mais desafios ao colaborador, agilizando a resolução de suas demandas mais básicas e se adequando às crescentes expectativas da Era Digital.
| Automação como antídoto para erros, atrasos e multas No caso de falhas operacionais no departamento de Recursos Humanos, as empresas podem levar multas financeiras altas, que comprometem o planejamento financeiro da empresa. Confira em quais situações a empresa pode ser multada. Atraso na transmissão dos eventos do eSocialAtraso no pagamento de salários.Atraso na comunicação de admissão.Férias não comunicadas.Falta de atestado de saúde ocupacional. |
Ao inovar em seus processos internos, o time de BPS de RH, em parceria com a equipe de Tecnologia da Vexia, conseguiu unir forças para resolver os problemas certos, impactando cerca de 25 mil vidas diretamente. Isso permite que as empresas foquem em seus core business e ainda assim, ofereçam ótima assistência aos seus profissionais.
As soluções da Vexia atendem todo o ciclo de vida do funcionário dentro da empresa, desde admissão, férias, rescisão, passando por afastamentos, ponto, obrigações acessórias e anuais, Certidão Negativa de Débito (previdenciária) e outros. Além disso, a Vexia foi uma das empresas piloto para a implantação do projeto eSocial, garantindo adequação total para seus clientes.
