“Dados são o novo petróleo”
Certamente você já ouviu essa expressão. Estamos na era dos dados e o mercado já compreendeu a importância de saber armazenar, organizar e analisar os dados de forma correta.
Seja pela Lei Geral de Proteção de Dados, vigente no Brasil desde 2020, ou pela demanda cada vez mais personalizada do mercado consumidor, a valorização pelos dados e informações cresce a cada dia.
Diante desse contexto, organizações de todos os tamanhos e segmentos se empenham em manter a documentação – que inclui os dados- regularizada.
Tudo que é arquivado por uma empresa, contratos, informações de clientes, pesquisas de mercado, contratos dos colaboradores, guias de impostos, folhas de pagamento, notas fiscais, dados dos colaboradores e outros, são documentações de extrema importância e podem ser usados como provas legais diante de regulamentações vigentes e também como consulta para melhora de serviços e produtos da empresa.
Os benefícios de manter uma boa gestão da documentação são inúmeros. Observamos melhoras significativas na sustentabilidade, mentalidade ambidestra rumo à inovação e eficiência, conformidade legal de uma empresa e segurança das informações. Através de uma gestão mais eficiente, a empresa ganha maior controle de qualidade, melhora na eficiência do manuseio dos documentos e informações e otimização de recursos.
O grande desafio é: como otimizar a gestão de toda a documentação de uma empresa?
Confira abaixo os sete passos para otimizar a gestão de documentos
1.Comece pequeno
Transformar de uma vez a gestão de documentos de uma empresa por completo pode ser uma tarefa trabalhosa e com várias refações. Comece por uma área: analise, construa fluxos, experimente estratégias e registre o que dá certo e o que é possível melhorar no processo de gestão de documentos.
Com essas informações em mãos, avalie o próximo passo até expandir a gestão para toda a empresa.
Ainda que haja alterações na implementação de outras áreas, o percurso será mais assertivo e com menos resistência por parte dos colaboradores.
2. Identifique as necessidades da empresa com a documentação
Quais documentos são protagonistas na rotina da organização?
Qual é a rotina de acesso a esses documentos?
Quantas pessoas e de quais áreas manuseiam determinados documentos?
Todas essas informações precisam ser levantadas para que o fluxo de organização atenda às necessidades operacionais da empresa. Assim o melhor espaço para armazenamento e solução digital podem ser contratados para o objetivo do projeto.
3.Migração cloud
Cloud computing é a tecnologia do momento e se a sua empresa ainda não a adotou, está na hora de colocar o assunto em pauta prioritária.
A tecnologia permite a conservação e armazenamento de documento, dados, materiais, fotos e música em um provedor online de computação na nuvem, através de pool lógicos.
O valor estratégico atribuído ao serviço de uma empresa que implementa cloud computing cresce não só pelo trabalho otimizado, atualizações regulares, segurança de informações ou vantagem competitiva da tecnologia, mas pelo avanço tecnológico apresentado pela organização.
Saiba mais em nossa matéria sobre Cloud Computing no site.
4.LGPD
Criada em 2018 e instituída em 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados passou a ter adequação obrigatória em agosto de 2021 como forma de regulamentar o tratamento de dados pelas empresas privadas.
A partir da lei, todas as etapas de manuseio de um dado passam a ser regulamentadas: o registro, produção, recepção, organização, classificação, utilização, disponibilização, adaptação, alteração, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, armazenamento, conservação, recuperação, comparação, interconexão, transferência, difusão, extração e eliminação dos dados precisam ser realizados da forma correta.
Com isso, estabeleça políticas claras dentro da empresa sobre o uso de documentos.
Se for necessário, contrate uma consultoria de adequação e manutenção da LGPD para manter a conformidade da empresa. Faça treinamentos e eduque todos os colaboradores sobre os detalhes da lei e das regras da empresa.
5. Monte um fluxo de organização
Desenhe um fluxo de processos, mesmo que não seja 100% adequado no primeiro escopo. Aprimore esse fluxo conforme as necessidades supracitadas no item 2. É importante estabelecer essa organização para que o processo não fique apenas sob responsabilidade dos atuais profissionais, mas perdure independente do quadro atual da empresa.
Esse fluxo pode ser aprimorado com o tempo e conforme as necessidades de demanda. Aproveite da percepção dos colaboradores para criar melhores estratégias em conjunto.
6.Automatize
Na automação por robôs RPAs, bots criados para determinadas tarefas automatizam atividades antes feitas por profissionais. Isso permite maior segurança, menos probabilidade de erro humano e melhor aproveitamento da capacidade cognitiva dos profissionais para decisões mais importantes.
Os robôs podem auxiliar no processo de armazenamento, notificação e disparo de documentos.
7. Terceirize o processo
Fazer a gestão de documentação é uma tarefa trabalhosa e com muitos detalhes. O processo de reorganização pode também tira o foco dos gestores em relação ao core business da empresa.
Avalie a contratação de uma consultoria ou terceirização de processos de documentação, isso pode garantir maior precisão ao atender às necessidades da organização, mais eficiência e economia de recursos como tempo, dinheiro e capital humano.
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