A equipe de BPO de RH da Vexia automatiza tarefas operacionais para entregar mais valor aos clientes!

Você já deve ter acessado muitos conteúdos que falam sobre a velocidade das transformações no mundo atual e, certamente, também está vivenciando isso no seu negócio de alguma maneira. Nesse cenário, tão ágil e desafiador, não há nada mais prejudicial do que gastar tempo e energia com os ‘problemas errados’.

Por isso, aplicar a metodologia de “back to basics”, revisando detalhadamente seus processos internos, sempre resulta em uma boa equação para identificar onde melhor investir seus recursos. Ajustando todos os detalhes das operações básicas do negócio será possível ganhar produtividade, reduzir custos e otimizar o potencial dos colaboradores.

Tarefas repetitivas e manuais, além de consumirem muito tempo, são mais passíveis de erros, sejam de uma simples digitação ou de alguma falha na ferramenta de apoio. Sendo assim, operações com alto volume e baixa complexidade não só podem, como devem, ser automatizadas.

Veja neste artigo como a Vexia, empresa referência em outsourcing, consegue inovar constantemente em seus processos internos, com o objetivo de garantir excelência e velocidade, gerando valor aos seus clientes.

Inovação que vem de dentro

Abra qualquer site ou revista de negócios e fatalmente notícias sobre startups estarão na primeira página. Reconhecidas pelas cifras milionárias e escritórios moderninhos, elas também têm sido responsáveis por uma boa dose de estímulo aos profissionais de todas as áreas.

Mas não é preciso trabalhar em uma startup para inovar e buscar melhorias na própria rotina: o intraempreendedorismo é uma forma de trazer a efervescência do mercado para dentro das empresas.

É com essa energia que o time responsável pelo BPO de Recursos Humanos da Vexia vem inovando a cada dia. São profissionais de alta performance, com muitos anos de empresa e totalmente conectados com o mercado. Por isso, buscam ativamente por soluções focando nos desafios certos, que trazem benefícios imediatos para sua rotina e para os clientes também.

Confira abaixo algumas iniciativas dessa equipe que já são benchmark pelos resultados que geraram, tanto para os colaboradores quanto para os clientes da empresa.

#Conferência automatizada da folha de pagamento

A conferência da folha de pagamento, especialmente em empresas com grande número de funcionários, costuma ser feita por amostragem.

Caso algum erro seja identificado, é preciso revisar todas as emissões manualmente, o que ocorre com alguma frequência e eleva o tempo de conclusão da tarefa.

No entanto, quando alguma falha não é identificada na amostragem e segue no fluxo do processo, ela pode expor a empresa a um risco trabalhista desnecessário. E ainda que não chegue a esse extremo, essa situação pode causar a quebra de confiança entre colaborador e empresa, o que afeta diretamente um ativo intangível da marca.

Rosângela Távora, Head People da Vexia, conta que a gestão de risco é um tema que está sempre na mente da equipe e explica: “Decidimos que nós iríamos checar absolutamente todas as folhas de pagamento geradas aqui. São mais de 20 mil documentos mensais e nós assumimos esse compromisso”.

Tal ação, claro, não seria possível sem uma boa dose de tecnologia. Assim, a automação foi o caminho certeiro para garantir 100% da conferência dos documentos. “A parceria com o time de tecnologia da Vexia foi fundamental para o sucesso da automação no processo”, reforça Távora, que explica que agora, todos os clientes já estão colhendo os benefícios desse comprometimento interno.

João Prado, Gestor de Administração Pessoal e Benefícios da Vexia, conta que as inovações da Vexia vão muito além da redução de custo. “Como o departamento de Recursos Humanos não é o core business dos nossos clientes, investir no desenvolvimento de soluções como essa não faz muito sentido, apesar de ter um impacto gigante. Por isso, assumimos a dianteira da inovação e a oferecemos como serviço de alta performance”, conclui.

#Automação dos Kits Admissionais e Demissionais

Admissões e demissões são processos extensos, repletos de prazos e detalhes a serem observados pelo RH. A situação fica particularmente complexa em setores que têm demanda frequente por um grande volume de funcionários temporários, como o ramo varejista e de construção civil.

Nesses setores, ao iniciar uma campanha para o Natal ou uma nova obra, contrata-se um grande volume de colaboradores que devem passar pelo processo de admissão e que, ao completarem o ciclo do trabalho temporário, precisam seguir o fluxo oficial de desligamento. Agora, imagine fazer isso com 300 ou 400 pessoas de uma só vez?

Sentido a necessidade de aprimorar esse processo, os colaboradores do MPP (Macroprocesso de Pessoas) da Vexia, em parceria com o time de MTS (Macroprocesso de Sistemas e Tecnologia) da empresa, decidiram fazer mais com menos e inovar.

Tomaram a iniciativa de desenvolver um robô que fosse capaz de automatizar o trâmite de desligamento, mesmo com toda complexidade envolvida. “O resultado veio em ganho de escala, agilidade na entrega e mitigação de possíveis erros, aumentando a excelência na entrega para o cliente”, comemora Prado.

Como se não bastasse o volume de demissões, esses fluxos eram feitos manualmente, dentro de sete sistemas diferentes, o que tornava seu processamento demorado e bastante cansativo.

“Eu gosto de dizer que, além do cumprimento dos SLA’s (Service Level Agreement) se tornar mais eficaz, agora há tempo para desenvolvermos novas habilidades e lidar com questões mais complexas que exijam um olhar humano”, conta o gestor.

““Quando percebemos que nossas iniciativas estão gerando resultados reais para os clientes, nosso comprometimento só aumenta e queremos fazer mais”, afirma Rosângela Távora.

O próximo passo da Vexia é fazer o mesmo processo de automação dos desligamentos para as admissões e assim ganhar ainda mais escala e velocidade.

#Atendimento via WhatsApp

De acordo com o “Mapa do Atendimento”, estudo divulgado pela revista Consumidor Moderno, o fato de se relacionar com empresas disruptivas está elevando o nível de exigência das pessoas. Seja pela demanda de serviços diferenciados ou pela expectativa de uma boa experiência com a marca.

E uma das importantes questões citadas no estudo é sobre os canais de comunicação que são oferecidos: de acordo com a consultoria Gartner, até 2020, 85% das interações de um cliente com uma empresa não ocorrerão por meio de um humano.

Mais uma vez atenta ao movimento do mercado, a Vexia passou a oferecer aos colaboradores de seus clientes a opção de um atendimento de Recursos Humanos por meio de uma conversa com um robô (chatbot) no aplicativo WhatsApp.

Para tirar dúvidas simples como dia de pagamento do salário, banco de horas e plano de saúde, os colaboradores podem falar com o robô no horário que desejaram, pelo celular.

“O chatbot oferecido pela Vexia já consegue responder cerca de 800 dúvidas frequentes, o que reduz a demanda por esse tipo de atendimento no setor e permite que o time de RH da empresa possa se dedicar às questões mais delicadas e que demandem avaliação específica”, explica Távora.

A executiva afirma que ao colocar mais automação dentro do processo de RH, a empresa retira as tarefas repetitivas e promove mais desafios ao colaborador, agilizando a resolução de suas demandas mais básicas e se adequando às crescentes expectativas da Era Digital.

Automação como antídoto para erros, atrasos e…multas!

Confira algumas penalidades que as empresas podem sofrer quando existem falhas operacionais no departamento de Recursos Humanos:

  • Atraso na transmissão dos eventos do eSocial: a partir de R$1.500/mês.
  • Atraso no pagamento de salários: R$170,26 por colaborador.
  • Atraso na comunicação de admissão: até R$6.000 por colaborador não registrado.
  • Férias não comunicadas: R$170 por colaborador.
  • Falta de atestado de saúde ocupacional: até R$4.025,33.

Fonte: Fecomercio, Ecommerce News e Link Certificação Digital

Ao inovar em seus processos internos, o time de BPO de RH, em parceria com a equipe de Tecnologia da Vexia, conseguiu unir forças para resolver os problemas certos, impactando cerca de 25 mil vidas diretamente. Isso permite que as empresas foquem em seus core business e ainda assim, ofereçam ótima assistência aos seus colaboradores.

A solução da Vexia atende todo o ciclo de vida do funcionário dentro da empresa, desde admissão, férias, rescisão, passando por afastamentos, ponto, obrigações acessórias e anuais, Certidão Negativa de Débito (previdenciária) e outros. Além disso, a Vexia foi uma das empresas piloto para a implantação do projeto eSocial, garantindo adequação total para seus clientes.

E quanto mais os colaboradores exercitam o intraempreendedorismo, mais criam aprendizados que são repassados aos clientes em forma de excelência operacional, com um custo extremamente competitivo no mercado.

Entre em contato com a Vexia e descubra como essas equipes inovadoras podem ajudar a resolver os problemas certos na sua empresa!

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