Um dos pilares fundamentais para uma boa gestão empresarial é o estabelecimento de meios de controle. É preciso entender como funciona a dinâmica do negócio e quais resultados são atingidos com ela, para que assim seja possível criar um planejamento estratégico de melhoria.
Manter esse controle não é uma tarefa simples.
Como conseguir medir cada etapa e no que ela contribui para o resultado final?
Indicadores de desempenho de processos, conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators) são os nossos maiores aliados na hora de medir resultados, principalmente para avaliar o andamento de processos. Se um resultado intermediário não for atingido, provavelmente haverá problemas com o produto final.
Por que usar indicadores de resultados?
Para montar um projeto de otimização, primeiro é preciso entender em quais aspectos é necessário evoluir. Assim, a empresa terá clareza de quais são os benefícios do novo projeto.
Existe uma máxima da gestão empresarial que afirma: “o que não é medido, não pode ser melhorado”. E esse é o objetivo central da implementação de indicadores: a medição.
Mensurar variáveis de processos em diferentes departamentos é fundamental para compreender o que acontece na gestão, como anda a maturidade dos processos, quais melhorias podem ser feitas e quais foram os resultados obtidos com as mudanças já implementadas.
Assim, o primeiro passo para adotar indicadores de desempenho de processos é, portanto, saber porque a empresa deve tomar essa atitude.
Ao contar com um painel de indicadores, a empresa consegue fazer uma análise bem mais profunda de seus resultados, não se baseando apenas no resultado final. Caso ela não tenha uma imagem clara de quais são suas próprias forças e pontos que precisam ser desenvolvidos, dificilmente poderá formular uma estratégia para melhorar o desempenho.
Em um cenário marcado por bons indicadores, cada pequena parte do negócio passa a ser mensurada, podendo ser aprimorada.
Benefícios da implementação de indicadores de resultados
Os KPIs nos possibilitam as comparações de resultados. A partir dessas comparações, sabemos ou não se os processos estão atingindo os níveis esperados, utilizando dados claros que ajudam a organização a avançar de forma mais eficaz.
Por meio da implementação de indicadores de desempenho de processos é possível:
- definir critérios claros para estipular e medir resultados individuais, departamentais e globais;
- aumentar a transparência e, consequentemente, a confiabilidade junto aos stakeholders;
- ganhar maior velocidade e qualidade nas tomadas de decisões, o que impacta de forma positiva os resultados financeiros;
- obter informações numéricas sobre os resultados das ações e, dessa forma, estabelecer parâmetros comparativos;
- Coletar e arquivar dados para análises e comparações futuras.
Utilizando os KPIs, é possível colocar tudo na mesma base comparativa, avaliar a evolução durante o período e verificar eventuais resultados diferentes entre áreas, unidades, filiais ou até com outras empresas do setor.
Como implementar indicadores de resultados?
Defina o que será mensurado
Antes de definir quais serão os KPIs usados, é necessário ter uma visão clara do que realmente deve – e pode – ser mensurado.
Determine a dimensão da medição de dados. Todas as unidades serão monitoradas ou é possível usar uma única linha de produção como modelo para o controle? Esse tipo de análise acaba por definir não só a extensão, mas também o custo do controle corporativo via KPIs.
Além disso, ainda é importante definir com antecedência o tempo de monitoramento. Os resultados serão colhidos em apenas um mês ou você pretende manter um controle intermitente durante todo o ano? Defina nessa fase ciclos de coleta, análise de dados, divulgação de resultados e propostas de ação, baseadas nas informações coletadas por meio dos indicadores de desempenho de processos.
Escolha as métricas ideais
O avanço das técnicas e metodologias de gestão trouxeram para o mercado uma infinidade de métricas que podem ser aplicadas aos mais diversos modelos de negócio. Em meio a esse turbilhão de possibilidades, é preciso ter foco e planejamento para escolher aqueles indicadores que realmente farão diferença para sua empresa.
E-commerces, por exemplo, precisam estar atentos ao índice de abandono de carrinhos. Nesse mercado, tal métrica precisa ser acompanhada de perto porque não apenas mostra quantos compradores não finalizam suas compras, como ajuda a entender os motivos dessa desistência.
A escolha de um KPI envolve custos, processos de adaptação e entendimento. Por isso, é importante que os indicadores de desempenho de processos sejam limitados para que possam ser aplicados da forma adequada.
Colete os dados corretamente
Um dos pontos que define o sucesso do uso de KPIs é a forma como os dados são coletados. Afinal, estamos falando de indicadores e fórmulas que precisam de informações sobre processos reais do negócio.
Alguns KPIs podem ser medidos por um software feito especialmente para isso. É o caso da visita de páginas em uma loja de e-commerce, por exemplo. No entanto, existem soluções que conseguem coletar informações mais complexas e integradas. Softwares de gestão empresarial, por exemplo, coletam dados das diferentes áreas do negócio de forma automática, permitindo que você entenda como as vendas influenciam a rotatividade e os gastos do seu estoque.
A metodologia de coleta de dados deve levar em conta as necessidades da empresa e os custos, além de considerar as soluções tecnológicas que tornarão esse trabalho, considerado burocrático e moroso, em um processo ágil e seguro.
Acompanhe de perto os resultados
Com os KPIs já em funcionamento e os dados sendo corretamente coletados, chega a fase final da implementação: avaliar os resultados.
Por acompanhar a rotina da empresa, um bom KPI consegue gerar dados constantemente, possibilitando a tomada de decisões rápida no caso de resultados negativos ou de estagnação. Os indicadores de desempenho de processos podem, assim, ser de grande valia enquanto o ciclo ainda está acontecendo e não somente ao final dele.
Prepare-se para um novo ciclo
Por mais que os indicadores de desempenho de processos devam ser usados de maneira constante, eventualmente o ciclo planejado para monitoria terá seu fim. Será necessário, então, fazer um grande balanço do que foi medido e analisado.
Aqui, é importante levar em conta não apenas os dados finais de um projeto, mas também notar como as ações corporativas tomadas durante o período de análise afetaram esses resultados. Enquanto ações com resultados positivos devem ser mantidas, aquelas pouco efetivas devem ser revistas. Essa análise final ajudará a empresa a definir como será o próximo ciclo, especialmente em relação ao uso e à escolha das métricas.
Como evitar os erros mais comuns?
Estabeleça para o projeto e equipe a informação de que nem toda métrica é um KPI. Quando falamos em indicadores de processos, é preciso levar em conta somente aquelas métricas que realmente têm impacto nos resultados do negócio. Ao tentar medir pontos não estratégicos, a equipe gasta tempo e recursos. Além disso, ainda desvia o foco do que realmente importa.
A gestão dos KPIs deve ser aprimorada com o tempo. Pode ser, por exemplo, que mais informações fiquem disponíveis ou que novos indicadores possam substituir os antigos. Nesses casos, o melhor a fazer é buscar a mudança!
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