Lean Office: entenda o que é e melhore os processos administrativos

Fazer mais com menos: aí está uma meta constantemente perseguida pelos mais diferentes tipos de empresa. A fim de alcançar esse propósito, técnicas, métodos e ferramentas para reduzir custos sem afetar a produtividade sobem para o topo da lista de interesses de gestores de pequenas, médias e grandes empresas. Aí entra o Lean Office, um conceito que busca justamente esses objetivos.

No post de hoje, vamos mostrar como esse tal escritório enxuto pode ajudar a empresa a diminuir custos de maneira consistente, além de apontar os passos necessários para implementá-lo no seu negócio. Curioso? Então confira!

Entenda o conceito por trás do Lean Office

O Lean Office nasceu do outro lado do mundo, lá no Japão, em um período bastante conturbado do país — a segunda guerra mundial. Em meio a sérias restrições econômicas e materiais, as empresas automobilísticas japonesas começaram a procurar maneiras de manter a lucratividade mesmo em um cenário de muita escassez.

A Toyota foi a primeira fábrica a aplicar com sucesso o conceito, que foca essencialmente no combate ao desperdício de tempo e recursos em prol de uma produção ágil, eficiente e econômica. De lá para cá, o Lean Office passou a ser adotado em outras empresas, inclusive em organizações não industriais.

Conheça suas principais vantagens

O grande mérito do escritório enxuto é permitir que as empresas consigam aplicar técnicas, processos e práticas que buscam a maior economia possível de recursos sem que isso afete a agilidade e a qualidade dos resultados. A vantagem inicial é vista, portanto, em forma de uma redução de custos e despesas, liberando o caixa do negócio para fazer investimentos e melhorias.

Mas existem outras vantagens inerentes a um trabalho focado em economia. Com o Lean Office, uma cultura de eficiência é implementada na empresa, estimulando os funcionários a buscarem soluções simples, efetivas e, claro, dentro do orçamento. Essa também é uma metodologia extremamente eficiente para promover agilidade, na medida em que a simplificação de processos pela eliminação de excessos torna as atividades menos burocráticas e totalmente focadas na entrega rápida do produto final.

De toda forma, embora seja uma metodologia comprovadamente eficaz, que entrega resultados consistentes, o Lean Office precisa ser implementado de forma planejada para não causar traumas ou confusões na mudança da cultura empresarial. Para que você dê esse passo com o pé direito, vamos explicar a partir de agora que cuidados tomar para garantir uma transição tranquila. Continue acompanhando!

Estabeleça um grupo de trabalho

A implementação do Lean Office é uma mudança que altera profundamente a cultura organizacional. E não custa lembrar que quaisquer mudanças podem mexer com a estabilidade de todo o negócio, causando dúvidas, inseguranças e, em casos extremos, até conflitos.

Para evitar todos esses problemas, estabeleça um grupo de trabalho para definir quais processos serão modificados, efetivamente implementá-los e, principalmente, servir como fator de treinamento e compartilhamento de informações sobre a nova metodologia. O importante é que essa equipe seja capaz tanto de implementar mudanças efetivas quanto de demonstrar para seus colegas que as alterações trarão ganhos reais para todos ao tornar o trabalho mais ágil e eficiente.

Promova mudanças integradas

O berço do Lean Office é essencialmente industrial. Nessa área, seus impactos são bastante claros: linhas de montagem mais rápidas, menos matéria-prima desperdiçada e tempo de trabalho aproveitado ao máximo. Em ambientes administrativos, por outro lado, por mais que essas mudanças sejam menos visíveis e mais complexas, apresentam resultados igualmente satisfatórios.

O principal definidor de sucesso nessa etapa é ter ciência da complexidade da organização e entender que mudanças meramente pontuais podem não ser efetivas. É essencial, portanto, garantir a integração de setores que necessitam constantemente um do outro para garantir que as mudanças sejam globais e apresentem resultados mensuráveis para cada equipe.

Que tal modificar técnicas e métodos de setores como vendas e estoque de forma conjunta, por exemplo? Dessa maneira, a comunicação entre os times não se perde e os profissionais de ambas as áreas, que mantêm um contato rotineiro, conseguem caminhar para objetivos em comum, todos no mesmo ritmo.

Tome cuidado com os excessos

A essa altura, já está mais que claro que o foco do Lean Office é o combate sistemático e duradouro a desperdícios, certo? Mas o problema é que muitos gestores podem interpretar esse objetivo como um convite para a realização de cortes indiscriminados. Quando isso acontece, processos importantes, mas ainda que lentos ou custosos, podem ser limados. O resultado? Justamente o oposto do que esperado: menos agilidade, maiores riscos e, principalmente, queda de qualidade.

Por essas e outras, o enxugamento de custos e as mudanças de processos só devem ser realmente implementados depois de uma pesquisa séria sobre a atual situação da empresa. É primordial diagnosticar de forma precisa o que realmente pode ser eliminado e como a retirada de determinados processos deve ser contornada para manter a empresa funcionando de maneira fluida.

A implementação do Lean Office também exige o uso de métodos controláveis. É o caso do famoso 5S, que define que as mudanças devem passar pelo filtro de 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. Outra opção é o Kaizen, filosofia que busca a diminuição de custos de maneira contínua. Essa manutenção perene do Lean Office é, inclusive, um ponto-chave para seu sucesso — como falaremos no próximo tópico.

Faça do Lean Office um objetivo contínuo

Nesse âmbito, um erro comumente cometido é não pensar no Lean Office como uma metodologia focada em mudanças perenes e em uma mudança profunda e duradoura da cultura organizacional. Em geral, o escritório enxuto é erroneamente encarado como uma maneira de promover um choque de gestão e tentar diminuir custos de maneira emergencial.

Esse tipo de postura, no entanto, causa mais danos do que gera vantagens. Cortes bruscos e inadequadamente justificados só desestimulam as equipes, além de não conseguirem atingir todos os objetivos propostos e apresentarem uma enorme tendência de fazer com que a jornada de adaptação falhe, sendo abandonada no meio caminho.

Por isso é tão importante que essa implementação seja feita de maneira controlada, em etapas bem definidas, com a empresa estimulando a análise e o combate de desperdícios de maneira perene. Assim, as possíveis melhorias pontuais e passageiras cedem lugar a uma revolução completa da cultura empresarial, transformando as empresas em verdadeiras fontes de descobertas de novos processos e práticas mais rápidas e eficientes.

E então, pronto para promover essa mudança no seu negócio? Quer receber mais informações para melhorar seus processos administrativos? Assine a nossa newsletter e receba conteúdo de qualidade diretamente na sua caixa de e-mail!