Saber o que é um sistema customizável é muito mais do que um conhecimento técnico, uma vez que a utilização da ferramenta pode impactar o seu negócio.

O ganho de eficiência por meio da tecnologia é muito buscado pelas organizações. Segundo uma pesquisa divulgada pela agência do Governo Federal, em 2017 o país ocupou a 9ª posição no ranking global de investimentos em tecnologia com aporte de 38 bilhões de dólares. Tal número está ligado principalmente ao desenvolvimento de tecnologias, como aquelas ligadas aos sistemas customizados.

Neste artigo, você entenderá o que é um sistema customizado, como ele funciona, de que forma pode impactar o negócio, além de conhecer alguns exemplos das soluções criadas pela Vexia. Confira!

Entenda o que são sistemas customizados

Basicamente, podemos definir os sistemas customizados como soluções tecnológicas com uma formatação prévia que permitem fazer diferentes adequações. A ideia é que os recursos e funcionalidades possam ser dispostos para atender as necessidades operacionais e de integração de um negócio.

Sobre a integração, é possível destacar a maior eficácia operacional agregada, principalmente por oferecer uma gestão mais ampla dos processos. Vale salientar que o sistema customizável permite adequar telas, workflows, pesquisas, relatórios e outros aspectos de acordo com o negócio.

Saiba como funciona um sistema customizado

O sistema customizado, como dissemos, é um software criado para atender especificamente as demandas de uma empresa. Diante disso, para entender como ele funciona é preciso conhecer o seu processo de criação.

O primeiro passo é o contato dos desenvolvedores com a empresa. Eles ouvirão os colaboradores a fim de entender quais problemas o software precisará resolver. Logo, quanto mais complexa for a atividade, maior a complexidade de construção e execução. Tais softwares costumam ser bem detalhados e dotados de subsistemas.

Por isso, a ideia da Vexia é fazer com que o cliente perceba o que pode ser melhorado, ajudando-o a descobrir inclusive problemas até então desconhecidos ou os quais não sabe descrever. O trabalho é dividido em algumas fases, como reuniões, visita à operação do cliente e trabalho de assessments. Só depois de entender exatamente o que ele quer, é que as soluções são propostas.

O desenho do sistema feito pela Vexia utiliza técnicas de análises de problemas, como a metodologia Lean, filosofia focada em estudos para encontrar o problema raiz que assola a empresa. A partir disso, é aplicada engenharia de valor sobre o desenvolvimento para gerar o maior ganho possível no menor tempo para o cliente.

Com processos de maior qualidade, é possível oferecer melhores produtos/serviços aos seus clientes. Mas não só isso. Quando a empresa tem tarefas muito específicas e não existem ferramentas no mercado para atendê-las, há um nicho a ser desenvolvido por meio de um sistema diferenciado que agregará valor ao desenvolvimento do trabalho.

Além disso, outro benefício é que o trabalho que antes era feito em diversos softwares, por meio do sistema customizado pode ser controlado em um único dashboard. Consequentemente, há maior qualidade na prestação do serviço, diminuição dos erros, aumento da produtividade e um acesso à informação mais rápido, facilitando todo o processo de tomada de decisões.

Por último, não podemos deixar de destacar a economia. Apesar, do maior investimento a princípio, o sistema personalizado já está adaptado para evoluir junto com os processos da empresa, representando uma redução de custos em longo prazo.

Confira 3 exemplos de sistemas desenvolvidos pela Vexia

1. Sistemas para RH

A Vexia tem expertise no desenvolvimento de sistemas de RH. Entre as soluções desenvolvidas está um conjunto que inclui um portal de autosserviço (serviços de RH), sistema de currículos técnicos (específicos para profissionais com qualificação técnica), de desenvolvimento profissional, de remuneração variável e fixa, além de um sistema para alocação de profissionais.

Nesse caso, o cliente necessitava de diversas customizações nos sistemas para atender ao seu processo, que era complexo devido às diferentes localizações geográficas, inclusive fora do país. A partir disso, foram desenvolvidas as soluções de maneira que elas pudessem ser integradas, assim a companhia poderia ter uma visão sobre os colaboradores que nela atuavam.

Por exemplo, no caso do sistema de currículos, o cliente tinha dificuldades para identificar as certificações e os profissionais responsáveis por realizar a licitação da obra. Assim, a Vexia criou uma solução para que a empresa pudesse ter toda informação técnica disponível com facilidade.

2. Solução de mobilidade

Outro sistema desenvolvido pela Vexia é uma solução que faz a aprovação de documentos dentro do SAP. Ela é multiplataforma, ou seja, funciona para Android e IOS, e tem por intuito prover conveniência e diminuir o lead time de aprovação de documentos dentro da companhia.

Entre as suas facilidades estão a centralização de todos os documentos relacionados a compras, financeiro etc. Tudo caminha para a linha da conveniência e do tempo gasto para aprovação de documento, para que ele trafegue dentro da companhia. Ou seja, os documentos circulam com agilidade, bem como os seus pagamentos, aumentando a efetividade da aprovação.

3. Projeto AFIN

O projeto AFIN foi desenvolvido pensando na adequação legal das empresas. Nesse sistema, quando chega uma notificação das receitas (federal, estadual ou municipal) a equipe de controladoria faz o registro e define as datas em que serão disparados e-mails para clientes, avisando e passando os detalhes de todo o histórico que foi feito com a notificação.

Periodicamente os clientes recebem as notificações (exemplo: em 10 dias, é preciso enviar nota x para a Receita Federal, caso contrário a empresa será autuada). Antigamente, todo o controle era feito com Excel e avisos no Outlook dos profissionais.

O problema é que quando o profissional saía de férias, ele recebia aviso no Outlook, ninguém via a notificação de que o prazo estava vencendo e a empresa pagava multa por isso. Então, o ganho que o sistema trouxe foi ao programar as notificações e fornecer ao cliente todo o histórico do que já foi feito para recuperar a nota.

Como foi possível ver por meio desses exemplos de sistemas customizados pela Vexia, a personalização de softwares tende a ser uma necessidade cada vez mais latente das empresas. Afinal, ela promove a otimização dos processos e diminui os erros que podem ocorrer no caminho corporativo.

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