Com a globalização do mercado e a necessidade de estabelecer contatos profissionais a todo tempo, a presença física muitas vezes se torna necessária. Aí é que entram as viagens a trabalho. No entanto, para que esses deslocamentos funcionem bem para todos os envolvidos, é necessário contar com uma gestão de viagens corporativas realmente eficaz.

Administrar bem os gastos e a logística como um todo é a chave para o sucesso dessas empreitadas, fazendo com que tanto colaboradores quanto o próprio negócio saiam ganhando.

Quer entender por que exatamente é tão importante fazer a gestão de viagens e quais são as estratégias mais eficazes para realizá-la? Então, continue a leitura do post!

O que são viagens corporativas?

As viagens corporativas são todas aquelas realizadas pelos colaboradores a serviço da empresa. Nelas, pode-se visitar outras sedes, fornecedores e clientes, de modo a expandir os negócios e conquistar novas oportunidades.

Por isso, essas viagens se tornaram estratégicas para organizações em todo mundo. No entanto, ao mesmo tempo, geraram mais custos e a necessidade de um maior controle pelas empresas. Pois, se de um lado elas ajudam a ampliar o negócio, de outro, elas representam um gasto significativo.

Daí surgiu a importância de se fazer uma gestão de viagens, que consiste no controle e na otimização de todos os recursos empregados nas viagens corporativas. É uma forma de as empresas continuarem a se beneficiar com essa prática, sem pesar no orçamento.

Por que adotar a gestão de viagens corporativas?

A verdade é que o turismo corporativo movimenta bilhões de reais anualmente no país, representando, geralmente, a segunda maior despesa controlável nas empresas. E o motivo é bem claro: com as empresas ampliando sua atuação cada vez mais e com a necessidade de quebrar barreiras para levar produtos ou serviços aos clientes, os colaboradores precisam se deslocar a diferentes lugares não só do próprio país, mas do mundo.

Com essa necessidade constante, as empresas precisam pensar em formas de administrar adequadamente essa logística a fim de garantir não só a segurança dos seus profissionais, mas também de evitar gastos desnecessários.

Fazer essa gestão corretamente traz uma série de vantagens para o negócio, desde uma otimização de custos e um maior controle administrativo até o aumento da produtividade dos seus colaboradores. Mas não é só isso! A seguir, confira outros benefícios de fazer uma gestão de viagens!

Redução de custos

Fazer a gestão de viagens corporativas permite que a organização busque dentro de parâmetros preestabelecidos uma experiência satisfatória end to end ao colaborador que vai viajar. Assim, é possível desfrutar de facilidades em processos de solicitação de viagens, transporte seguro, hospedagem com padrões de comodidade, aliado ao controle de um fluxo de aprovação automatizado e transparência nos custos e despesas envolvidos.

Basicamente, quando bem planejada, a viagem tende a custar menos para a organização, visto que o gestor tem tempo para negociar e pesquisar, além de conseguir até simular imprevistos que podem surgir, preparando-se financeira e logisticamente para isso. Por meio da implantação de uma gestão de viagens eficaz, é possível reduzir até 30% dos custos de viagens de sua empresa.

Controle de despesas de viagens

Uma boa gestão prevê a criação de uma política de viagens, documento essencial para minimização de custos sem perder a qualidade dos deslocamentos a trabalho. Quando isso fica só no papel, sem ser aplicado, são grandes as chances de que as viagens deixem de ser um negócio vantajoso para a empresa.

É preciso lembrar sempre que, caso não adote uma política de viagens, a empresa fica mais vulnerável à ocorrência de fraudes, que podem acontecer tanto devido a algum tipo de má conduta do funcionário quanto por pura falta de informação e atenção.

Garantia de compliance

Compliance pode ser entendido como um conjunto de práticas de conformidade adotado na empresa. Ele tem o objetivo de garantir o comportamento ético e o respeito aos procedimentos legais e fiscais da empresa.

No entanto, pode ser muito difícil manter o compliance quando os colaboradores não estão presentes na empresa. Ou seja, uma gestão de viagens adequada também é uma forma de assegurar um maior controle sobre a integridade dos funcionários e da organização mesmo a distância.

Otimização da rotina

Comportamentos e compromissos que fogem ao objetivo da viagem (como festas, compras e passeios) são comuns em muitas organizações. Essa é uma prática que pode ser custosa, comprometendo a eficiência e a produtividade dos colaboradores.

Assim, uma boa gestão de viagens serve, ainda, para ajudar a reduzir problemas e despesas extras dos funcionários. Basta criar um bom roteiro, que otimize a rotina durante a viagem e contribua para a redução de gastos desnecessários.

Como fazer a gestão de viagens corretamente?

Depois de conhecer as principais vantagens que uma gestão de viagens adequada pode trazer ao negócio, é hora de pensar sobre os métodos mais eficazes para colocá-la em prática. Algumas medidas simples podem ser adotadas, transformando esses benefícios em algo constante na empresa. Acompanhe!

Estabeleça uma política completa

É fundamental definir algumas regras para os colaboradores. Afinal, eles precisam saber exatamente o que podem gastar, como devem proceder e como será a apresentação de documentos que comprovem os pagamentos.

Para isso, é preciso criar uma boa política de viagens. Ela deve ser clara, detalhada e objetiva. Quanto mais informações esse documento reunir, melhor será para os funcionários e também para a empresa, que terá um controle maior sobre processos e resultados.

Conscientize seus colaboradores

De nada adianta implantar uma boa política de viagens, se os colaboradores não adotam e respeitam essas práticas. Por isso, é fundamental conscientizá-los sobre a importância de economizar e manter um controle sobre todos os gastos. Afinal, todos são beneficiados com a maior eficiência da empresa.

Para tanto, realize seminários, cursos de capacitação e treinamentos para todos os funcionários que fazem viagens corporativas. Além disso, oriente sobre as formas de reembolso e como ele pode poupar ao fazer escolhas mais inteligentes enquanto estiver viajando.

Controle os pagamentos a distância

Os gastos costumam ser um dos pontos mais críticos de qualquer estratégia de viagem corporativa. Assim, para facilitar o processo, determine junto à equipe financeira um orçamento.

Além disso, ofereça ao colaborador alternativas de pagamentos que possam ser controladas a distância pelos gestores, como cartão corporativo virtual com aplicativo capaz de lançar os gastos em tempo real ou mesmo um modelo pré-pago.

Use a tecnologia a seu favor

Com a evolução da tecnologia, a gestão de viagens se tornou uma tarefa bem mais simples. O ideal aqui é apostar em softwares que ajudem a controlar tudo. Assim, é possível fazer a automação da solicitação de viagens, dos fluxos de aprovação, das reservas online, do controle de gastos, da atualização de contratos etc. Tudo isso, de maneira integrada ao seu ERP ou back office.

Essa automação e captura de dados possibilita a geração de relatórios gerenciais personalizados, que ajudam na construção de um perfil de compra junto aos fornecedores em futuras negociações, assim como a identificação de potenciais problemas e pontos melhorias.

Destine um profissional qualificado para a função

De preferência, a gestão de viagens deve ser feita por um membro da equipe que tenha conhecimentos específicos sobre o assunto. Portanto, procure alocar um colaborador (ou mais) que de fato tenha um senso apurado de organização para ficar responsável por essa área e que tenha boa capacidade comunicativa a fim de orientar corretamente os profissionais.

Pesquise bastante antes de cada viagem

Uma forma de economizar e aumentar a eficiência da gestão de viagens é pesquisando bastante sobre os destinos. É possível comparar preços e o custo-benefício das hospedagens e preparar roteiros mais inteligentes.

Por exemplo, pode ser mais vantajoso pagar uma diária um pouco mais cara se o hotel é mais próximo do local do evento ou reunião de trabalho. Assim, é possível economizar com transporte e outras despesas.

Trabalhe com a mobilidade corporativa

Uma das melhores maneiras de otimizar as viagens corporativas é usando a mobilidade como base. Hoje em dia, são diversos os aplicativos que têm adotado políticas cada vez mais personalizadas para atender as empresas que precisam deslocar colaboradores com agilidade e comodidade. Isso ainda permite um controle maior do negócio e evita, por exemplo, que ele tenha que gastar com a manutenção de transporte em frota própria.

Outra opção de economia e otimização diz respeito a encontros remotos, excelente alternativa para as empresas que desejam minimizar não só os custos com deslocamentos, mas também anseiam por um melhor aproveitamento das reuniões.

Assim, em vez de o colaborador se deslocar, a empresa pode adotar as webconferências. Para isso, precisa apenas de um software adequado e pronto! O colaborador poder executar seu trabalho com agilidade sem sequer ter que sair de casa.

Portanto, não apenas incentive, como também viabilize a mobilidade corporativa na sua empresa. Para tanto, procure promover meios de transporte alternativos, como a bicicleta, permita uma jornada de trabalho mais flexível, bem como ofereça os meios financeiros e tecnológicos necessários.

Como você pôde ver aqui, os negócios têm muito a ganhar com a gestão de viagens corporativas. Os benefícios vão desde a redução de custos até a ampliação da transparência dos processos. O resultado é uma maior produtividade dos colaboradores no tempo em que estiverem representando a empresa.

Como mostramos nesse último tópico, a mobilidade é uma alternativa bastante atrativa para a organização. Se quer saber mais sobre o assunto, aproveite para ler nosso post sobre seu potencial para qualquer empresa!