Calculando a maturidade de processos em 5 passos

Processos, estratégias e resultados

Com o objetivo de garantir eficiência e alta performance, as organizações costumam monitorar e avaliar a cadeia operacional do negócio. Principalmente no que diz respeito ao nível de maturidade com o qual as rotinas estão organizadas.

Quanto mais claro e objetivo for o desenho de processos, maiores serão as chances de cada prática operar entregando os resultados esperados, sem desperdícios de recursos humanos e financeiros.

Para monitorar a dinâmica interna, a companhia pode adotar um modelo de maturidade de processos, que funcionará como referência para que o gestor compreenda como a empresa está estruturada e quais pontos podem ser otimizados. Dessa forma, o negócio terá base para efetuar correções estratégicas, capazes de assegurar mais competitividade.

Em outras palavras, os modelos de maturidade aumentam as chances de as estratégias de mercado atingirem o sucesso esperado. Com eles, a companhia terá índices de atrasos menores, melhorará o custo médio de seus serviços e evitará prejuízos.

Confira abaixo informações importantes sobre modelos de processo

O que é um modelo de maturidade de processos?

Estratégia traçada para que as empresas possam verificar o nível de qualidade das suas estruturas internas e, assim, melhorar a maneira como as rotinas são executadas.

Podemos dizer, portanto, que ele serve como base para investigar como são realizados os processos de gestão, com a identificação de pontos fortes e áreas que devem ser otimizadas. Assim, a empresa consegue garantir a manutenção de um ambiente de trabalho com nível de qualidade correspondente às demandas do mercado.

Modelo de maturidade de Hammer

Criado por Michael Hammer, proponente da reengenharia, e divulgado na Harvard Business Review, o modelo também é chamado de Process and Enterprise Maturity Model (PEMM). Ele auxilia a companhia a entender, planejar e avaliar a divisão de esforços empregados nos processos de negócio. Pode ser aplicado a todo e qualquer tipo de processo.

BPMM

O Grupo Object Management Group (OMG) é uma organização estadunidense que define os padrões de boas práticas relacionadas ao BPM (Business Process Management). Entre eles, está o BPMN (Business Process Management Notation), mais utilizada para a modelagem de processos. O padrão é conhecido por ícones que se parecem com um fluxograma.

Assim como a metodologia BPMN, a OMG também estipulou um padrão para avaliar a maturidade de processos, o BPMM (Business Process Maturity Model). O modelo também visa identificar em qual nível de amadurecimento o processo se encontra. Sendo assim, o BPMM avalia como a empresa se transforma ao passo em que os processos são desenvolvidos e otimizados.

Neste modelo, eles são categorizados em 5 estágios, nível de maturidade inicial, nível de maturidade gerenciado, nível de maturidade padronizado, nível de maturidade previsível e nível de maturidade otimizado.

Ao conhecer cada um dos modelos internacionalmente utilizados, você pode utilizá-los para medir o nível de maturidade do seu negócio e buscar maneiras de avançar dentro deles.

Confira abaixo como calcular o nível de maturidade de uma organização:

O primeiro passo consiste em entender que o nível de maturidade é o resultado de um processo de diagnóstico organizacional muito maior. Logo, para realizar o diagnóstico empresarial, existem diversas metodologias e indicações. Mas, para conhecê-la, você pode seguir um caminho simples:

identificar os principais setores e áreas da empresa;
numerar os principais processos que cada área precisa realizar;
definir o nível de maturidade de cada um desses processos. São muitas as metodologias, mas você pode trabalhar com 4 níveis: não realiza, realiza em estágio inicial, gerencia e domina o processo e implementa melhorias;
determinar pesos para as áreas e processos;
elaborar critérios de pontuação para cada item analisado.

Esse caminho gera uma nota de acordo com a importância dos processos e das áreas, informando um nível de maturidade por área e da organização como um todo.

Como calcular o nível de maturidade no diagnóstico organizacional

De modo geral, deve-se utilizar os principais passos. Confira!

Passo 1

Defina o que vai ser avaliado: áreas ou setores; processos ou perguntas. Procure separar um grupo x de itens para cada avaliação — de preferência, mantenha um número igual de itens entre as áreas.

Passo 2

Defina a quantidade de níveis de gradação:

3: fraco, regular, bom;
4: não executa, executa mal, executa, executa e otimiza;
5: crítico, fraco, regular, bom, excelente.

Quanto mais níveis você determinar, mais detalhada será a diferenciação de um item para outro.

Passo 3

Defina o peso de acordo com a importância. Se você vende softwares, provavelmente a área de desenvolvimento terá um peso maior do que a comunicação. Dentro de uma área, um processo também pode ser mais importante que os demais.

O peso funciona como um multiplicador da nota atribuída na avaliação. Por exemplo, se você adota peso 1 e 2, pode-se entender que para o peso 1 a nota permanece a mesma, enquanto que para o peso 2, o valor é dobrado, amplificando sua importância dentro do critério preestabelecido.

Passo 4

Faça o diagnóstico organizacional. A cada processo ou pergunta que fizer, dê uma nota ou resposta de acordo com realidade da empresa. Veja o exemplo onde a nota máxima dada é 4:

Área de Marketing

Acompanha a satisfação dos clientes: peso 2, nota 1 (não acompanha)
Realiza campanhas de marketing: peso 1, nota 3

Nota Final = 2 + 3 = 5 de 12 = 41,6%

Passo 5

Analise as piores áreas e determine um plano de melhorias. Com o preenchimento e notas finais, você já é capaz de dizer quais são os setores mais críticos e o que não está indo bem para que possa melhorar.

O modelo de maturidade de processos aponta para um ambiente de trabalho inteligente, com boa integração entre times, elevado nível de automação e estratégias com melhor direcionamento a partir das demandas de clientes e parceiros comerciais.