Gerenciar um negócio pode ser difícil, mas é extremamente necessário. A gestão é um ativo importante, que precisa ser trabalhado e mensurado para assegurar que os objetivos traçados sejam atingidos. Porém, como fazer isso? Uma solução é o BPM (Business Process Management).

A ideia do chamado gerenciamento em processos de negócios, em tradução literal, é aumentar a inserção da tecnologia na atividade de administração para aprimorar os procedimentos executados. O resultado é um aumento da eficiência e da simplificação do fluxo de trabalho.

Para que você entenda melhor esse assunto apresentaremos, neste post, o que é o BPM, sua relação com a gestão, o papel das pessoas nesse cenário e os benefícios de aplicar essa metodologia ao seu negócio.

Então, que tal saber mais? Continue lendo!

O conceito de BPM (Business Process Management)

Essa prática de gerenciamento é essencial para qualquer empreendimento, já que ela repassa informações sobre o andamento dos processos realizados. Sua abordagem é adaptável, pois simplifica e sistematiza procedimentos complexos de maneira individual, independentemente de serem internos ou externos à organização.

Seu foco é especificar os fluxos de trabalho dos processos executados. Assim, é possível implementar aprimoramentos que levam a melhores tomadas de decisão e a uma visão mais ampla de toda a empresa.

De modo geral, uma melhoria contínua é alcançada, o que proporciona um workflow mais eficiente, preciso e capaz de aceitar mudanças. Por isso, o BPM tem relação direta com flexibilidade, inovação e integração com a tecnologia. É assim que os objetivos estipulados são atingidos.

Para tanto, é preciso analisar, publicar, modelar, controlar e otimizar processos que abrangem recursos humanos, documentos, aplicações e qualquer outra fonte de informação. Isso é alcançado por meio de técnicas e ferramentas específicas, que possibilitam identificar os pontos que precisam de melhoria.

A relação entre BPM e gestão

As práticas do Business Process Management oferecem vantagem competitiva à organização, porque permitem às empresas compreender melhor seus próprios processos e estruturas. Por isso, essa abordagem tem ligação direta com a gestão. Por meio dela, o gestor consegue visualizar o encadeamento de todas as atividades realizadas no negócio.

Essa prática pode ser aplicada, por exemplo, ao desenvolvimento de um software. Durante o processo, diversas atividades são realizadas — seja para conhecer melhor o cliente e suas necessidades, seja para fazer e documentar testes ou elaborar uma ideia.

O BPM permite o registro de realização dessas atividades e de que maneira elas estão interligadas. Portanto, pode ser aplicado a procedimentos financeiros e operacionais, como o controle de orçamento e planejamento, ou outros processos. Dessa forma, é possível melhorar a comunicação entre os setores.

A seguir, confira algumas possibilidades para entender melhor como o BPM pode ser aplicado ao seu negócio.

Automação

As ações são executadas de modo mais rápido e eficaz com a utilização de uma ferramenta de gerenciamento dos processos de negócio (BPMS). Ela possibilita controlar tudo o que é realizado, inclusive os serviços e produtos oferecidos aos clientes. A consequência é a redução de custos e um posicionamento melhor da marca no mercado.

Modelagem

O desenho dos processos internos e externos permite compreender como os fluxos acontecem. O uso de uma BPMS também facilita a descoberta das atividades para detectar a necessidade de mudanças.

Simulação

O conhecimento do workflow e dos responsáveis pelos processos propicia a simulação de ações para ter uma ideia do desenvolvimento da atividade e dos ajustes finais necessários. Com isso, erros e falhas são reduzidos.

Execução

A prática propriamente dita chega nessa etapa, após as citadas anteriormente. Assim, fica fácil acompanhar se as atividades estão sendo executadas pelos seus responsáveis conforme o planejado.

Controle

O monitoramento reduz erros e evita problemas futuros. Ele deve fazer parte desde o início e continuar até a finalização das atividades. Ele pode ser feito por uma ferramenta BPMS, que gera diferentes relatórios e viabiliza conhecer o andamento de cada processo, bem como o tempo de realização, se foram interrompidas e por qual motivo etc.

Otimização

Essa etapa também deve estar presente durante toda a análise do processo para que as melhorias necessárias sejam aplicadas de maneira eficiente. Desse modo, os produtos e serviços ganharão em qualidade e os resultados atingidos serão positivos.

É claro que para passar por todos esses estágios é necessário mapear os processos para, efetivamente, conhecê-los. Assim, é possível tomar decisões acertadas, que resultarão em benefícios em curto, médio e longo prazos.

O papel das pessoas no BPM

Apesar de essa prática exigir a adoção de BPMS para o mapeamento dos processos e identificação de adequações, os colaboradores têm um papel fundamental. O desenho do workflow é feito para eles e, por isso, as ferramentas devem ser de fácil operação.

Outro quesito relevante é o fato de o sucesso do BPM depender da forma como as informações são inseridas. Esse aspecto evidencia a importância do papel das pessoas nesse contexto.

Dessa maneira, qualquer que seja a etapa de aplicação no negócio, o Business Process Management busca automatizar os processos a fim de atingir a eficiência. Por isso, cabe ao gestor analisar o que precisa ser melhorado, controlar as atividades dos colaboradores e inseri-los como partes integrantes do procedimento.

O resultado é a geração de relatórios eficazes, que demonstram a realidade organizacional e apontam o que precisa ser aprimorado, mantendo toda a gestão sob controle.

Nesse sentido, é importante destacar a relação entre BPM e Business Intelligence (BI). As duas práticas têm como base a análise de dados, mas as informações utilizadas são diferentes — apesar de poderem se complementar.

O BI foca a organização e a análise de dados históricos da empresa e do mercado. Com isso, fica fácil identificar tendências e padrões. Já o BPM é voltado para as atividades organizacionais e a maneira de execução dos processos.

As duas abordagens têm em comum a utilização organizada das informações para que as decisões tomadas sejam mais estratégicas. É claro que, para isso, é preciso contar com uma boa equipe capaz de garantir essa prática. Dessa forma, o BI e o BPM podem analisar o status do negócio e a gestão dos processos para que o planejamento estratégico seja efetivado.

Os benefícios de aplicar o BPM

As principais vantagens de adotar essa abordagem estão listadas abaixo. Confira quais são elas.

Aumento da transparência nos processos

A metodologia BPM proporciona transparência aos processos internos executados, o que possibilita que os colaboradores trabalhem com mais qualidade e atenção aos objetivos organizacionais.

Controle ampliado

O uso do BPM requer a análise e a adoção de indicadores de desempenho. Desse modo, é possível saber como está a performance das equipes, descobrir gargalos e monitorar os resultados obtidos. Além disso, a empresa entrega mais valor ao cliente, consegue definir investimentos e aplicar alterações que beneficiem as atividades.

Melhoria da produtividade

A eliminação de gargalos traz fluidez ao workflow e deixa os colaboradores mais preparados. A divisão das tarefas e a automação de processos também aumenta toda a produtividade da empresa, especialmente porque os erros e problemas são reduzidos.

Possibilidade de automação

O uso de sistemas informatizados para executar e controlar atividades operacionais gera redução dos custos e do tempo de realização das tarefas. Para definir quais processos devem ser automatizados, é preciso verificar aqueles que independem de intervenção humana.

Além disso, há redução de custos devido ao aumento da eficiência e a segurança da informação é ampliada pela estruturação dos processos e resultados entregues. Entendeu como o BPM (Business Process Management) é importante?

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