São diversas as leis e normas a serem cumpridas em uma relação comercial entre quaisquer empresas. Um dos principais motivos para a existência dessa regulamentação é simples: evitar questões indesejadas, como corrupção e fraudes. Assim é possível garantir negociações idôneas e transparentes. E é aí que surge o conceito de compliance.
A seguir, vamos explicar melhor do que se trata, mostrando como o compliance se relaciona com a cadeia de suprimentos, além de contar como ele pode ser assegurado. Continue acompanhando a leitura para saber mais!
Antes de mais nada, o que é compliance?
A origem do termo é do verbo to comply, em inglês, e significa basicamente cumprir algo — que pode ser uma regra ou uma instrução, por exemplo. Em outras palavras, quando dizemos que uma empresa apresenta compliance, quer dizer que ela está em conformidade com as normas.
Para alcançar esse status, é necessário que as organizações cumpram leis, regimentos internos, normas estabelecidas e quaisquer outros princípios que tenham como objetivo garantir e manter a transparência e a integridade nos negócios.
Nesse sentido, estabelecer um programa de compliance na empresa (e na gestão da cadeia de suprimentos) é uma forma de certificar o monitoramento dos processos e assegurar que todos os envolvidos fiquem cientes sobre o código de ética e conduta que rege os negócios.
Para implementar o compliance, é preciso criar procedimentos e métodos que ajudem a identificar e corrigir situações e irregularidades que possam levar a fraudes e atos ilícitos. No fim das contas, o alicerce da criação de uma cultura de compliance envolve:
- comprometimento da alta gestão e dos stakeholders;
- política anticorrupção;
- estabelecimento de um código de ética e conduta;;
- criação de um canal para receber denúncias que respeite a premissa do anonimato;
- investigação das denúncias apresentadas;
- diligência de terceiros, que verifique sua regularidade e reputação;
- definição de um programa de melhorias dos processos.
Lei anticorrupção
A Lei 12.846, de 2013, diz que todas as empresas no Brasil e seus respectivos gestores estão submetidos às devidas consequências (em várias esferas) caso sejam responsáveis por práticas que lesem a administração pública. Assim, qualquer decisão que seja considerada fraude ou corrupção está sujeita a penalidades administrativas e civis.
Qual a relação entre compliance e cadeia de suprimentos?
Na prática, o compliance tem mais força dentro da área de compras, que é a responsável por estabelecer as relações com os fornecedores e forma a base de uma cadeia de suprimentos. De maneira geral, portanto, podemos dizer que a relação se dá na medida em que:
- se define um processo de seleção de fornecedores, com base em critérios que ajudem a escolher empresas idôneas — além das outras questões envolvendo a contratação de um parceiro;
- se realiza o monitoramento de contratos, a fim de garantir que as cláusulas estão sendo cumpridas e mitigar o risco de fraudes e outros atos ilícitos;
- se mantém um bom relacionamento com os fornecedores, criando parcerias saudáveis que beneficiam ambas as partes;
- se consegue garantir a satisfação dos stakeholders e a segurança de que as negociações e os contratos são pautados na ética e na responsabilidade;
- se investiga as denúncias realizadas, elaborando ações para corrigir falhas e inibir novas práticas equivocadas.
Como assegurar o compliance na cadeia de suprimentos?
Por mais que a criação de um programa de compliance varie entre empresas, depende basicamente das estratégias, das necessidades e do modelo de negócio adotados. Existem, no entanto, algumas práticas em comum que podem logo ser implementadas. Confira as principais!
Automatizar a área de compras
A adoção de sistemas automatizados e a consequente eliminação de trabalhos manuais ajuda a reduzir o risco de adulteração nas informações e a ocorrência de fraudes. Afinal, assim é possível aumentar o controle e o monitoramento sobre os processos.
Implementar o e-sourcing
É o processo que auxilia os profissionais de compras a tomar decisões mais assertivas em termos de custos e qualidade por meio de plataformas online. O e-sourcing permite que as empresas realizem os processos de compras utilizando as melhores práticas de negociação para cada categoria de suprimento.
Com isso, ao mesmo tempo em que os compradores ganham opções diferenciadas, os fornecedores recebem mais informações a respeito do serviço que será executado, garantindo sua capacidade para cumpri-lo a contento.
Formalizar um código de ética e conduta
Esse é um passo essencial para a implementação de um programa de compliance. Por meio dessa política, todos os envolvidos passam a ter as informações necessárias para uma tomada de decisões mais acertada, evitando situações que podem levar a problemas.
Um bom exemplo disso é a inibição do recebimento de suborno para que um fornecedor seja favorecido no processo de seleção em detrimento dos demais que não realizam essa prática.
Realizar auditorias internas
Por meio de auditorias internas, é possível avaliar os processos buscando inconsistências que possam trazer prejuízos futuros para a empresa e seus gestores. Assim, além de corrigir as falhas encontradas, a prática ajuda a inibir a adoção de novas ações inapropriadas.
Monitorar as transações
Conhecer o padrão das negociações e monitorar todas as transações realizadas, bem como acompanhar o cumprimento do contrato são pontos essenciais para garantir o compliance na área de compras e na cadeia de suprimentos. Com isso, qualquer anomalia que surja nos processos deve gerar um alerta e uma investigação.
Responder rapidamente às mudanças na legislação
De tempos em tempos, a legislação brasileira sofre alterações que afetam a forma como as empresas gerenciam processos e prestam contas sobre os resultados alcançados. De olho no compliance, todos os envolvidos devem acompanhar as mudanças para garantir a adequada aplicação das alterações.
Nesse caso, o principal objetivo de adotar as novas especificações em tempo hábil é realmente evitar possíveis penalidades tanto para a organização quanto para os próprios gestores.
Como você pode ver, a adoção de um programa de compliance ajuda a garantir que as relações entre empresas sigam práticas éticas, mais acertadas e eficazes. A interseção entre compliance e cadeia de suprimentos se dá a partir do momento que as negociações e os contratos são realizados com ética e transparência com o propósito de estabelecer relações saudáveis e mitigando os riscos para os envolvidos.
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