Uma empresa pode contratar serviços de outsourcing por diversos motivos. O objetivo principal, no entanto, é a redução de custos e o aumento da eficiência dos setores do negócio.
No período entre 2010 e 2017 a prática de outsourcing cresceu de 51,4% para 58,8%, com receita anual acima de R$61 bilhões.
Neste texto, você vai entender como esses serviços ajudam no crescimento da empresa e o que considerar para escolher o mais adequado ao seu negócio. Acompanhe!
Como os serviços de outsourcing ajudam as empresas a crescerem?
A terceirização de atividades de backoffice colabora para o crescimento sistemático e sustentável do negócio, com redução de custos e otimização dos recursos. Os ganhos são visíveis, qualquer que seja o porte ou o segmento em que sua empresa atua.
É importante entender que existem alguns pontos que levam uma empresa a optar pelo outsourcing. Um dos principais é a disponibilidade, cada vez mais restrita, da carteira de recursos para fazer investimentos, sejam financeiros ou humanos, e assim por diante.
Com isso, quando você opta pelo outsourcing, o primeiro aspecto positivo é a transferência da aplicação de recursos para um terceiro. A Vexia, por exemplo, é especialista em processos de backoffice. Ela faz investimentos em treinamento, tecnologia e equipamentos para realizar esse tipo de serviço. Se sua organização contrata esse trabalho, passa a canalizar o capital no core business, isto é, na fábrica, em ponto de venda e assim por diante.
Além disso, o outsourcing é uma tendência na economia. Como existem empresas especialistas em diferentes segmentos, há um aperfeiçoamento da expertise. Você ainda investe no seu negócio, que fica ainda melhor. Conheça outros benefícios derivados dessa prática.
Redução de custos
Com os serviços de outsourcing, são reduzidos os gastos com treinamentos e de tempo para estudar um setor que nem sempre há muita familiaridade. Além disso, a contratação de pessoas especializadas para atuar internamente exige pagamento de obrigações trabalhistas.
Perceba que a redução de custos também é derivada da melhoria da eficiência de atividades de áreas de apoio, sem exigir investimento de recursos. A consequência é o aumento da competitividade, da automação de atividades operacionais e da escolha por estratégias flexíveis, que oferecem espaço para a organização atuar de forma estratégica.
Aumento da produtividade
Os colaboradores conseguem atuar com as tarefas mais relevantes e nas quais mais têm know how, em vez de perder tempo com atividades operacionais que podem ser automatizadas pelo BPO, por exemplo. Essa ação faz com que produzam mais em menos tempo, medida que também implica melhoria de resultados.
Nesse cenário, cabe ao gestor monitorar o cumprimento dos prazos e alcance de metas. O restante é garantido pela empresa especializada nos serviços de outsourcing, que fornecerá as informações relevantes e contribuirá para o acerto nas tomadas de decisão.
Crescimento da competitividade
A terceirização garante que todos os setores da empresa trabalhem com desempenho máximo, já que a equipe interna foca em atividades estratégicas e tem tempo para desenvolver as ações. Essa situação leva a um aumento da vantagem competitiva, especialmente porque há mais eficiência nos processos. Do mesmo modo, há compartilhamento de conhecimento e execução de abordagens mais inovadoras.
Foco no cliente
A realização de tarefas manuais por meio de serviços de outsourcing faz com que a equipe interna direcione suas atenções para o que é mais importante: o cliente. Fica mais fácil descobrir gargalos e solucionar os problemas existentes. Além disso, é possível implementar melhorias no pós-venda, que visa à fidelização dos usuários.
Diminuição dos riscos
Os riscos são reduzidos porque a expertise dos profissionais que executam o outsourcing é elevada, além de toda a estrutura tecnológica atrelada aos processos de negócios. A equipe já está preparada para potencializar os resultados e implementar seu know how.
Com o aumento do conhecimento, as chances de algum equívoco ser cometido diminuem de maneira significativa.
Melhoria do compliance
O outsourcing normalmente melhora o compliance dos processos. À medida que as atividades são segregadas e repassadas para um terceiro, elas precisam ser ainda mais regradas. Assim, sua empresa passa a ter normas de envio de informações, troca de dados e processos mais estruturados e eficientes.
É importante citar que todos esses benefícios são verificados quando o fornecedor de outsourcing tem qualidade. Caso contrário, você enfrenta imprevistos, que colocam em cheque a continuidade dos bons resultados.
Então, como escolher a melhor empresa de serviços de outsourcing? É o que vamos abordar no próximo tópico.
O que considerar ao escolher um fornecedor de serviços de outsourcing?
Contratar uma empresa de BPO exige atenção a diferentes aspectos. É preciso saber qual serviço será terceirizado e identificar o melhor fornecedor a partir de alguns critérios relevantes. Além disso, o fator comunicação é necessário, porque os bons resultados são conquistados somente com a definição clara e transparente dos objetivos a serem perseguidos.
A partir disso, quais são os melhores critérios para escolher um fornecedor de serviços de outsourcing? Confira a seguir!
Verifique a gestão de relacionamento do fornecedor com seus clientes
É fundamental que a empresa de outsourcing estabeleça uma verdadeira parceria com seus clientes. Além disso, identificar como o relacionamento é o primeiro passo para ter certeza dos bons resultados e reagir de maneira eficiente a qualquer imprevisto que surgir.
Essa característica também é útil quando há casos de emergência ou urgência, já que isso facilita a resolução dos imprevistos. Por isso, vale a pena verificar se existe monitoramento contínuo e eficaz entre ambas as partes, a fim de assegurar satisfação e harmonia.
Avalie a experiência nesse tipo de serviço
O parceiro deve ter uma experiência consolidada em outsourcing. O mercado conta com empresas tradicionais, embora essa prática ainda seja nova. Por isso, nem todas elas contam, de fato, com o know how necessário.
Nesse contexto, é essencial analisar se o fornecedor tem maturidade e expertise, porque esse é um serviço técnico, mas que tem uma parte de entendimento e relacionamento.
Identifique como é trabalhado o gerenciamento de metas
O fornecedor de serviços de outsourcing precisa ter metas alinhadas à sua empresa e focar principalmente os aspectos inovação, qualidade e custo. É preciso haver um suporte de todo o processo, desde sua concepção até seu encerramento, passando pelo planejamento. Esse trabalho precisa estar embasado em prioridades e critérios condizentes com cada etapa do projeto.
Analise se o parceiro conhece a realidade local
A empresa de outsourcing deve conhecer o contexto dos processos administrativos no País, que têm muitas particularidades. No caso do Brasil, entender exatamente esse cenário, além das necessidades que traz, é fundamental.
Sua empresa precisa operar de maneira diferente, por exemplo, ao dos Estados Unidos, que é um mercado mais consolidado e com regras uniformes. Aqui no Brasil, é preciso compreender que o cenário é volátil e dinâmico — sendo necessário ter a capacidade de visualizar como esse aspecto afeta o dia a dia de cada cliente.
Saiba como é feito o monitoramento da continuidade dos serviços
A empresa de BPO deve saber gerenciar indisponibilidades e interrupções nos serviços. Essa medida é essencial porque solidifica os processos operacionais de escalabilidade e monitoramento, as funções de governança corporativa e o controle o fluxo de trabalho, evitando a falta de insumos, suprimentos, informações, entre outros recursos.
Confira a saúde financeira do prestador de serviços de outsourcing
O fornecedor de serviços de outsourcing deve comprovar sua solidez financeira para garantir o cumprimento das demandas necessárias. Vale a pena conhecer de perto a possível contratada para ter certeza de que o acordado será cumprido.
Para verificar esses quesitos, é importante ter atenção à experiência e aos resultados alcançados pelo fornecedor. Além disso, o tempo de funcionamento do negócio é um bom indicativo de consolidação no mercado.
Como você pôde perceber, os serviços de outsourcing são uma alternativa interessante para sua empresa melhorar os processos e atingir maior nível de fluidez no trabalho. Para isso, é fundamental seguir algumas etapas, estar preparado e compreender o que é, de fato, o Outsourcing. Mais que isso, é necessário contar com um fornecedor confiável, que tenha um bom histórico de terceirização, além de profissionais com know how e experiência.
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Gostaria de mais informações sobre o tema? Clique aqui e leia o artigo “Serviços de outsourcing: quais os tipos e o panorama no mercado brasileiro”.
Este conteúdo foi produzido com a colaboração de Roberto Uemoto Filho, CEO da Vexia.
