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Full outsourcing: o que é e por que fazer?

Full outsourcing consiste na contratação de um fornecedor para desenvolver áreas importantes da empresa, como TI, Jurídico e Finanças. A contratada se torna uma parceira e permite que os gestores da contratante dediquem-se ao core business do negócio.

A competitividade de qualquer empresa depende de uma gestão dinâmica e, ao mesmo tempo, enxuta. Logo, é preciso investir em estratégias que garantam a otimização de processos, a racionalização dos recursos e a redução de custos. Nesse sentido, o outsourcing já é visto como uma excelente alternativa ao modelo tradicional de administração.

Afinal, com a prestação de serviços cada vez mais completos e integrados, é possível conquistar flexibilidade, qualidade e especialização. A evolução desse formato deu origem a outras tendências, como o full outsourcing e o Business Process Outsourcing (BPO), conceitos capazes de alavancar diversos indicadores de desempenho corporativos e de suportar o crescimento rápido das operações.

Interessante, não? Que tal compreender todas as possibilidades e vantagens geradas por essas diferentes propostas e identificar a mais adequada às necessidades do seu negócio? Continue a leitura e confira!

O que são outsourcing, full outsourcing e BPO?

O outsourcing é caracterizado pela contratação de um fornecedor que passa a ser responsável pelo desenvolvimento de determinada atividade da empresa. Em geral, está relacionado à subcontratação de serviços com a intenção de estabelecer limites para despesas gerais e facilitar o gerenciamento.

Mas atenção: o outsourcing não deve ser traduzido como mera terceirização, já que pode ser aplicado a áreas de atuação bem complexas ― como Finanças, RH, Logística, Contabilidade, Marketing e TI, por exemplo.

Para garantir ainda mais expertise e segurança na prestação desses serviços, surgiu o full outsourcing. Nesse caso, o fornecedor se torna um verdadeiro parceiro estratégico do negócio, oferecendo know-how e viabilizando investimentos.

Além disso, existe também o Business Process Outsourcing (BPO), que pode trazer mais eficiência para todas as etapas da cadeia operacional, minimizando gastos e padronizando políticas e procedimentos internos. Nesse caso, a empresa contratada faz um mapeamento dos processos para identificar gargalos e ameaças. Desse modo, ela consegue remodelar as rotinas e garantir mais produtividade.

Quais áreas podem contar com o full outsourcing?

O full outsourcing é um grande aliado dos gestores que buscam mais agilidade e poder de execução, mantendo seu capital intelectual dedicado apenas ao core business. E o melhor: são várias as áreas que podem se beneficiar das facilidades geradas pelo full outsourcing! Confira quais são as principais nos próximos tópicos.

Tecnologia

De fato, muitas empresas já delegam as atividades de TI para fornecedores especializados, que administram hardware, software e serviços. Com o full outsourcing é possível ter acesso a uma série de opções para suprir as necessidades de infraestrutura de rede, servidores físicos e virtuais, comunicação unificada, mobilidade e segurança de dados.

Uma modalidade que vem crescendo nessa área é a oferta full as a service, onde as empresas deixam de investir na aquisição de ativos para contratar fornecedores de serviços, gerando economia e evitando preocupações com obsolescência de equipamentos.

Jurídico

A gestão dos processos jurídicos também pode ser aprimorada com o full outsourcing. Nesse caso, profissionais preparados gerenciam todas as questões legais, garantindo o cumprimento de obrigações trabalhistas, cíveis e fiscais.

Com isso a companhia evita reclamações, ações indenizatórias, interdições ou penalidades. Outro ponto importante está relacionado à análise de contratos de outsourcing. Com o auxílio de advogados e peritos, a empresa pode se resguardar, minimizando as chances de prejuízo.

Recursos Humanos

Atividades voltadas a recrutamento, seleção, monitoramento da presença dos funcionários, contabilização de horas trabalhadas e folha de pagamento estão entre as que podem ser realizadas por um fornecedor devidamente habilitado. Os benefícios corporativos também merecem atenção especial, pois provocam impactos nos níveis de motivação das equipes.

Contabilidade

As rotinas contábeis também podem ser terceirizadas. Essa migração garante mais agilidade e conformidade aos processos envolvendo impostos, taxas, tributos e recolhimentos obrigatórios.

Finanças

Serviços de gestão de recebíveis, contas a pagar e a receber, operações financeiras e seguros são os mais comuns a serem terceirizados, pois permitem padronização, automatização e padrões elevados de compliance.

Governança, Riscos e Compliance

As políticas de Governança, Riscos e Compliance (GRC) são fundamentais para a reputação da empresa. Por isso, a contratação de auditores externos pode ser a melhor escolha. Esses especialistas analisam os procedimentos internos, rastreando erros, fraudes e desvios para produzir resultados significativos em médio e longo prazos.

O que você precisa saber antes de contratar?

Antes de contratar um fornecedor, é preciso entender alguns aspectos que envolvem o outsourcing. Confira os próximos tópicos e monte agora mesmo a sua checklist!

Necessidades e prioridades

Para decidir pelo full outsourcing, é preciso confirmar as necessidades do negócio e listar exatamente quais tarefas devem ser delegadas, bem como as responsabilidades, os padrões exigidos e as entregas. Essa análise serve para estabelecer prioridades e definir parâmetros.

Histórico e capacidade de atendimento

É essencial pesquisar o histórico e medir a credibilidade dos potenciais futuros fornecedores. Nesse caso, é importante verificar os índices de satisfação de outros clientes, a infraestrutura para atender às demandas da operação, a capacidade de atendimento, a qualificação dos profissionais e, claro, os serviços oferecidos.

Portfólio e especialidades

Além de orçamentos, é preciso comparar portfólios e especialidades. Para tanto, o gestor deve avaliar todas as cláusulas descritas no contrato de prestação, incluindo escopo, tecnologias, jornada de trabalho das equipes, aportes financeiros, prazos, indicadores de performance, além de multas para situações de desrespeito aos critérios previamente estabelecidos.

Gestão compartilhada e fiscalização

O full outsourcing exige uma gestão compartilhada, em que contratante e contratada se comprometem com a troca de informações e com diálogos abertos sobre resultados, oportunidades e planos de contingência.

Indicadores de desempenho

Entre as melhores práticas de gestão de serviços terceirizados está a implementação de Key Performance Indicators (KPIs). Lembrando que todas as equipes devem ter metas a alcançar que sejam, ao mesmo tempo, arrojadas e realistas, definidas com o desdobramento dos objetivos macro da empresa.

Para acompanhar a evolução das atividades, é preciso contar com indicadores capazes de evidenciar gargalos e falhas para que, com essas informações, os gestores promovam os ajustes necessários.

Retorno sobre o investimento

O Return on Investment (ROI) é um dos KPIs mais importantes para a gestão de qualquer empresa. Por meio desse cálculo é possível comparar ganhos ou perdas gerados por um projeto com os respectivos valores investidos.

Dessa forma, o ROI consegue mostrar como a opção pelo full outsourcing pode ser mais rentável que manter a operação internamente. Nesse caso, devem ser considerados os gastos com mão de obra, treinamento e encargos, além de infraestrutura e instalações.

Essa avaliação também precisa contemplar outros fatores, como o aumento da lucratividade, a redução de custos e a ampliação da carteira de clientes. Desse modo, é fácil perceber que o full outsourcing contribui bastante para uma gestão mais inteligente e moderna. Com o uso adequado dos modelos de terceirização de serviços, é possível eliminar os desperdícios e conquistar processos mais ágeis e robustos.

Como funciona o Full Outsourcing da Vexia?

A Vexia é uma empresa com 18 anos de experiência de mercado, tendo atendido mais de 120 empresas dos mais diversos segmentos. Ela nasceu da primeira companhia de shared services do Brasil, criada em 1999. Ou seja, é pioneira e referência em outsourcing no país.

Entre os serviços que oferece está o Finance, que é o suporte aos processos ligados às operações financeiras e administrativas. A Vexia atua não só para garantir a segurança, mas também o compliance desses processos. Ou seja, adequa a atuação da empresa que a contrata em conformidade com leis e regulamentos externos e internos. O que é especialmente importante, por exemplo, para as empresas que tenham grande responsabilidade jurídica e normativa sobre as suas ações.

Outro serviço oferecido é o Accounting & Tax, que diz respeito às operações contábeis e tributárias. A Vexia atua tanto no âmbito nacional como global, a fim de garantir o melhor suporte a sua empresa em relação à contabilidade.

No caso do Strategic Sourcing & Procurement, a Vexia tem uma atuação na gestão de compras de materiais e serviços de maneira compartilhada, proporcionando às empresas que adotam o full outsourcing uma economia financeira significativa. A Vexia tem acordos com as principais companhias aéreas e locadoras de veículos, auxiliando no processo de viagens corporativas, por exemplo.

O serviço Human Resources oferece suporte à parte burocrática ligada ao RH, como folha de pagamento, distribuição de benefícios (vale-transporte, refeição, assistência médica e odontológica), emissão de férias, rescisões contratuais etc., tendo a capacidade para trabalhar com diversos documentos ao mesmo tempo.

Já o serviço Legal, que corresponde ao Jurídico, oferece todo o suporte tributário e contratual, tendo como diferencial o alto índice de êxito nas ações a que se propõe, prestando não só assessoria, mas também consultoria quando a contratante precisar.

No contexto da TI, a Vexia lida não só com a infraestrutura das diferentes aplicações de tecnologia como o sistema SAP, eliminando as perdas e ociosidade das equipes, mas também com a segurança de dados e soluções no campo de telecomunicações. Ela conta com milhares de estações de trabalho, bancos de dados de última geração e todo o suporte ao usuário.

No GRC, a Vexia trabalha com uma equipe sênior pronta para atender às necessidades da empresa contratante. Além de avaliar riscos internos, monitora o vazamento de informações e também avalia a maturidade dos processos internos.

Quais são os diferenciais da Vexia?

Além do que foi citado no tópico anterior, como a expertise de mercado, a empresa tem vasta experiência em compliance, tendo realizado mais de 30 mil due diligences — trabalho analítico que visa conhecer os detalhes de uma empresa antes de alguns processos, como fusão com outras companhias ou aquisições.

Os colaboradores são altamente qualificados e atuam também no mercado internacional, o que garante uma visão ampla de mercado. Falando em equipe, a Vexia investe em um sistema integrado de desenvolvimento com várias horas de treinamento, plano de carreira estruturado e incentivo à qualificação, o que torna o seu time único.

Como vimos, as vantagens técnicas e econômicas proporcionadas pelo full outsourcing dão subsídios para que a empresa se mantenha competitiva e com perspectivas reais de crescimento. Para isso é necessário investir em parcerias estratégicas, que agreguem valor ao negócio ao reunir conhecimento, know-how e dedicação.

E a sua empresa, já usa o outsourcing como opção de gestão? Entre em contato com um especialista!

Como gerir bem contratos de outsourcing

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Não importa o tamanho da empresa, ela sempre vai precisar contar com serviços terceirizados (outsourcing): seja para atender uma demanda que não pode ser suprida pela equipe interna, seja para contar com profissionais especialistas em determinado setor.

Para manter uma boa relação entre as partes e contar com as vantagens desse tipo de operação, é preciso cuidado especial na elaboração dos contratos de outsourcing. Neste artigo vamos te mostrar o que sua empresa tem a ganhar ao terceirizar e como redigir contratos que tragam confiabilidade e segurança jurídica diante da nova Lei da Terceirização. Confira!

Entenda as vantagens dos contratos de outsourcing

São vários os motivos para a contratação de uma empresa terceirizada. O primeiro deles é a necessidade de contar com um know-how especializado. É o caso, por exemplo, da contratação de equipes de TI para a implementação e manutenção de infraestrutura tecnológica na empresa.

O segundo fator decisivo é o custo: o outsourcing sai mais em conta do que a contratação de pessoal, treinamento e pagamento de impostos trabalhistas, além da compra de material específico para a realização de um serviço. Além disso, o contrato vem com valores fechados, tornando as despesas previsíveis e controláveis.

Por fim, vale lembrar que contratos com terceirizadas são flexíveis: eles podem ser utilizados apenas em casos pontuais ou mesmo modificados ou encerrados conforme as condições do mercado ou com a mudança de foco da empresa.

Pesquise antes de elaborar o contrato

Antes de pensar em fechar um negócio com uma terceirizada, siga o velho mandamento de qualquer transação: pesquise preços e condições em diferentes concorrentes. Isso vai ajudar a empresa a ter uma ideia do contexto de mercado, conhecer os fornecedores, seu método de trabalho e conseguir mais informações para o momento de negociar os valores e modalidades de pagamento.

Lembre-se, também, de contatar fornecedores com a ideia clara de qual serviço você precisa e quais os objetivos você pretende atender com eles. Isso facilita a relação entre contratante e contratado antes mesmo das assinaturas serem feitas e dá a oportunidade para que o fornecedor ofereça soluções personalizadas para a sua demanda.

Conheça a legislação

Recentemente, a mudança na Lei da Terceirização causou polêmica e algumas dúvidas. As principais são: a empresa poderá terceirizar a sua atividade-fim? O contratante tem responsabilidade em relação aos empregados da terceirizada?

A resposta para a primeira é positiva: uma empresa de TI poderá acionar uma terceirizada cujo foco é programação, por exemplo. A segunda resposta, no entanto, merece um pouco mais de atenção.

Segundo a nova lei, a empresa contratante tem responsabilidade subsidiária sobre os direitos dos trabalhadores terceirizados. Isso significa que, caso a terceirizada não cumpra as obrigações previstas pela CLT, a contratante pode ter que responder na justiça, ainda que não haja vínculo empregatício direto com os funcionários terceirizados.

Defina o padrão de qualidade

Fornecedor escolhido e a lei observada, chegou a hora de elaborar os termos diretamente ligados ao serviço nos contratos de outsourcing. Com o escopo do documento definido e os serviços bem descritos, é preciso deixar claro qual é o padrão de qualidade esperado do serviço.

Estabeleça as métricas de desempenho que serão utilizados para monitorar resultados e defina, de antemão, qual a melhoria de índices esperada no decorrer do contrato. Isso pode ser, por exemplo, a diminuição do tempo de reparo de equipamentos em 15% ou o aumento do tempo de disponibilidade de sistemas para funcionários ou clientes.

Uma boa ideia é estabelecer um SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Níveis de Serviço), em que os resultados esperados são discriminados, bem como o tempo de duração de cada um dos serviços.

Não se esqueça da compliance

Toda empresa tem regras de conformidade que estabelecem quais práticas são recomendadas ou aceitáveis na organização. O problema é que nem sempre a compliance do cliente corresponde à do fornecedor. Portanto, é necessário alinhar as diretrizes das duas empresas já na elaboração dos contratos de outsourcing.

Esse tipo de ação é relativamente simples e evita conflitos e disputas durante o cumprimento do contrato. Além disso, garante que integração entre a equipe externa e interna seja mais fluida e produtiva, já que todos estarão na mesma página.

Defina penalidades em caso de danos ou falhas

Um passo importante na elaboração dos contratos de outsourcing é a definição do que pode ser considerado dano ou falha causados pelo terceiro. Afinal, o documento também deve prever situações em que algo sai errado, como corrigir a determinada falha e se haverá ou não punição para a parte responsável.

É importante, também, que o contrato estabeleça uma equipe responsável por definir as responsabilidades em caso de erros, o que pode ser feito com uma governança neutra: o estabelecimento de uma equipe cuja responsabilidade seja acompanhar a entrega dos serviços da terceirizada e conferir o cumprimento de cada item do contrato. Essa equipe, portanto, deve funcionar como uma mediadora na relação entre a fornecedora e a empresa.

Estabeleça canais de comunicação

Os documentos de outsourcing são importantes ferramentas para balizar toda a relação entre as partes, que só será produtiva e saudável se clientes e fornecedores mantiverem uma comunicação constante durante a prestação de serviços.

Colocar as lideranças de cada lado em contato constante, solicitar o envio de relatórios regulares sobre o avanço dos trabalhos e realizar reuniões e treinamentos com terceirizados e funcionários internos é uma boa maneira de aumentar a integração, prevenir conflitos e ainda encontrar soluções mais eficientes.

É importante lembrar que as alterações no escopo definido em contrato só devem ser realizadas após um acordo entre as partes e formalizadas em um novo documento ou adendo. Dessa forma, todos os passos ficam registrados e ganham segurança jurídica.

Seja claro em relação a pagamentos e extensão do contrato

Embora alguns contratos de outsourcing sejam bem pontuais — como na contratação de funcionários para uma reforma específica —, alguns também preveem trabalhos intermitentes, como em manutenção e limpeza ou na prestação de serviços de TI. Nos dois casos, é importante que a empresa já especifique quais pagamentos serão realizados, sob quais condições (atingir um nível de excelência na entrega, por exemplo, pode render bônus) e em quais prazos.

Também é importante que o contrato preveja a possibilidade de renovação ou extensão caso os níveis de qualidade esperados sejam atingidos. A possibilidade de um contrato maior estimula a fornecedora a manter serviços de excelência para fidelizar os clientes, ou seja, a empresa contratante.

Viu como os contratos de outsourcing são importantes no relacionamento com terceiros? Descubra mais informações de valor para a gestão da sua empresa assinando a nossa newsletter! Assim você recebe as novidades do nosso blog diretamente na sua caixa de entrada!

Por que ter um projeto de armazenamento em nuvem corporativo?

A pressão por resultados é uma desafio diário dos gerentes de empresas que precisam tomar decisões estratégicas a todo momento, principalmente pensando na otimização da operação e redução de custos.

Você sabia que o armazenamento em nuvem pode ser a solução para ganhos reais nessas duas pontas? Se você tem dúvidas sobre o assunto ou precisa de mais informações para convencer a diretoria, este post foi feito para você!

Armazenamento em nuvem e cloud computing: muito mais do que HDs virtuais

Quando falamos em armazenamento de nuvem, a primeira imagem que costuma vir à cabeça são os HDs virtuais que usamos em nossas contas pessoais, como o iCloud.

A verdade é que, quando levada para o meio corporativo, essa é uma solução muito mais completa, que envolve vários aspectos do cloud computing para diminuir o estresse sobre a estrutura interna da empresa, agilizar processos e reduzir custos.

Também existe o mito de que o uso de cloud implica em menos segurança e menos controle sobre os dados da empresa. Essa é outra afirmação falsa.

Um projeto de armazenamento em nuvem bem executado é um ganho em segurança e garante à empresa um domínio maior sobre como suas informações estão sendo acessadas e utilizadas.

Mas por que exatamente você deve apostar nessa solução? Vamos te mostrar, tanto na área de operação quanto de segurança, como o armazenamento em nuvem contribui para uma empresa enxuta e com mais capacidade de inovação:

Outsourcing em TI: ganhos em operação e planejamento

Terceirizar a TI de uma empresa não significa perder o controle ou adicionar risco à sua operação. É uma forma de priorizar investimentos estratégicos e ter uma maior flexibilidade.

Veja algumas vantagens que explicam isso:

Redução de custos

Um novo contrato de outsourcing parece uma despesa adicional de cara, porém ter um bom planejamento de implementação irá garantir a economia que a solução traz, em pouco tempo.

Em vez de gastar com equipamentos internos, como servidores e computadores, que demandam atualizações periódicas e manutenção constante, a empresa passa a gastar com serviços.

O cloud computing permite que você tenha menos estrutura física, inclusive adotar o uso de BYOD (quando os funcionários usam seus próprios equipamentos para o trabalho). Além de economizar em hardware você ainda garante mais espaço dentro do escritório.

Maior flexibilidade

A migração de despesas de bens de capital para serviços também aumenta a flexibilidade da sua empresa. Isso significa não estar engessado a uma estrutura física na hora de planejar mudanças estratégicas.

O armazenamento em nuvem, por exemplo, é um serviço distribuído por demanda. Se você precisar aumentar sua capacidade de espaço e computação para uma nova operação, você conta com esse acréscimo em segundos.

Maior produtividade

Ter arquivos importantes da empresa disponíveis para seus funcionários a hora que eles precisarem, onde eles estiverem, é um ganho imediato de produtividade. E você sabe o quanto produtividade significa em economia.

Também a facilidade de acesso, ferramentas de colaboração na edição de documentos, históricos de modificações e uso de dados, tudo isso garante uma operação mais objetiva e com menos ruídos durante os processos.

Ganho estratégico

Redução de custos, flexibilidade e produtividade. Esses três elementos, quando otimizados em uma empresa, são a base da sua capacidade de inovação.

O que você tem nas mãos ao terceirizar soluções como o armazenamento em nuvem é uma capacidade maior de ajustar rumos estratégicos e uma equipe menos sobrecarregada para executar o seu planejamento.

Manutenção, atualização e proteção são ações que não impactam diretamente no seu modelo de negócios, mas tiram da sua empresa o foco na capacidade de adotar estratégias inovadoras e ganhar mais mercado. Esse sim é motivo suficiente para fazer a diretoria comprar a sua briga.

Outsourcing em TI: ganhos em segurança

Mesmo que os ganhos em custos e operações estejam claros, ainda existem os mitos sobre a segurança do armazenamento em nuvem que pairam sobre o planejamento de gerentes e diretores.

Então, vamos terminar desmistificando essa ideia de que outsourcing em TI significa dados vulneráveis. Veja o que a terceirização desses serviços traz de ganho no quesito segurança.

Dedicação em segurança empresarial

Pense bem, seu time tem capacidade para se dedicar à segurança dos dados corporativos, mesmo com tantas outras tarefas e rotinas para se preocupar?

O grande diferencial do outsourcing em TI é a contratação de serviços com equipes específicas para cada área, principalmente a de proteção de dados. São profissionais especializados e capacitados para responder a qualquer crise com rapidez e eficiência, mais do que seria possível em uma estrutura mantida internamente.

Recuperação de dados

Também um importante aspecto de segurança do armazenamento em nuvem é a maior capacidade de recuperar dados perdidos ou corrompidos, por meio de backups e redundâncias de sistemas.

Com a manutenção de um histórico de modificações, é possível também recuperar versões anteriores de informações, dados ou documentos que foram alterados de forma indevida.

Controle de acesso

Falando em uso indevido de sistemas, o cloud computing fornece maior controle sobre o uso de ferramentas e arquivos da empresa. Terceirizar nesse caso significa dar a você mais poder de gerenciamento.

É possível restringir acessos, analisar o comportamento de funcionários na rede e, se preciso, identificar possíveis brechas de segurança e falhas humanas.

Criptografia

Por último, o armazenamento em cloud oferece métodos muito seguros de criptografia para proteger os dados sensíveis da empresa.

Os acessos estão protegidos de invasões externas e somente quem tiver acesso privilegiado será capaz de visualizar, editar e copiar arquivos e informações.

O armazenamento em nuvem não é só um disco virtual para salvar cópias de documentos. É uma solução que envolve segurança e otimização de processos para dar à sua empresa a capacidade de crescer e inovar com uma operação enxuta, econômica e flexível.

Você agora está pronto para apresentar um planejamento de outsourcing para a sua diretoria? Ainda tem alguma dúvida? Então venha na nossa seção de comentários aqui embaixo e vamos conversar!