Quem trabalha na área de compras de qualquer empresa precisa atuar de forma estratégica. E foi por constatar que nem sempre é possível alcançar esse objetivo com a correria do dia a dia que surgiram as ferramentas de e-procurement. Essas plataformas automatizam processos ao mesmo tempo em que facilitam a comunicação entre empresa e potenciais fornecedores, viabilizando melhores negociações e rompendo barreiras geográficas.
Ficou interessado? Então acompanhe agora mesmo nosso post para entender esse conceito, aprender como uma ferramenta de e-procurement melhora os processos de compras e esclarecer de uma vez por todas quais são os objetivos conquistados!
A ferramenta
O termo e-procurement deriva de electronic procurement, que se refere ao processo de compra e venda de produtos e serviços entre empresas (B2B) pela internet.
O e-procurement é uma solução que automatiza todos os processos de compras, desde sua requisição até o pagamento, passando por aprovações, propostas, comparação de preços, emissão de pedidos e muito mais.
As funcionalidades englobam todo o fluxo operacional de compras: Request to Pay, com redução dos custos operacionais dos processos e compliance.
O funcionamento
Após o Sourcing, o e-Procurement é a compra real dos bens e serviços dos fornecedores. Executa os contratos negociados criados pelo Sourcing, que normalmente incluem preços acordados para os produtos e descontos, uma vez que uma determinada quantidade é alcançada, além de outras negociações.
No e-Procurement, o pagamento é gerenciado e processado eletronicamente e não há negociação nessa fase do ciclo de compras.
As vantagens
A dinamicidade do mercado exige que as empresas tenham uma comunicação mais eficiente com os fornecedores para estabelecer negociações mais vantajosas e acabar com as barreiras geográficas. Nesse cenário, os benefícios do e-procurement são diversos. Confira agora mesmo os principais!
Redução de custos
A ferramenta facilita a gestão dos gastos e otimiza o uso do tempo nas operações de compra. Um exemplo da diminuição de custos proporcionada pela adoção do e-procurement está na economia com telefone e papel, insumos usados no processo tradicional de cotação que se tornam desnecessários com a mudança.
Otimização de processos
As atividades de compras internas e externas são agilizadas com a plataforma, uma vez que por meio dela é possível encaminhar desde requisições a cotações e solicitações. As funcionalidades ainda são ampliadas pelo tracking das operações. Com isso, o gestor monitora os processos de compradores e fornecedores, verificando se os pedidos estão sendo feitos no prazo.
Segurança na comunicação
O e-procurement permite ter um contato mais próximo com os fornecedores, o que facilita a troca de informações. A negociação também se torna mais segura por serem feitos registros. Isso sem contar que, em caso de auditoria, as informações estão acessíveis. Em relação ao próprio processo de compras, obtém-se mais transparência e é possível gerar relatórios usando os dados armazenados.
Ampliação da eficiência
A cotação tradicional exige processos manuais, com a inserção de dados em diferentes planilhas. Já com o e-procurement, é possível não só evitar o gasto desnecessário de tempo, mas também garantir um desenvolvimento mais adequado aos processos logísticos, uma vez que as ordens de compra são executadas automaticamente dentro do prazo estipulado.
Atratividade nos preços
A competitividade estimulada pela ferramenta exige que os potenciais fornecedores forneçam propostas mais interessantes, detalhando as informações e garantindo a entrega e a qualidade do produto ou serviço. Assim, o negócio consegue definir os melhores fornecedores a partir de dados confiáveis.
Aumento da segurança
O sistema de e-procurement é bastante seguro e impede a execução de práticas indevidas, que poderiam vir a prejudicar as negociações.
Tomada de decisões
O e-procurement fornece aos gestores acesso a diferentes dados fornecidos por relatórios de Business Intelligence (BI). Com essas informações, é possível, por exemplo, analisar a performance de fornecedores e compradores, identificar a economia obtida, aprimorar a logística do produto comprado e melhorar o planejamento estratégico.
Elevação da concorrência
Os diferentes parceiros em potencial cadastrados na ferramenta permitem à empresa avaliar variados aspectos, como prazos de pagamento, qualidade, preços e pontualidade nas entregas. Essa característica faz com que a escolha seja mais embasada.
Economia de tempo
A adoção do e-procurement deixa em segundo plano as análises manuais. Por meio da ferramenta, o gestor consegue visualizar estatísticas e dados que levam a uma definição mais clara das melhores opções para cada operação avaliada. As ordens de compra também seguem mais facilmente o calendário de produção, o que evita atrasos.
A integração dos dados de diferentes áreas ainda eleva a colaboração e garante a continuidade dos fluxos de trabalho. Isso denota um senso de compromisso em que todos seguem as práticas de solicitação, autorização e ordem de compra de acordo com o planejamento estratégico empresarial.
Como você pode ver, os benefícios são tão amplos que ultrapassam as operações internas do negócio. Por tudo isso e muito mais, o e-procurement é uma alternativa bastante interessante para qualquer empresa!
E você, já usa uma ferramenta de e-procurement ou ainda precisa encontrar uma solução para sua organização? Se gostou deste conteúdo, aproveite para compartilhá-lo em suas redes sociais!
