Não importa qual seja a área de atuação ou o porte da empresa, seus objetivos certamente passam pela otimização da produtividade e o aumento dos lucros. Para tanto, é preciso estar atento aos processos internos de trabalho. Normatizá-los, organizá-los, submetê-los a determinado modelo: estamos falando de padronização de processos.
E já podemos adiantar que, ao contrário do que muitos pensam, não se trata de engessar os métodos de trabalho da empresa, mas sim de criar um modelo ideal de execução, reduzindo as oscilações e aumentando a eficiência.
A seguir, falaremos sobre a importância da padronização de processos, quais medidas podem ser adotadas para alcançar esse objetivo e quais benefícios costumam ser observados a partir daí. Continue acompanhando para saber mais!
A importância da padronização de processos
A padronização de processos se propõe a definir o método mais adequado para a realização de determinada tarefa. Com essa ajuda, os colaboradores passam a ter um direcionamento bem mais preciso sobre como as atividades devem ser executadas e também sobre os resultados esperados.
Por outro lado, os gestores conseguem avaliar os profissionais de forma mais justa e fazer uma análise embasada dos resultados, independentemente de quem concluiu a tarefa ou do período em que a avaliação é feita — visto que a metodologia adotada é sempre colocada em prática.
Os maiores benefícios da padronização
As mudanças geradas pela padronização de processos resultam em uma série de benefícios. Podemos citar entre os principais:
- agilidade na execução das atividades;
- aumento na qualidade dos produtos e serviços;
- facilidade para identificar falhas, suas causas e pontos em que ocorrem;
- criação de soluções mais precisas;
- redução do índice de erros e desperdícios;
- melhoria nos índices de produtividade;
- facilidade para treinar novos colaboradores;
- controle sobre os processos;
- garantia de utilização correta dos recursos;
- facilidade para implementar uma rotina de melhorias contínuas;
- redução de custos;
- caminho para a excelência nos negócios.
A padronização de processos vai além de mudanças nas rotinas operacionais da empresa, com as consequências dessa atividade influenciando até mesmo nos resultados financeiros. Afinal de contas, é possível economizar recursos (com mão de obra, ferramentas, máquinas e equipamentos, por exemplo) e aumentar a eficiência.
As 7 medidas para chegar lá
A partir de agora, confira aqui uma lista com as principais medidas para consolidar a padronização dos processos na sua empresa!
1. Mapear os processos
O mapeamento dos processos costuma ser o primeiro passo quando se trata de padronização. Estuda-se por meio dele os fluxos de trabalho, apontando de onde vêm os recursos (informações, materiais, equipamentos e ferramentas, por exemplo) e para onde vão os resultados das tarefas concluídas.
O mapeamento também indica quem é o responsável pelas etapas e quais falhas ou oportunidades de melhorias foram identificadas ao longo das atividades. Feito o trabalho, desenha-se o respectivo fluxograma, que será utilizado para avaliar as soluções e os aprimoramentos que devem ser aplicados.
2. Implementar as mudanças
Nesse momento, todas as mudanças apontadas no mapeamento são colocadas em prática. A ideia é otimizar os processos e torná-los mais eficientes antes de definir qual é o melhor padrão de execução.
3. Eliminar aquelas tarefas desnecessárias
Também é preciso eliminar as tarefas desnecessárias, atividades que não agregam valor ao resultado final. Normalmente, essas práticas só estão ali porque os processos já eram executados daquela forma há mais tempo e ninguém parou para questionar sua verdadeira importância ou necessidade.
4. Definir as responsabilidades
Outro ponto importante na padronização de processos é a definição de responsabilidades. Isso não quer dizer que seja necessário indicar um colaborador específico, mas que se deve destacar quais funções e áreas são responsáveis por cada etapa dentro do fluxo de trabalho.
Isso é especialmente importante quando uma atividade envolve mais de um setor. Ao fazer essa atribuição, ficam claros quais são os limites e os deveres de cada um, bem como quem deve responder sobre os resultados — principalmente se eles não estiverem dentro do esperado. Assim, o responsável pode apontar as possíveis causas e ajudar a elaborar uma solução para o problema.
5. Formalizar os métodos de trabalho
Depois que as responsabilidades e os novos processos foram definidos, chega o momento de formalizar os métodos. Isso pode ser feito por meio da elaboração de um documento chamado Instrução de Trabalho (IT), que não precisa ser tão detalhado como o fluxograma do mapeamento, mas deve indicar os passos para a execução de cada atividade. Dessa forma, dúvidas podem ser sanadas a qualquer momento.
6. Treinar os colaboradores
O treinamento dos colaboradores é fundamental para que a padronização de processos seja implementada com sucesso. Nesse sentido, é preciso ressaltar a importância do empenho individual dos profissionais na aplicação das mudanças e mostrar como elas impactam nos resultados.
Deve-se também enfatizar o papel de cada um dos funcionários da empresa na forma como as atividades devem ser executadas a partir daquele momento. Assim, todos se tornam conscientes das melhorias aplicadas e do papel de cada um para que os objetivos gerais sejam alcançados.
7. Monitorar por meio de KPIs
Por fim, é importante monitorar o impacto que as mudanças geram nos resultados. Afinal, o objetivo da padronização de processos não é apenas criar um modelo formal de trabalho, mas também enxergar mudanças que possam contribuir para melhorar o desempenho de forma contínua.
Deve-se, portanto, definir métricas e desenvolver indicadores de desempenho (KPIs). Esses recursos ajudarão a entender se as alterações foram benéficas ou se a performance está aquém do esperado. A partir das análises realizadas, é preciso compreender quais são as falhas e suas causas, bem como as ações que devem ser tomadas para corrigir aqueles pontos do processo em que ainda não se atingiu o resultado almejado.
Com isso, volta-se para a fase de implementação das mudanças, repetindo o ciclo de ações, o que permite tornar os fluxos de trabalho cada vez mais eficientes e com menor incidência de falhas. Assim, a cada ciclo, melhor se torna o desempenho dos colaboradores.
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