Guia do eSocial: conheça o sistema e implemente já!

Agora é certo: o eSocial entra em vigor de forma faseada a partir de janeiro de 2018 para todas as empresas brasileiras.                    O problema é que nem todo mundo está preparado para as obrigações que virão por aí. Sejam pequenas, grandes ou médias empresas, a verdade é que há muito a compreender sobre o novo sistema do Governo Federal.

Segundo um estudo da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), somente 4,4% dos pequenos empreendimentos estão preparados para executar suas operações no sistema.

A mesma pesquisa indicou que 29,1% dos negócios começaram a registrar seus dados na plataforma e 23,7% estão em uma etapa intermediária. Os dados evidenciam que o caminho a percorrer rumo ao pleno uso da plataforma ainda é longo e cheio de obstáculos a superar.

Para ajudá-lo a entender melhor o contexto em que as empresas se encontram é que resolvemos criar este guia. Aqui você conhecerá os principais detalhes sobre esse novo sistema, em desenvolvimento para facilitar o envio de informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais.

Acompanhando os próximos tópicos, você saberá o que exatamente é o eSocial, por que o programa foi criado, se existem vantagens para as empresas, se há alguma obrigatoriedade e quais são as datas de implementação. Assim você poderá se preparar para essa mudança! Vamos lá?

O que exatamente é o eSocial?

Esse programa é derivado da criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ferramenta adotada pelo Governo Federal com o objetivo de informatizar as operações executadas pela Receita e as obrigatoriedades cumpridas pelas organizações. É, portanto, um processo de transformação digital.

O novo sistema tem como finalidade unificar os dados de escriturações de obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas. Com isso, a transmissão será padronizada desde o armazenamento até a validação de informações no território nacional.

Basicamente, a ideia do programa é consolidar as obrigações trabalhistas, previdenciárias e acessórias das empresas para que todos os dados sejam apresentados de uma única vez. Desse modo, no futuro, o trabalho do profissional de Recursos Humanos será significativamente facilitado. Entre algumas informações que serão desobrigadas gradativamente estão:

• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Na prática, o programa pode ser compreendido como um ambiente on-line que serve de base para o preenchimento e o envio dessas informações. O resultado esperado é a redução das divergências nos dados, que atualmente costumam trazer muitos problemas para empresas e trabalhadores.

É comum, por exemplo, que um mesmo indivíduo tenha mais de um número de identificação do trabalhador, que é formado pelo PIS, NIT ou Pasep, podendo ser solicitado em vários órgãos, como CEF, Previdência Social ou ainda Banco do Brasil. Essa situação leva a informações incorretas a respeito de admissões e demissões e atualizações cadastrais, o que faz com que os dados trabalhistas fiquem parcialmente errados, ocasionando divergências cadastrais ou até o bloqueio de benefícios sociais. Exemplo: Seguro Desemprego.

Diferentemente do que acontece hoje, em que os dados são encaminhados a diferentes programas, com o envio das informações por um único sistema, as empresas não terão outra opção a não ser cumprir cada etapa — exigência que muitas vezes é esquecida nos dias de hoje.

A questão é que o novo programa evidencia a necessidade de revisar e sanear a base cadastral de Empregados e Empregadores, atualizando as informações para os cadastros já repassados.

Por que o programa foi criado?

A instituição oficial do eSocial se deu pelo Decreto 8.373, de 2014, com o objetivo de impedir a sonegação fiscal e conter a chamada economia subterrânea, que movimentou 16,3% do Produto Interno Bruto (PIB) em 2016. Essas finalidades serão alcançadas justamente pelo envio único, que automaticamente reduz a burocracia.

O decreto já citado instituiu o sistema como obrigatório para todas as organizações, independentemente do porte ou da atividade — comércio, indústria ou prestação de serviços. Os empregadores domésticos também foram incluídos no sistema, registrando as informações de seus empregados.

O programa se propõe a aumentar a segurança e a autonomia do tratamento e do uso dos dados empresariais, considerando as competências e finalidades das entidades participantes. Os órgãos públicos que participam do sistema são:

• Receita Federal do Brasil (RFB);
• Caixa Econômica Federal (CEF);
• Ministério da Previdência Social (MPS);
• Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Justiça do Trabalho (JT).

É importante destacar que os fatos deverão ser registrados assim que ocorrerem, o que traz mais confiabilidade às informações e a seu armazenamento, simplificando e flexibilizando a conferência pelas entidades competentes.

Como o eSocial impacta os processos corporativos?

O programa afeta as atividades das organizações uma vez que os dados passam a ser encaminhados de maneira integrada. Nesse cenário, fica evidente que o projeto tem 4 objetivos principais:

1. Unificar o envio de dados aos órgãos envolvidos;
2. Assegurar a todos os trabalhadores seus direitos previdenciários e trabalhistas;
3. Aprimorar a qualidade das informações relativas a questões de trabalho, fiscais e de segurança social;
4. Simplificar o envio das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Para alcançar essas finalidades, é preciso se adequar às novas regras. De acordo com uma matéria do Diário do Comércio, uma pesquisa da Receita Federal constatou que 22% das empresas apresentam problemas relativos aos cadastros dos próprios empregados. O novo programa exige a indicação de inconformidades, que precisam ser trabalhadas para solucionar falhas comuns.

Alguns problemas recorrentes são: trabalhadores com mais de um PIS ativo, colaboradores antigos que agregaram dependentes ou alteraram seu endereço, bem como empregados que casaram ou divorciaram e mudaram seu sobrenome. Todas essas (e tantas outras) situações devem ser regularizadas por meio do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e em alguns casos será preciso contar com um certificado digital para fazer a retificação.

No entanto, é essencial ficar atento a todas as possíveis inconformidades. Afinal, o novo sistema do Governo Federal conta com 45 leiautes e 1.858 campos para inserir os dados cadastrais e profissionais dos seus empregados. Para ajudá-lo nessa empreitada, confira agora alguns aspectos que devem ser analisados para acabar com as incongruências:

• Cadastros incompletos ou desatualizados;
• Admissão retroativa, pois os documentos devem ser entregues antes do início laboral do colaborador na empresa;
• Modificações contratuais retroativas, como alteração de funções, mudanças na jornada de trabalho e aumento salarial;
• Férias dobradas sem o devido pagamento da dobra;
• Atraso na entrega da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Incidências equivocadas de verbas ou eventos, que ocorrem, por exemplo, ao pagar benefícios com caracterização salarial, mas sem incidência de FGTS, INSS e/ou Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
• Registro incompleto de dependentes, quando inseridos para dedução no cálculo do IRRF e planos de Saúde/Odontológico;
• Notificações de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), especialmente em caso de mudança de função ou setor ou em caso de afastamento, situações demandam mais que o atestado periódico;
• Descontos indevidos e sem autorização prévia na folha de pagamento do empregado;
• Utilização da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) com grau de instrução incompatível;
• Férias registradas, mas não cumpridas (de gaveta);
• Desatualização dos laudos ambientais (PPRA, PCMSO ou LTCAT);
• Pagamentos realizados fora da folha – reembolso via caixa;
• Atestados de afastamento não lançados — lembrando que a informação para o eSocial será obrigatória para ausências médicas a partir de 3 dias consecutivos;

Existem vantagens para as empresas?

Como você pode perceber até aqui, as empresas precisarão modificar seus processos internos, inclusive rotinas executadas de fiscalizações tributárias, direitos trabalhistas e previdenciários. As maiores mudanças, no entanto, estão relacionadas às atividades dos profissionais de gestão de pessoas, envolvendo a maioria dos departamentos da empresa, tais como: Medicina e Segurança do Trabalho, Jurídico, Contábil e Fiscal. Nesse cenário, existem diversos benefícios a serem alcançados pela organização. Confira os principais!

Simplificação de atividades

As informações passam a ser entregues de maneira integrada, evitando redundâncias, o que desobrigará as empresas (gradativamente) de processarem diversos documentos e encaminharem às entidades de fiscalização — como RFB, MTE, INSS, entre outras.

Racionalização dos processos

As atividades executadas são fundamentadas a partir do novo sistema do Governo Federal, pois sua inserção é feita uma única vez, através dos 45 leiautes.

Aprimoramento da gestão

Os dados empresariais ficarão mais organizados com a adoção do novo programa. Seus acessos ficarão mais fáceis, bem como a comparação de informações atuais com as já processadas. A consequência é uma análise mais apropriada da evolução organizacional e das mudanças implementadas.

A partir disso, é possível melhorar a gestão organizacional, uma vez que os dados servem como subsídio para as tomadas de decisão. Os gestores também têm a oportunidade de revisitar os processos de modo aprofundado, o que possibilita criar indicadores para apurar a performance corporativa, simplificando e aprimorando os procedimentos.

Diminuição de custos

A informatização dos processos e do envio das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais gera não só economia de papel, mas também redução de espaço, tempo e custos. É possível fazer o backup de todos os cadastros e eliminar alguns arquivos ainda mantidos na empresa.

Segurança e transparência jurídica

Os dados e sistemas digitais elevam a consistência das informações, trazendo como benefícios a melhoria da segurança e da transparência jurídica. Basicamente, o cadastro virtual melhora o contato entre os órgãos públicos e as organizações, pois há mais clareza nas informações perante o Fisco. Ao mesmo tempo, evita-se criar condições para passivos trabalhistas, fiscais e previdenciários, aprofundando o relacionamento com os stakeholders.

Controle e cruzamento de dados

A unificação no envio dos dados facilita a comparação das informações, uma vez que tudo está disponível em um sistema só. Essa característica também assegura a atualização constante dos registros e favorece a aplicação de multas sempre que necessário.

Ao mesmo tempo, essa característica exige um cuidado maior no preenchimento e na atualização das informações, que deve ser constante. Isso porque as entidades envolvidas podem encontrar irregularidades mais facilmente — como é o caso da sonegação de tributos.

Redução da burocracia

O projeto a ser implantado em 2018 tende a diminuir os trâmites realizados nos processos empresariais devido à centralização dos envios das obrigações. Com isso, fica muito mais fácil cumprir as exigências da Receita Federal e garantir o pagamento dos impostos devidos.

No caso das empresas com folhas de pagamento muito longas e complexas, os dados unificados e digitalizados estão menos suscetíveis a falhas. Consequentemente, a organização também fica menos sujeita a irregularidades e problemas com o Fisco, evitando o bloqueio da Certidão Negativa de Débito (CND).

Prazos de atualização

O período de inclusão dos cadastros oficiais relativos a alterações na folha de pagamento é mais rápido com o novo projeto do Governo Federal. E isso pode ser percebido por meio de um exemplo simples:

Se hoje a admissão de um empregado leva até 40 dias para seu encaminhamento, com o programa obrigatório a partir de 2018, esse prazo será antecipado para 1 dia antes da ocorrência do fato. Isso significa que é preciso fazer um controle diário (e mais aprofundado) dos dados para cumprir os prazos da legislação.

Centralização das informações

Como as informações estarão disponíveis em apenas um local, serão rapidamente acessadas. O governo terá somente uma fonte de dados e uma integração maior com os sistemas das empresas, o que diminui a possibilidade de erros e ilegalidades, enquanto facilita o controle dos dados.

Há alguma obrigatoriedade no eSocial?

Esse projeto do Governo Federal eleva o monitoramento das obrigações acessórias. Por isso, pode ser comparado a um raio-X que analisa os dados relativos aos empregadores e empregados.

Com esse programa, o armazenamento e a entrega das informações são automatizadas, com os arquivos sendo enviados em formato XML e contando com mais de 45 leiautes obrigatórios. A princípio, você deve saber que o novo sistema substituirá gradativamente várias obrigações, tais como:

• GFIP;
• CAGED;
• RAIS;
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Livro ou ficha de registro;
• Folha de pagamento em papel;
• Afastamento temporário;
• Apuração de débitos e créditos tributários federais;
• GPS/INSS por estabelecimento;
• Monitoramento da saúde do trabalhador;
• Recolhimento de indenização compensatória — multa do FGTS

Todos esses itens são obrigações que precisarão ser informadas pelo eSocial a partir de janeiro de 2018. Você ainda pode se atualizar melhor sobre os campos e dados a serem repassados diretamente no site do programa. Lá estão disponíveis os leiautes com as respectivas exigências.

No entanto, tenha em mente desde já, que existem prazos diferenciados para o envio de algumas informações específicas. Os principais casos são os que você verá a partir de agora!

Admissões e demissões

Os prazos de informação ao governo sobre esse aspecto foram modificados. No caso da admissão, o cadastro deve ser feito 1 dia antes da contratação. Se o processo não acontecer, é possível cancelá-lo on-line, desde que não tenha ocorrido cálculos para este cadastro.

Por sua vez, a demissão de colaboradores deve ser feita e comunicada no prazo máximo de até 10 dias depois da rescisão do contrato de trabalho.

Folha de pagamento

Temos aqui a designação pela qual o eSocial ficou conhecido assim que surgiu: o nome folha de pagamento virtual apareceu porque todos os dados trabalhistas devem ser incluídos, como indenizações, salários, abonos, adicionais e horas extras, abatimentos de remuneração, entre outros.

Para conferir todos os registros que devem ser encaminhados, o ideal é acessar a tabela de natureza das rubricas. A folha de pagamento deve ser transmitida de modo aberto por empregado. Além disso, há especificações relacionadas à jornada de trabalho, que deve ser informada em detalhes, incluindo, por exemplo:   pagamento (créditos e débitos) do banco de horas.

O fechamento da folha de pagamento para apuração do ponto (faltas ou atrasos) e pagamento das horas extras realizadas, passa a ser feito obrigatoriamente pelo regime de competência, com os eventos devendo ser repassados no mesmo mês em que ocorrerem. Assim, as empresas não poderão mais optar por finalizar o ponto até o dia 15 ou 20 e lançar as horas extras feitas após esse período na folha do mês posterior. Ponto este que está gerando muita polêmica, uma vez que não há tempo hábil para execução de todas as atividades e obrigações acessórias no prazo legal.

Carga horária

A jornada de trabalho precisa ser repassada com as informações básicas do colaborador, como função e remuneração. Todas as modificações relativas a esse aspecto devem ser encaminhadas, inclusive alterações de horário quando o trabalhador está desobrigado de marcar o ponto – Art. 62 da CLT.

Modificações salariais

As alterações feitas no salário devem ser encaminhadas logo no dia seguinte à sua ocorrência, destacando a data da mudança. Perceba que o cadastro deve ser realizado antes do envio dos próximos dados de remuneração. Caso essa regra seja desrespeitada, o sistema indicará erro nos registros da folha de pagamento.

Quais são as datas de implementação?

Atendendo às necessidades de adequação das empresas, a implementação do eSocial foi prorrogada por diversas vezes. Mas agora é final: em 2018, os prazos de implantação serão efetivados e a adesão será obrigatória, porém, atualizado pelo faseamento em 2018, aguardando a publicação pelo Comitê Gestor:

Vale a pena ressaltar que, em qualquer caso, o envio das informações referentes à segurança e à saúde dos colaboradores só será compulsório 6 meses depois do término dos prazos citados. Assim, para empresas com faturamento maior que 78 milhões de reais, a obrigatoriedade começa a valer em 1º de julho de 2018. Já as demais organizações só precisam se preocupar com isso em 1º de janeiro de 2019.

Mas não se iluda: apesar dessa aparente folga, sua empresa deve estar preparada desde já! A recomendação é adotar o novo sistema a partir das datas previstas para sua implementação oficial, o que não o impede, porém, de já começar a testar o ambiente de produção do eSocial desde agora!

Como você pôde perceber, o novo programa do Governo Federal tem uma série de especificações que devem ser cumpridas à risca. No entanto, elas não são motivo para entrar em desespero. O recomendado é revisar e otimizar seus processos internos o quanto antes, definir um responsável pelo projeto e alinhar suas atividades com as empresas terceirizadas.

Além disso, é necessário mapear os sistemas empresariais já em uso para que sejam integrados e possam atender às novas demandas. Por fim, vale a pena atualizar os registros dos colaboradores e se certificar de que os dados estão corretos. Desse modo, sua companhia estará mais que preparada para essa revolução!

Agora que você conheceu melhor o eSocial, que tal conferir outras sugestões igualmente relevantes para seu negócio? É só assinar a nossa newsletter e receber os próximos conteúdos diretamente no seu e-mail!