Gestão de contratos é o conjunto de atividades que integram a administração dos acordos firmados com fornecedores, clientes, parceiros e colaboradores. Inclui desde a negociação de termos e condições até a fiscalização pelo cumprimento do que foi acertado entre as partes. Abrange a criação, execução e análise de um contrato, com os objetivos de potencializar os requisitos de impacto financeiro e operacional, bem como minimizar os riscos inerentes.
Diversas dificuldades de relacionamento com prestadores de serviço ocorrem devido a uma gestão de contratos ineficiente. Seja porque algumas situações podem não ser previstas no momento do acordo, mas também pela não observância das cláusulas diante de eventuais situações onde se acredita que as obrigações não foram cumpridas. Sendo assim, é interessante compreender como a gestão de contratos pode melhorar cada vez mais os processos da sua empresa.
A gestão de contratos é fundamental?
No contexto atual dos negócios, sabemos que toda empresa se relaciona com um número muito grande de stakeholders. Além dos clientes, que podem estar em diferentes partes do mundo e terem características distintas, há um número cada vez maior de fornecedores, já que as empresas estão se especializando no suprimento de itens ou de serviços específicos. Também há a prestação de contas aos órgãos de governo, aos acionistas e para a própria comunidade em que a organização está inserida.
Em muitos casos, o relacionamento entre essas partes é regido por meio de contratos. Esses documentos preconizam todas as informações relativas às obrigações acertadas entre esses entes, tais como:
- prazos;
- valores e formas de pagamento;
- quantidades e logística de fornecimento;
- características técnicas;
- níveis de serviço;
- multas e outras punições por descumprimento;
- dispositivos de encerramento.
Com isso, podemos afirmar que tudo o que é relativo ao gerenciamento desses termos é importante. Um contrato bem negociado e redigido com assertividade pode garantir segurança para os envolvidos, fazendo com que os riscos da operação sejam menores, além de evitar desgastes e dores de cabeça. Fazer o planejamento com antecedência e levantar todos os requisitos do escopo é imprescindível para que isso aconteça.
Ao longo do andamento do acordo, também é muito recomendável que as cláusulas sejam continuamente observadas e que haja medição das realizações. Esse processo assegura que os pagamentos possam ser efetuados de maneira correta e o que tiver sido estabelecido como direitos e deveres seja, de fato, verificado por qualquer um dos envolvidos.
Uma boa gestão de contratos ainda é útil nos momentos em que o acordo se finda, seja porque o tempo de relacionamento acabou e as condições foram executadas, ou mesmo no caso de haver necessidade de destrato, com o rompimento do compromisso. Um termo estruturado acertadamente contempla inclusive o que fazer nessas situações.
Quais os principais benefícios dessa prática?
Manter a gestão de contratos em dia, exercendo controle sobre os termos acordados e buscando um relacionamento cordial entre as partes traz muitos ganhos para a empresa. Confira agora alguns:
Promover segurança jurídica
Quando todos os seus contratos são devidamente estudados, analisados e podem ser acessados de modo fácil, com sua integridade preservada, você consegue assegurar uma tranquilidade muito grande para sua empresa e também para aqueles que fazem parte do acordo.
Por meio de uma boa gestão de contratos, é possível dar respostas rápidas quando há a necessidade de fazer alterações, negociar aditivos e outros dispositivos que visam manter a situação de equilíbrio entre os envolvidos.
Facilitar a auditoria
É comum que as empresas passem por processos de auditoria, em alguns casos isso ocorre até para atender exigências da lei. Quando a gestão de contratos é realizada com eficiência, as informações podem ser acessadas de modo mais simplificado, com maior transparência.
As atividades executadas ao longo do tempo negociado no acordo permitem que a validação das cláusulas seja feita na rotina. Então, quando o auditor demanda qualquer dado, por exemplo, a respeito do cumprimento de um prazo ou de uma quantidade de insumo acertada, o responsável não precisa sair correndo para providenciar tudo de última hora, uma vez que já terá tudo em sua posse.
Controlar custos
É comum as empresas efetuarem pagamentos indevidos quando não fazem a gestão de contratos de modo correto. Acontece também de deixarem de receber alguns produtos ou serviços que estavam estipulados preliminarmente nos acordos. Ou seja, há perda de recursos em ambos os casos.
Também há a possibilidade de ocorrências de multas e indenizações pelo não cumprimento de determinados itens do acordo, o que tem impactos diretos e irreversíveis no fluxo de caixa da empresa.
Padronizar procedimentos
Uma boa gestão de contratos auxilia a empresa a diminuir compras indevidas, reduzindo os riscos de fornecimento. Isso interfere diretamente nas possibilidades de investimentos da empresa, que pode colocar dinheiro no que realmente interessa.
Com o passar do tempo, além de gerar economia, a padronização pode melhorar a própria gestão em si, uma vez que os colaboradores já sabem o que como devem proceder em casos futuros.
Aumentar lucros
Com uma gestão de contratos adequada, tanto contratante como contratado podem acompanhar o desenvolvimento financeiro do acordo, possibilitando que as negociações ocorram de modo mais justo e em condições que sejam interessantes para todos os envolvidos.
Desse modo, a empresa pode avaliar o quanto iniciativas de contratação de um serviço, como um BPO em recursos humanos, são compensatórias e aumentam a lucratividade do negócio.
Criar uma base para análise de desempenho
Com o gerenciamento de todas as condições do contrato — preços, taxas, quantidades, prazos etc. — fica bem mais simples fazer comparações históricas entre fornecedores. Isso permite um maior poder de barganha em negociações futuras, além da identificação imediata de eventuais problemas, diminuindo o tempo de resposta e aumentando a produtividade.
Levantar as informações a respeito do cumprimento das cláusulas do contrato e criar indicadores para monitorar o atendimento é um dos requisitos mais importantes para que o desempenho seja corretamente avaliado.
O gerenciamento dos termos acordados entre as partes precisa ser feito da maneira mais eficiente possível. Não só por trazer ganhos incrementais quando é realizado, mas também porque pode acarretar em diversos prejuízos quando é negligenciado.
Uma boa gestão de contratos aumenta a capacidade de controle operacional e facilita muito o relacionamento, seja com os fornecedores ou com demais envolvidos nos processos do negócio.
Após ter compreendido melhor a importância de uma boa gestão de contratos, continue suas leituras e fique por dentro de como fazer a gestão de documentos de um modo mais eficiente!
