Strategic Sourcing: entenda como reduzir custos na área de compras

Strategic Sourcing é uma forma de aprofundar o processo de compra com técnicas mais avançadas, voltadas para gerar uma verdadeira redução de custos, permitindo que o setor tenha uma autonomia maior para entender do que a empresa realmente precisa, quais as compras que devem ser negociadas e quais os fornecedores que precisam de uma aproximação maior, entre outros fatores.

 

Foi-se o tempo em que o setor de compras da empresa era apenas uma área responsável pela compra de matéria prima. Hoje, ele passou a ter um papel estratégico nas rotinas da companhia, auxiliando gestores a terem o máximo de aproveitamento dos recursos financeiros e materiais disponíveis.

E para que ele possa ser responsável por manter custos operacionais reduzidos na empresa, é necessário ir muito além da busca pelo melhor preço em fornecedores. A companhia deve adotar, nas chamadas compras estratégicas, abordagens como a metodologia do Strategic Sourcing.

Com o Strategic Sourcing é possível reduzir custos, melhorar a relação com fornecedores, garantir a qualidade do produto final e ainda aumentar a disponibilidade de insumos quando existir escassez do fornecimento.

Ou seja, o Strategic Sourcing permite ao negócio adotar uma perspectiva diferente para o setor de compras. Ele deixa de ser visto como uma função operacional mecânica de “colocador de pedidos” e se torna algo realmente estratégico para a organização, alinhado diretamente com os resultados do negócio a médio e longo prazo.

Quer saber mais sobre o tema? Então, leia o artigo até o final! Nele, vamos explicar o que é exatamente o Strategic Sourcing, como essa metodologia funciona e por que vale a pena investir nela.

A importância do setor de compras para o negócio

Nenhuma empresa sobrevive sem os recursos necessários para se manter operacional. Independentemente da área em que o negócio atua, portanto, é crucial que a gestão de compras e estoque seja feita da melhor forma possível, evitando que ocorra desperdício de recursos e colaborando para que a companhia possa aproveitar ao máximo todos os materiais disponíveis. Assim, em momentos de alta demanda, o empreendimento poderá se manter com uma rotina de alta qualidade.

Em outras palavras, no ambiente corporativo, a área de compras tem um papel-chave. Ela atua com a negociação de novos insumos e a gestão dos que são adquiridos, garantindo que a companhia possa se manter sempre com a melhor performance possível.

Portanto, o gestor deve sempre estar atento a mecanismos para otimizá-la e garantir que as falhas nessa área sejam as menores possíveis.

Conceito de Strategic Sourcing

Quando o setor de compras opera de forma burocrática, apenas “engolindo” pedidos das demais áreas da empresa, existem diversos elementos que podem causar desperdício ou até escassez de materiais. Para evitar que isso ocorra, surge o Strategic Sourcing, que é uma forma de aprofundar o processo de compra com técnicas mais avançadas, voltadas para gerar uma verdadeira redução de custos.

Uma gestão estratégica do processo de compras permite que o setor tenha uma autonomia maior para entender do que a empresa realmente precisa, quais as compras que devem ser negociadas e quais os fornecedores que precisam de uma aproximação maior, entre outros fatores. Isso será crucial para garantir que as compras sejam feitas da forma mais precisa possível, evitando prejuízos como a compra de materiais que já existem ou que não serão utilizados.

Com o Strategic Sourcing, é possível concluir que, mesmo que o preço de um produto esteja mais caro em um fornecedor, o Custo Total de Aquisição — também chamado de TCO (Total Cost Ownership) — pode estar mais barato, justificando a compra. Isso porque, além do valor de venda, o TCO inclui outras variáveis, como impostos, frete e gastos com treinamentos se a aquisição for um novo equipamento, por exemplo.

Além disso, também é possível economizar comprando apenas o necessário na hora certa. Quando analistas compreendem melhor a cadeia produtiva da organização e a disponibilidade dos produtos no mercado, eles podem fazer processos de compras mais inteligentes e precisos. Como consequência, a companhia terá sempre a quantidade necessária de recursos para atender às demandas de clientes e parceiros comerciais.

A característica diferencial do Strategic Sourcing é que ele envolve uma pesquisa sobre todo processo de compra, avaliando peças, logística, materiais e outros. A metodologia é impulsionada por uma abordagem rigorosa e colaborativa entre área técnica e compras. As decisões são baseadas em fatos e dados advindos de análise e inteligência de mercado em um processo contínuo, que evita riscos e garante o máximo de retorno sobre todos os gastos feitos pelo negócio.

Como aplicar o Strategic Sourcing em sete passos

A metodologia do Strategic Sourcing é composta por uma estrutura de boas práticas e processos que pode ser aplicada em sete passos. Confira cada um deles abaixo!

1. Organize os parâmetros de compra

O primeiro passo envolve a etapa de organização. É nela em que são definidos os parâmetros básicos da compra, como a equipe envolvida e o centro de custos que vai bancar a aquisição. Assim, a companhia pode planejar uma estratégia de compra de mercadorias mais inteligente e eficaz.

2. Analise cada categoria de produto

No segundo passo, começa a parte mais estratégica, com a etapa de analisar a categoria. Nesse momento, o processo operacional é mapeado por completo.

São levantados dados como as especificações técnicas, os preços históricos, os indicadores, entre outros. Também é nessa etapa que oportunidades de negócio são identificadas e as primeiras reuniões com fornecedores-chave são realizadas.

3. Avalie o mercado fornecedor

Na terceira etapa é analisado o mercado fornecedor. Aqui são realizadas pesquisas sobre os players do mercado e tudo o que eles podem oferecer como solução para a demanda analisada.

Para isso, a análise deve ser feita considerando os processos, estruturas de custos, tecnologias e práticas dos fornecedores e o seu alinhamento com o perfil da empresa. Também é no terceiro passo que um modelo de TCO (sigla para Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Posse, em português) é estabelecido. Ele auxiliará o negócio a ter uma visão exata sobre os gastos que um material ou equipamento pode gerar a médio e longo prazo.

4. Desenvolva uma estratégia de fornecimento

O quarto passo é um momento de planejamento baseado nos dados obtidos nas etapas anteriores. Além de ser a etapa em que o benchmarking é realizado, também é nesse momento que uma matriz estratégica de compras é elaborada. Portanto, esteja atento para evitar erros e para garantir que os analistas de compras façam o melhor uso possível das informações existentes.

5. Realize a cotação de produtos

Depois de desenvolver a estratégia de fornecimento, chega a quinta etapa, que é o momento de finalmente realizar cotação. Boa parte dos processos desse passo envolvem a solicitação de propostas, também chamada de RFP (Request for Proposal). Essa é uma ferramenta muito importante para a gestão de fornecedores e funciona como uma espécie de orçamento complexo, com vários cenários possíveis.

A RFP também é utilizada para a realização de negociações justas. Além disso, ela permite que o setor de compras entenda melhor o valor do que está sendo oferecido e encontre com facilidade a opção com melhor custo-benefício.

6. Faça negociações

Só no sexto passo o setor de compras começa a, efetivamente, realizar negociações. As boas práticas do Strategic Sourcing recomendam elaborar roteiros para negociar da melhor forma e, só então, partir para as rodadas de negociação ou leilão reverso. Todas as tentativas de acordo devem ser formalizadas e, ao fim do processo, todos os fornecedores são avaliados internamente e comunicados sobre o resultado.

7. Implante acordos

Por fim, a sétima e última parte é o momento de implantar acordos. Apesar de ser a etapa mais burocrática de todo o processo, em que documentos e contratos são gerados e arquivados, é também a mais importante, porque simboliza o término do processo de compras.

Vale lembrar que quando a compra termina, o Strategic Sourcing não acaba. A matriz estratégica de compras pode continuar sendo uma boa ferramenta visual para compreender as necessidades da organização. Além disso, o relacionamento com os fornecedores é algo constante, especialmente quando eles entregam algum recurso estratégico e essencial para a produção.

Utilizando o Strategic Sourcing para reduzir custos

Vale a pena investir na metodologia do Strategic Sourcing. Com o processo que foi descrito acima, é possível entender todos o gastos externos e internos que afetam os produtos finais e descobrir o que pode ser enxugado para reduzir custos. A metodologia demanda recursos, mas é possível terceirizar a sua execução.

Ao mesmo tempo, quando é feito da forma adequada, o Strategic Sourcing direciona o time de compras para um ponto de equilíbrio entre qualidade, custo, agilidade e disponibilidade dos produtos necessários para a operação da empresa. Consequentemente, a empresa maximizará o valor dos resultados finais.

Por fim, o Strategic Sourcing também está relacionado à garantia de fornecedores qualificados e compliance no processo de compra. Isso significa que o processo foi feito em conformidade com a legislação e normas vigentes, algo crucial para que o empreendimento possa evitar multas e problemas jurídicos.

Para assegurar isso, a metodologia contém, inclusive, uma homologação de fornecedores, que vai além da parte financeira e inclui o envolvimento político de sócios e processos criminais relacionados. Ou seja, os resultados do Strategic Sourcing não param na redução de custos.

Em resumo, a adoção do Strategic Sourcing deve ser visto como algo crucial para que a empresa possa se manter competitiva. O negócio terá uma rotina de compras mais bem estruturada, com alto padrão de qualidade e que é capaz de evitar uma série de prejuízos. Assim, as compras poderão trazer melhores resultados a médio e longo prazo.

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