Praticamente todo gestor enfrenta grandes desafios operacionais. Enquanto a parte estratégica é fundamental para a visão de longo prazo em qualquer negócio, uma boa gestão no dia a dia dos processos é a responsável por fazer a empresa avançar constantemente. Nesse contexto, a gestão à vista surge como uma aliada para unir o estratégico e o operacional, alcançar metas e engajar a equipe.
Neste artigo, vamos explicar a você o que é a gestão à vista, quais são os seus benefícios para as organizações e como é possível aplicá-la por meio de metodologias, estratégias e ferramentas.
Ficou curioso para aprender como melhorar seus processos, reduzir custos e ter ainda mais resultados? Então, continue lendo!
O que é a gestão à vista?
Como o nome já diz, a gestão à vista é um modelo de gestão em que as informações relevantes são colocadas à vista de todos os profissionais, tanto gestores como colaboradores. O conceito surgiu apoiado nos princípios da transparência e da colaboração. Quando as informações importantes são compartilhadas abertamente, toda a equipe se torna responsável por elas.
Esse modelo permite que os profissionais acompanhem as metas macro, os indicadores de performance de cada setor, o status de andamento dos diferentes projetos, entre outros pontos que a empresa considerar relevantes. Também contribui para ter um escritório enxuto, aumentando a eficiência e eliminando desperdícios de tempo, dinheiro e energia nos processos.
Quais são os benefícios da gestão à vista?
A gestão à vista proporciona várias vantagens para a empresa e para toda a equipe. Algumas das metodologias utilizadas na implementação — como o Balanced Scorecard (BSC) — permitem que os stakeholders tenham sempre uma visão clara dos objetivos e metas, promovendo o nivelamento e a comunicação interna dos objetivos.
Na prática, alguns dos principais benefícios desse tipo de gestão são:
Engajamento
O compartilhamento de informações favorece a comunicação e o engajamento entre os colaboradores. A equipe se sente efetivamente parte da empresa e responsável pelos resultados entregues aos clientes e consumidores. Além disso, quanto mais pessoas estão conscientes de uma meta, mais chances essa meta tem de ser alcançada.
Clareza
Quando a gestão à vista compartilha informações de forma clara e com padrões visuais de simples entendimento, todos na empresa saem ganhando. Os colaboradores têm mais facilidade para compreender quais tarefas devem ser executadas e como devem ser feitas. Já os gestores ganham clareza para interpretar dados e tomar decisões acertadas.
Confiança
Muitas empresas sofrem com a falta de confiança dos colaboradores em seus líderes e gestores. A gestão à vista preza pela transparência, fazendo com que essa confiança aumente. Afinal, nenhuma informação importante está sendo escondida dos funcionários.
Autonomia
Uma das premissas da gestão à vista é ampliar de forma contínua e gradual o conhecimento dos colaboradores sobre as informações relevantes da empresa. Ao fazer isso, a autonomia dos funcionários também cresce, pois cada um fica consciente sobre o que deve fazer. Os relacionamentos interpessoais melhoram e, aos poucos, a cultura organizacional é absorvida por todos.
Como aplicar a gestão à vista nas empresas?
A gestão à vista pode ser implementada em qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação ou do tamanho da equipe. Veja a seguir as etapas recomendadas para colocar a gestão à vista em prática:
1. Mapeamento de processos
Embora não seja obrigatória, essa primeira etapa abre caminho para que a gestão à vista seja implementada com maiores chances de sucesso. Mapear os processos atuais é o primeiro passo para os gestores que desejam ter conhecimento da real situação de cada setor da empresa.
Uma das opções é utilizar o Balanced Scorecard, uma metodologia que engloba a definição de mapa estratégico, objetivos, indicadores, metas e planos de ação. Essa consciência trazida pelo mapeamento de processos contribui para tornar as operações mais enxutas, além de trazer clareza em relação aos KPIs, facilitando a gestão à vista.
2. Definição de KPIs a serem compartilhados
A partir daí, os gestores podem definir os KPIs (Indicadores-chave de Performance) que serão compartilhados com cada setor ou departamento. Como o nome já diz, os KPIs incluem somente aqueles indicadores que são fundamentais para a performance da companhia.
Nesse ponto, é preciso ter cuidado, cortando indicadores que sejam desnecessários ou que causem excesso de informações, confundindo as equipes. O ideal é que o número de informações compartilhadas aumente gradualmente para que os colaboradores tenham tempo de se habituar às mudanças.
3. Criação de formas de visualização coletivas
Depois de definir os KPIs, é hora de compartilhá-los com os envolvidos no trabalho. Nessa etapa, é preciso criar padrões visuais simples e claros que possam ser adotados por todos, facilitando a troca de informações.
Esse compartilhamento pode ser feito por meio de um dashboard ou até mesmo com soluções simples, como com post-its. Normalmente, existem dois métodos principais que são utilizados:
- Kanban: em japonês, “kanban” significa “cartão” e “sinalização”. Nesse método, a empresa utiliza um grande quadro de tarefas e, sobre esse quadro, usa um cartão para marcar cada atividade. Geralmente, as tarefas são divididas em “To do”, “Doing” e “Done”; ou, em português, “A fazer”, “Em andamento” e “Finalizado”;
- Dashboard: um dashboard nada mais é do que um painel que traz informações sobre os indicadores de performance e sobre as tarefas que devem ser executadas. Esse painel pode ser analógico (como um quadro ou mural) ou digital (por exemplo, uma ferramenta de gestão de tarefa compartilhada por toda a equipe).
Também é interessante que a empresa defina uma equipe responsável pela coleta de todas as informações. Essa equipe ficará responsável por alimentar as planilhas ou conjuntos de dados de forma organizada, segura e padronizada.
Lembrando que essas etapas devem sempre se basear na confiança e no trabalho em equipe, tendo a colaboração e a transparência como princípios. Além disso, a visão enxuta (Lean Office) contribui para definir e acompanhar metas de forma assertiva, prevenindo desperdícios dos recursos empresariais. Seguindo essas bases, a gestão à vista tem tudo para cumprir seu papel e trazer resultados concretos para a organização.
Se você achou este conteúdo útil, confira também o nosso artigo sobre Lean Office, no qual explicamos em detalhes o que isso significa e como aplicar na sua empresa.
