Fazer mais com menos: aí está uma meta constantemente perseguida pelos mais diferentes tipos de empresa. A fim de alcançar esse propósito, técnicas, métodos e ferramentas para reduzir custos sem afetar a produtividade sobem para o topo da lista de interesses de gestores de pequenas, médias e grandes empresas. Aí entra o Lean Office, um conceito que busca justamente esses objetivos.
No post de hoje, vamos mostrar como esse tal escritório enxuto pode ajudar a empresa a diminuir custos de maneira consistente, além de apontar os passos necessários para implementá-lo no seu negócio. Curioso? Então confira!
Entenda o conceito por trás do Lean Office
O Lean Office nasceu do outro lado do mundo, lá no Japão, em um período bastante conturbado do país — a segunda guerra mundial. Em meio a sérias restrições econômicas e materiais, as empresas automobilísticas japonesas começaram a procurar maneiras de manter a lucratividade mesmo em um cenário de muita escassez.
A Toyota foi a primeira fábrica a aplicar com sucesso o conceito, que foca essencialmente no combate ao desperdício de tempo e recursos em prol de uma produção ágil, eficiente e econômica. De lá para cá, o Lean Office passou a ser adotado em outras empresas, inclusive em organizações não industriais.
Conheça suas principais vantagens
O grande mérito do escritório enxuto é permitir que as empresas consigam aplicar técnicas, processos e práticas que buscam a maior economia possível de recursos sem que isso afete a agilidade e a qualidade dos resultados. A vantagem inicial é vista, portanto, em forma de uma redução de custos e despesas, liberando o caixa do negócio para fazer investimentos e melhorias.
Mas existem outras vantagens inerentes a um trabalho focado em economia. Com o Lean Office, uma cultura de eficiência é implementada na empresa, estimulando os funcionários a buscarem soluções simples, efetivas e, claro, dentro do orçamento. Essa também é uma metodologia extremamente eficiente para promover agilidade, na medida em que a simplificação de processos pela eliminação de excessos torna as atividades menos burocráticas e totalmente focadas na entrega rápida do produto final.
De toda forma, embora seja uma metodologia comprovadamente eficaz, que entrega resultados consistentes, o Lean Office precisa ser implementado de forma planejada para não causar traumas ou confusões na mudança da cultura empresarial. Para que você dê esse passo com o pé direito, vamos explicar a partir de agora que cuidados tomar para garantir uma transição tranquila. Continue acompanhando!
Estabeleça um grupo de trabalho
A implementação do Lean Office é uma mudança que altera profundamente a cultura organizacional. E não custa lembrar que quaisquer mudanças podem mexer com a estabilidade de todo o negócio, causando dúvidas, inseguranças e, em casos extremos, até conflitos.
Para evitar todos esses problemas, estabeleça um grupo de trabalho para definir quais processos serão modificados, efetivamente implementá-los e, principalmente, servir como fator de treinamento e compartilhamento de informações sobre a nova metodologia. O importante é que essa equipe seja capaz tanto de implementar mudanças efetivas quanto de demonstrar para seus colegas que as alterações trarão ganhos reais para todos ao tornar o trabalho mais ágil e eficiente.
Promova mudanças integradas
O berço do Lean Office é essencialmente industrial. Nessa área, seus impactos são bastante claros: linhas de montagem mais rápidas, menos matéria-prima desperdiçada e tempo de trabalho aproveitado ao máximo. Em ambientes administrativos, por outro lado, por mais que essas mudanças sejam menos visíveis e mais complexas, apresentam resultados igualmente satisfatórios.
O principal definidor de sucesso nessa etapa é ter ciência da complexidade da organização e entender que mudanças meramente pontuais podem não ser efetivas. É essencial, portanto, garantir a integração de setores que necessitam constantemente um do outro para garantir que as mudanças sejam globais e apresentem resultados mensuráveis para cada equipe.
Que tal modificar técnicas e métodos de setores como vendas e estoque de forma conjunta, por exemplo? Dessa maneira, a comunicação entre os times não se perde e os profissionais de ambas as áreas, que mantêm um contato rotineiro, conseguem caminhar para objetivos em comum, todos no mesmo ritmo.
Tome cuidado com os excessos
A essa altura, já está mais que claro que o foco do Lean Office é o combate sistemático e duradouro a desperdícios, certo? Mas o problema é que muitos gestores podem interpretar esse objetivo como um convite para a realização de cortes indiscriminados. Quando isso acontece, processos importantes, mas ainda que lentos ou custosos, podem ser limados. O resultado? Justamente o oposto do que esperado: menos agilidade, maiores riscos e, principalmente, queda de qualidade.
Por essas e outras, o enxugamento de custos e as mudanças de processos só devem ser realmente implementados depois de uma pesquisa séria sobre a atual situação da empresa. É primordial diagnosticar de forma precisa o que realmente pode ser eliminado e como a retirada de determinados processos deve ser contornada para manter a empresa funcionando de maneira fluida.
A implementação do Lean Office também exige o uso de métodos controláveis. É o caso do famoso 5S, que define que as mudanças devem passar pelo filtro de 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. Outra opção é o Kaizen, filosofia que busca a diminuição de custos de maneira contínua. Essa manutenção perene do Lean Office é, inclusive, um ponto-chave para seu sucesso — como falaremos no próximo tópico.
Faça do Lean Office um objetivo contínuo
Nesse âmbito, um erro comumente cometido é não pensar no Lean Office como uma metodologia focada em mudanças perenes e em uma mudança profunda e duradoura da cultura organizacional. Em geral, o escritório enxuto é erroneamente encarado como uma maneira de promover um choque de gestão e tentar diminuir custos de maneira emergencial.
Esse tipo de postura, no entanto, causa mais danos do que gera vantagens. Cortes bruscos e inadequadamente justificados só desestimulam as equipes, além de não conseguirem atingir todos os objetivos propostos e apresentarem uma enorme tendência de fazer com que a jornada de adaptação falhe, sendo abandonada no meio caminho.
Por isso é tão importante que essa implementação seja feita de maneira controlada, em etapas bem definidas, com a empresa estimulando a análise e o combate de desperdícios de maneira perene. Assim, as possíveis melhorias pontuais e passageiras cedem lugar a uma revolução completa da cultura empresarial, transformando as empresas em verdadeiras fontes de descobertas de novos processos e práticas mais rápidas e eficientes.
E então, pronto para promover essa mudança no seu negócio? Quer receber mais informações para melhorar seus processos administrativos? Assine a nossa newsletter e receba conteúdo de qualidade diretamente na sua caixa de e-mail!
Outras novidades

Gestão de documentos em 7 passos
Saiba quais as etapas importantes na hora de otimizar os documentos de sua empresa

Você ainda peca na relação com os seus Stakeholders?
Parcerias estratégicas levam as organizações adiante

Comunicação Corporativa: A ferramenta do Triunfo Organizacional
O que é e por que as empresas precisam de uma comunicação corporativa?