Na jornada rumo a excelência, garantir adequação à conduta ética, controle das práticas de governança corporativa e gestão do controle interno se faz necessário e determinante para a sustentabilidade de um negócio. Na busca por garantir um ambiente seguro e em conformidade com as disciplinas de compliance da empresa, cada vez mais organizações procuram serviços como o Canal de Denúncias e as Investigações Forenses.
A mentalidade das empresas já evoluiu para a compreensão de que não basta instituir e controlar um código de conduta específico, é preciso criar o ambiente propício para que os funcionários, clientes e colaboradores se sintam parte dessa conduta e confortáveis para comunicar à empresa, de forma anônima, o que foge do conjunto de regras. Fazendo parte assim da construção da conduta da empresa, junto com a diretoria e a comissão de ética.
Canal de Denúncias
Lembrando que o Canal de Denúncias e a contratação de Investigações Forenses são dois serviços distintos, o primeiro é uma ferramenta bastante útil na operacionalização da gestão da empresa. Por meio do canal de denúncias qualquer funcionário, terceiro, colaborador ou cliente pode fazer uma reclamação, consulta, elogio e denúncia – de fraude, corrupção e assédio- de forma anônima.
Desta forma a empresa consegue ter maior controle interno, administração da conduta ética e até gestão de risco, identificando precocemente fraudes e desvios de conduta. É importante salientar que o canal de denúncias é uma ferramenta restrita de acesso à diretoria e à comissão de ética.
Sempre fez parte da dinâmica da Vexia ter uma ferramenta de canal de denúncias, mas foi em 2019 que decidimos elaborar e construir uma ferramenta nova com maior adequação às demandas do mercado, tanto para uso interno quanto para que outras empresas pudessem ter a oportunidade de se beneficiar de uma ferramenta tão avançada. Hoje o è.vero é a ferramenta que a Vexia utiliza como canal de denúncias internas e o serviço oferecido para o mercado.
A construção do è.vero foi inteiramente pensada nas demandas do mercado, oferecendo:
– Sistema de chatbot.
-Denúncia por aplicativo.
-Fluxo de captação de informação para análise de denúncias.
-Cruzamento de informações.
-Memória de denúncias passadas para geração de relatórios.
Todas essas opções entregam um instrumento atual, tecnológico e com diversos recursos que facilitam a comissão de ética na jornada rumo à excelência da implementação do código de conduta, inclusive uma equipe especializada para analisar e tratar cada denúncia recebida.
A implementação de um canal de denúncias é realizada de 30 a 60 dias e o trabalho de instalação é personalizado com as necessidades da empresa contratante.
Investigação Forense
Um serviço de Investigação Forense atua na averiguação de denúncias. Geralmente a fonte de demanda para uma investigação vem de denúncias recebidas pelo Canal de Denúncias, de uma auditoria interna ou de uma queixa isolada, e atua justamente no apuramento da delação.
De acordo com Félix Barea Carvalho, Executivo de Compliance da Vexia, o trabalho de uma investigação precisa ser fundamentado e respaldado para servir como prova:
“O grande desafio e o grande valor de um trabalho de investigação é que ele vai avaliar a denúncia com todos os requisitos de práticas de mercado e também legais, porque dependendo do resultado das investigações o cliente pode abrir um processo criminal contra o fraudador.”
O processo de investigação contribui para a identificação de possíveis falhas de controle interno dentro da empresa, reduzindo assim riscos de fraude e corrupção.
As maiores características positivas de um serviço de investigação são o sigilo e o profissionalismo da equipe de apuração, a fim de preservar todos os envolvidos: o delator, que não deve sofrer retaliações pela denúncia feita; o delatado, até que a denúncia se prove verdadeira o profissional não pode sofrer consequências e principalmente a empresa que deve ser preservada.
A metodologia da investigação forense conta com alguns passos de execução para implementação:
- Levantamento do segmento e negócio da empresa.
- Conhecimento da denúncia ou da fraude.
- Aproximação da área e dos funcionários da prática delatada.
- Análise documental.
- Perícia na máquina e nos e-mails dos funcionários envolvidos
- Documentação de toda a busca (para evidenciação).
- Entrevistas investigativas com os envolvidos.
Por que esses dois serviços são importantes para a empresa?
Ambos os serviços atuam diretamente na segurança do ambiente corporativo e no comprometimento com a confiança dos clientes e colaboradores.
De acordo com Fernanda Cortes Lopes Manieri, Head of Legal & compliance, o respaldo legal dos dois serviços é primordial para uma organização:
“Existem legislações sobre corrupção e integridade então esses dois serviços são importantes para atender a legislação e para a própria empresa se resguardar e mostrar que ela trata as denúncias de forma idônea e imparcial, e que a organização está preocupada com a parte ética.”
No contexto atual de LGPD, onde os dados são tão sensíveis e valiosos, as investigações forenses também podem ser de grande utilidade na hora da empresa avaliar de onde veio um ataque cibernético, por exemplo, que ameaça a integridade da organização, colocando em riscos os dados protegidos.
Muitas corporações estão sofrendo com ameaças desse segmento e optam pela investigação forense na hora de avaliar um possível risco de segurança.
“A equipe faz toda a investigação das vulnerabilidades exploradas pelo atacante e qual a trilha o invasor deixou, se ele tiver deixado alguma (…) Tem sido muito comum o acionamento desse tipo de serviço pelas empresas logo após o ataque para trabalhar na prevenção, para que as vulnerabilidades sejam corrigidas e outros casos não aconteçam novamente”, complementa Diego Müller, Managing Executive & Head of GRC da Vexia.
