Strategic Sourcing: entenda como reduzir custos na área de compras

Foi-se o tempo em que o comprador da empresa era apenas um negociador bom em pechinchar. Para realmente reduzir custos na empresa, é necessário ir muito além da busca pelo melhor preço em fornecedores e adotar as chamadas compras estratégicas, a metodologia do Strategic Sourcing.

Com o Strategic Sourcing é possível reduzir custos, melhorar a relação com fornecedores, garantir a qualidade do produto final e ainda aumentar a disponibilidade de insumos quando existir escassez do fornecimento.

Ou seja, é uma perspectiva diferente para o setor de compras, que deixa de ser visto como uma função operacional mecânica de “colocador de pedidos” e se torna algo realmente estratégico para a organização.

Neste artigo, vamos explicar o que é exatamente o Strategic Sourcing, como essa metodologia funciona e por que vale a pena investir nela.

O que é o Strategic Sourcing?

O Strategic Sourcing é uma forma de aprofundar o processo de compra com técnicas mais avançadas que permitem uma redução verdadeira de custos. Quando o setor de compras opera de forma burocrática, apenas “engolindo” pedidos do resto da empresa, existem diversos elementos que podem causar desperdício ou até escassez de materiais.

Uma gestão estratégica do processo de compras permite que o setor tenha uma autonomia maior para entender do que a empresa realmente precisa, quais as compras que devem ser negociadas e quais os fornecedores que precisam de uma aproximação maior, entre outros fatores.

Com o Strategic Sourcing, é possível concluir que, mesmo que o preço de um produto esteja mais caro em um fornecedor, o Custo Total de Aquisição, também chamado de TCO (Total Cost Ownership), pode estar mais barato, justificando a compra. Isso porque, além do valor de venda, o TCO inclui outras variáveis, como impostos, frete e gastos com treinamentos se a aquisição for um novo equipamento, por exemplo.

Além disso, também é possível economizar comprando apenas o necessário na hora certa, compreendendo melhor a cadeia produtiva da organização e a disponibilidade dos produtos no mercado.

A característica diferencial do Strategic Sourcing é que ele envolve uma pesquisa sobre todo processo de compra, avaliando peças, logística, materiais e outros.
A metodologia é impulsionada por uma abordagem rigorosa e colaborativa entre área técnica e compras e suas decisões são baseadas em fatos e dados advindos de análise e inteligência de mercado, em um processo contínuo.

Como aplicar o Strategic Sourcing em sete passos

A metodologia do Strategic Sourcing é composta de uma estrutura de boas práticas e processos que pode ser aplicada em sete passos.

  • O primeiro deles é a etapa de organização, em que são definidos os parâmetros básicos da compra, como a equipe envolvida e o centro de custos que vai bancar a aquisição.
  • No segundo passo, começa a parte mais estratégica, com a etapa de analisar categoria, em que o processo operacional é mapeado e são levantadas as especificações técnicas, os preços históricos e os indicadores, entre outros. Também é nessa etapa que oportunidades são identificadas e as primeiras reuniões com fornecedores-chave são realizadas.
  • A terceira etapa é a hora de analisar o mercado fornecedor. Aqui são realizadas pesquisas sobre os players do mercado e tudo o que eles podem oferecer como solução para a demanda analisada, considerando os processos, estruturas de custos, tecnologias e práticas dos fornecedores. Também é no terceiro passo que um modelo de TCO é estabelecido.
  • Com o nome de “desenvolver estratégia de fornecimento”, o quarto passo é um momento de planejamento baseado nos dados obtidos nas etapas anteriores. Além de ser a etapa em que o benchmarking é realizado, também é nesse momento que uma matriz estratégica de compras é elaborada.
  • Depois de desenvolver a estratégia de fornecimento, chega a quinta etapa, que é o momento de finalmente realizar cotação. Boa parte dos processos desse passo envolvem a solicitação de propostas, também chamada de RFP (Request for Proposal). Essa é uma ferramenta muito importante para a gestão de fornecedores e funciona como uma espécie de orçamento complexo, com vários cenários possíveis. É utilizada para a realização de negociações justas e também para que o setor de compras entenda melhor o valor do que está sendo oferecido.
  • Só no sexto passo que o setor de compra começa a efetivamente realizar negociações. As boas práticas do Strategic Sourcing recomendam elaborar roteiros para negociar melhor e só então partir para as rodadas de negociação ou leilão reverso. Todas as tentativas de acordo devem ser formalizadas e, ao fim do processo, todos os fornecedores são avaliados internamente e comunicados do resultado.
  • Por fim, a sétima e última parte é o momento de implantar acordos. Apesar de ser a etapa mais burocrática de todo o processo, em que documentos e contratos são gerados e arquivados, é também a mais importante, porque simboliza o término do processo de compras.

Vale lembrar que quando a compra termina, o Strategic Sourcing não acaba. A matriz estratégica de compras pode continuar sendo uma boa ferramenta visual para compreender as necessidades da organização e o relacionamento com os fornecedores é algo constante, especialmente quando eles entregam algum recurso estratégico essencial para a produção.

Utilizando o Strategic Sourcing para reduzir custos

Vale a pena investir na metodologia do Strategic Sourcing. Com o processo que foi descrito acima, é possível entender todos o gastos externos e internos que afetam os produtos finais e descobrir o que pode ser enxugado para reduzir custos. A metodologia demanda recursos, mas é possível terceirizar a sua execução.

Ao mesmo tempo, quando é bem-feito, o Strategic Sourcing direciona o time de compras para um ponto de equilíbrio entre qualidade, custo, agilidade e disponibilidade dos produtos necessários para a operação da empresa, maximizando o valor dos resultados finais.

Por fim, o Strategic Sourcing também está relacionado à garantia de fornecedores qualificados e compliance no processo de compra, o que significa que ele foi feito em conformidade com a legislação e normas vigentes.

Para assegurar isso, a metodologia contém, inclusive, uma homologação de fornecedores, que vai além da parte financeira e inclui o envolvimento político de sócios e processos criminais relacionados. Ou seja, os resultados do Strategic Sourcing não param na redução de custos.

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