Uma gestão de alta performance está embasada em vários aspectos organizacionais. É aí que entram os relatórios gerenciais, documentos que contêm informações estratégicas da organização.
Como esses dados são simplesmente cruciais para o processo de tomada de decisões, precisam ser elaborados com máximo cuidado. Mas não é só a elaboração do relatório que deve habitar o universo de preocupações do gestor. Saber apresentar os dados de forma clara e concisa é outro aspecto fundamental.
Pensando nisso, resolvemos trazer para o post de hoje algumas dicas valiosas sobre como elaborar e apresentar relatórios gerenciais. Confira!
1. Coloque as ideias no lugar desde o início
A clareza das metas deve ser levada em consideração antes mesmo da efetiva elaboração dos relatórios. Isso ajudará a manter o documento objetivo e completo, além de alinhado com as necessidades da empresa. Para isso, estabeleça um benchmark com stakeholders da organização, que podem ajudar no planejamento estratégico dos relatórios, facilitando assim o trabalho de confecção e até de apresentação do documento nas reuniões.
Ainda falando sobre objetivos nessa fase inicial, é importante ter em mente o modelo do relatório. Pode ser, por exemplo:
- caixa: documento que apresenta o dinheiro que entrou e saiu da empresa, sendo um importante instrumento para criar estratégias de vendas, por exemplo;
- financeiro: contém DRE, fluxo de caixa, balanço patrimonial, entre outras informações sobre as finanças do negócio, sendo fundamental para os investidores saberem como anda a lucratividade;
- vendas: documento com informações sobre crescimento ou queda nas vendas durante certos períodos, ajudando os gestores a controlar melhor o estoque e lidar com os fornecedores ao realizar pedidos;
- satisfação: traz informações sobre a aceitação da marca tanto pelos profissionais que atuam junto a ela quanto pelos clientes, oferecendo insights para que melhorias sejam realizadas.
2. Baseie o relatório em dados
Dados: esses são os ativos mais importantes em qualquer processo de tomada de decisões. Para elaborar um relatório gerencial de qualidade, portanto, é preciso primeiro escolher as fontes certas de informações, que precisam ser confiáveis e úteis para a organização.
Como uma empresa consegue hoje reunir uma quantidade gigantesca de dados, é essencial contar com um sistema data driven, método de análise de dados que traz mais precisão e agilidade ao processo, entregando respostas confiáveis. Logo, é necessário que a organização tenha boas ferramentas de suporte, desde um Enterprise Resource Planning (ERP) para centralizar as informações até instrumentos de Big Data.
Mas atenção: não basta apenas ter bons instrumentos. Também é fundamental contar com KPIs corretos para ajudar a filtrar só aquilo que é importante, mantendo o documento resumido e preciso. A junção desses aspectos faz com que a gestão data driven auxilie na tomada de decisões com base em número concretos.
3. Preste atenção aos detalhes técnicos
Antes da apresentação do relatório, é importante checar se todos os aspectos técnicos foram devidamente atendidos por ele. O primeiro passo é adequar a linguagem ao setor que será diretamente impactado.
Como já dissemos, são vários os tipos de relatórios, cada um adequado às necessidades desse ou daquele setor. Com essa informação em mãos, você já pode relacionar os objetivos, descrevendo-os para que os profissionais que farão a leitura sejam contextualizados sobre o que os espera. Aliás, todo o conteúdo do relatório precisa ser interligado e explicativo, não deixando brechas para mal-entendidos.
Na prática, a forma como o relatório é apresentado também diz muito a seu respeito. Contar com a ajuda de gráficos, ilustrações, fotos, tabelas e outros recursos visuais, por exemplo, facilita o entendimento das informações ali contidas. No mais, a numeração das páginas e o uso de palavras-chave facilitam o armazenamento e até posteriores consultas.
4. Compile as informações mais relevantes
Apresentações longas cansam não só o próprio apresentador como os espectadores. Sabendo disso, umas das premissas básicas para impactar a audiência é fazer um compilado com as principais informações contidas no relatório gerencial, repassando-as durante a reunião.
Vale lembrar, aliás, que isso não deve ser feito em slides contendo grandes blocos de texto, pois isso causa dispersão e pode até passar a ideia de despreparo. Para causar impacto, a melhor tática é trabalhar com palavras-chave, recursos audiovisuais marcantes e ferramentas que confiram versatilidade à apresentação — como PowerPoint e Prezi.
Se cabível, lance mão do storytelling para enriquecer a narrativa e realmente prender a atenção do público. Utilizando-se de histórias, o recurso é capaz de explorar a emoção na medida certa, convencendo os profissionais de que seu trabalho ajudará na tomada de decisões acertadas.
5. Explore o lado racional
Independentemente do tipo de relatório, não tem como fugir: ele deve conter números. Afinal, são os números que ajudam, por exemplo, a entender o montante alocado para determinado projeto, bem como a explicar o crescimento pretendido. No entanto, como você já entendeu até aqui, não basta jogá-los no documento. É preciso contextualizar seu papel ali.
Responsáveis por qualificar os dados ali contidos, os números devem ser precisos. Deve-se também dar atenção especial a eles na hora da apresentação, preferencialmente aliando-os a recursos visuais para facilitar explicações sobre sua função e seu impacto, embasando melhor o projeto.
6. Ensaie a apresentação
Estudar o que você vai falar é o primeiro passo para uma apresentação de sucesso. Por isso, o ideal é ter toda a narrativa na cabeça, trazendo confiança para a discussão. Lembre-se: os relatórios gerenciais são materiais de apoio, servindo como complementos para que os interlocutores saibam exatamente o que está sendo discutido.
E não se esqueça de pensar no público com quem você falará. Se a audiência entende mais sobre o assunto, tem mais técnica e experiência, o apresentador não só pode como deve se aprofundar. Caso contrário, evite jargões e explique primeiramente os conceitos mais básicos sobre o tema para que, ao chegar a cerne do relatório, todos ali presentes saibam exatamente com o que estão lidando.
Seja quando for apresentar um relatório para investidores e executivos ou para operadores, tenha em mente que cada grupo tem suas especificidades, por isso quer receber determinados tipos de informação. Assim, enquanto um investidor desejará saber mais sobre o impacto do investimento e a lucratividade, os operadores podem querer saber como tudo aquilo impactará a produtividade diária.
Como mostramos, os dados são aspectos importantíssimos na construção dos relatórios gerenciais. Quer saber mais sobre seu impacto na gestão? Baixe nosso e-book!
