Basicamente, otimizar é criar condições favoráveis para que algo seja feito da melhor maneira possível. Portanto, podemos dizer que a otimização de processos nada mais é do que um conjunto de medidas que se propõem a aumentar a eficiência organizacional. Parece simples, não acha?
Na prática, porém, por mais que seja improvável pensar em uma grande corporação tendo dificuldades em otimizar processos, a verdade é que, quanto maior a estrutura, mais complexa se torna a missão de ganhar eficiência e produtividade por meio da otimização de processos.
As barreiras ao longo desse caminho podem ser várias, desde capital para investir até a tradicional resistência dos colaboradores em mudar o modo como a rotina acontece. Diante disso, como agir? Confira o nosso post de hoje para aprender!
Mapeie os processos
Para otimizar, antes de mais nada, é preciso conhecer bem. E, por mais que você tenha um registro de como todos os processos deveriam acontecer, pode saber: na prática, eles provavelmente não são seguidos à risca.
O ideal, então, é fazer um mapeamento de processos, conversando com cada setor para entender como as atividades são realmente feitas. A partir desse estudo é que o seu time conseguirá analisar onde se encontram as barreiras para alcançar uma ótima performance.
Identifique as necessidades
O segundo passo consiste em olhar criticamente para as tarefas da sua empresa a fim de verificar o que pode ser feito para promover a otimização dos processos. Já podemos adiantar que, atualmente, a tecnologia tem sido a solução mais buscada, normalmente, com a implementação de sistemas de gestão automatizados.
Mas é claro que podem existir outras ações necessárias, seja a eliminação de etapas, a redução de burocracias ou a reestruturação de fluxos informacionais, por exemplo. Cabe a você, em parceria com sua equipe, determinar qual é o caminho ideal rumo à melhoria da performance organizacional.
Aposte no benchmarking
É fato: espelhar-se em melhores práticas de outros setores ou negócios pode trazer diversos insights para a otimização de processos na sua própria empresa! Afinal, se um concorrente consegue produzir mais do que você, o que será que ele está fazendo de diferente? Se um setor eliminou por completo as falhas processuais, por que não dividir essa experiência com outros departamentos?
Chamado de benchmarking, esse processo é simplesmente vital para você conseguir implementar melhorias e descobrir o que realmente funciona para a sua equipe. Com essas informações em mãos, fica bem mais fácil implementar mudanças que contribuirão para a performance da organização.
Prepare o terreno
Não tem como fugir: toda mudança gera certa insegurança e resistência. É essencial, portanto, preparar sua empresa para uma transformação digital. Comece conscientizando o time a respeito da importância da otimização de processos e apresentando os benefícios de ter uma empresa capaz de escalar os negócios sem onerar seu capital — financeiro e intelectual.
Também é necessário promover treinamentos para que as pessoas realmente aprendam a usar as tecnologias, aplicando melhores práticas no seu dia a dia e, ainda, avaliando o desempenho das ferramentas. É isso mesmo: os colaboradores devem se tornar protagonistas dessa mudança organizacional.
Promova a transformação
Quando todos estiverem comprometidos com a otimização de processos, é hora de fazer as mudanças necessárias, sempre acompanhando a repercussão e os resultados. O redesenho de processos deve ser monitorado para que as pessoas adotem o novo formato de trabalho, bem como a implantação de novos processos e eliminação de outros.
A implementação de um novo sistema de gestão, por exemplo, pressupõe um tempo de adaptação para que a equipe extraia o máximo potencial da ferramenta. Durante esse período, acompanhe indicadores de desempenho, de usabilidade e de satisfação.
Monitore de perto
Fazer um monitoramento das mudanças promovidas é essencial para o sucesso da iniciativa de otimização de processos. Afinal, é com base nessa análise periódica que você conseguirá identificar as dificuldades da equipe, reconhecendo a necessidade de melhoria em determinado processo ou tecnologia.
Esse acompanhamento mais próximo pode ser feito por meio de indicadores que revelem tanto o progresso da equipe como da empresa como um todo na incorporação das novas tecnologias.
Saiba quais os benefícios da otimização
Sabe aquela velha história de que “não se mexe em time que está vencendo”? Pois bem, se você mantém sua empresa sempre na mesma linha, pode até vencer várias batalhas, mas só até um concorrente pensar em uma estratégia melhor. Lembre-se: em um mercado altamente competitivo como o de hoje, sai na frente quem inova constantemente!
A otimização de processos tem como objetivo principal acelerar resultados ao mesmo tempo em que reduz os recursos empregados. Essa é sim uma equação relativamente difícil de equilibrar, mas que, com certeza, traz diversos benefícios. Veja 7 deles a seguir!
1. Escalabilidade
Uma empresa que otimiza processos ganha velocidade no desenvolvimento de tarefas que antes gastavam tempo e recursos demais, podendo escalar seus negócios com muito mais facilidade.
Pense em uma clínica médica que implementa um sistema de agendamento de consultas online. O usuário acessa, escolhe o melhor dia e horário, faz o agendamento e ainda recebe um lembrete para não esquecer. Tudo de forma automática!
Consegue imaginar a quantidade de recursos economizados nesse processo? Entram aí pelo menos o tempo de atendimento de um recepcionista, o custo do telefonema em si, a alimentação do sistema de agendamentos e a confirmação do atendimento. Impressionante, não?
2. Produtividade
Com processos otimizados, a equipe fica livre para dar andamento a tarefas de cunho intelectual e estratégico, deixando o operacional por conta da tecnologia, cada dia mais avançada.
Com menos preocupações de ordem burocrática e manual, os colaboradores ficam mais motivados, as falhas são eliminadas, o retrabalho é drasticamente reduzido, a precisão na execução das tarefas vai às alturas e os resultados são vistos em bem menos tempo.
3. Custos
A otimização de processos também contribui diretamente para a redução de custos na empresa, o que nem sempre é visto logo de início. O ganho de tempo que a tecnologia proporciona evita a realização de horas extras, além de permitir a entrega de mais resultados em menos tempo e oferecer uma melhor qualidade de vida aos profissionais, o que se reflete na melhoria dos indicadores de RH, por exemplo.
Absenteísmo, taxa de ociosidade, turnover e vários outros indicadores que geralmente preocupam bastante a gestão das empresas são alguns dos indícios que revelam rapidamente os benefícios de se contar com processos otimizados.
4. Integração
Ao mesmo tempo em que você otimiza processos, tem a oportunidade de integrar todos os setores da empresa por meio de tecnologias que facilitem a análise organizacional e a tomada de decisão. Nesse sentido, um ERP (Enterprise Resource Planning) é a ferramenta ideal para começar a criar sua central de inteligência corporativa, concentrando dados de todos os departamentos em um único local.
5. Confiabilidade
Ao realizar a otimização de processos, a empresa se envolve em uma série de metodologias de trabalho visando à padronização e à maior qualidade deles. A formalização contida no documento que a rege traz especificações, que vão desde a maneira como o trabalho deve ser executado até os recursos necessários para cada uma das tarefas.
Consequentemente, as chances de erros e as dúvidas dos colaboradores enquanto realizam o trabalho são bem menores. Isso leva a uma menor incidência de retrabalho, o que por sua vez culmina em bons resultados do documento, caracterizado pela alta confiabilidade.
6. Agilidade
Como mostramos, dois dos benefícios da otimização de processos são a produtividade e a integração. Ambos os aspectos contribuem para uma terceira vantagem que é a maior agilidade na conclusão das tarefas preestabelecidas.
Ela é conquistada porque a otimização permite a identificação das tarefas que não agregam valor, podendo assim eliminá-las sem que isso traga prejuízos ao negócio. Ao fazer essa avaliação do que deve (e do que não deve) ficar, os colaboradores conseguem estabelecer metodologias de trabalho mais ágeis.
7. Controle
Apesar do fluxo de informações ser mais fluido com a otimização dos processos, a empresa consegue ter um controle maior sobre os dados. Ou seja, ao estruturar os processos, ela terá noção exatamente de qual local sai cada dado, quando aconteceu isso, para o que ele servirá, entre outros aspectos.
Isso traz mais segurança à empresa que sabe quando há modificações em seus dados e o que está sendo feito com eles, evitando prejuízos às suas operações como um todo, como informações confidenciais na mão de concorrentes.
Descubra a importância de terceirizar a otimização de processos
Muitas vezes, a empresa não tem conhecimento sobre a otimização de processos, o que faz com que a terceirização seja a melhor opção. Adotar os serviços de BPO e BPM é imprescindível, pois eles fazem com que a empresa consiga obter os benefícios citados acima de maneira mais rápida.
O serviço de BPO (Business Process Outsourcing ou Terceirização de Processos de Negócio) tem por objetivo garantir que o contratante receba os serviços de profissionais experientes no assunto, mas também usufrua de softwares que ajudem a executar tarefas específicas, mantendo sempre o alto nível de excelência. Por meio dele, a empresa consegue aumentar a produtividade interna bem como a qualidade das atividades.
Bastante contratada pelas empresas, uma das vertentes do BPO é justamente o BPM (Business Process Manegement ou Gerenciamento de Processos de Negócio), que ajuda não só a medir, mas também a monitorar e gerenciar os processos da organização.
Por meio de um software adequado de BPM, ainda é possível automatizar diversas tarefas do dia a dia, o que permite aos gestores e colaboradores focarem o core business da corporação, que são as atividades principais do segmento de mercado ao qual ela pertence. Consequentemente, eles conseguem elevar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao público.
Como você viu ao longo deste post, um dos elementos de sucesso para a otimização de processos é o acompanhamento de indicadores de desempenho. Antes de implementá-los, é necessário fazer a correta gestão de dados. Quer saber mais sobre o assunto? Baixe o nosso e-book gratuito sobre Analytics!