Em linha com sua nova marca e nova estratégia de mercado, a Vexia vem se preparando com diversas iniciativas para a excelência e melhoria contínua de seus processos e serviços.
Uma delas vem ganhando espaço no dia-a-dia da empresa e visa integrar as melhores práticas de Gestão da Qualidade, Riscos e Controles de seus processos internos.
Batizado de “Quality & Control”, este programa inovador idealizado pela Vexia surgiu como projeto piloto no final de 2015, em Suprimentos, nos processos de Cadastro de Materiais/Serviços e de Fornecedores. Apoiado em metodologias internacionais e consultorias de renome, o projeto tornou-se um Programa em 2016, dando início ao seu primeiro ciclo de avaliação.
O que é o Quality & Control?
O Quality & Control (Q&C) é um novo mecanismo de avaliação contínua criado para melhorar a competitividade da Vexia nos negócios com o objetivo de elevar o nível de maturidade dos processos sob os aspectos de Qualidade (Gestão e Pensamento Lean), Riscos e Controles Internos.
Construído através de modelos consagrados de mercado, o Q&C promove um diagnóstico da situação atual dos processos da Vexia selecionados em cada ciclo de avaliação, possibilitando identificar sua maturidade em relação às melhores práticas. O resultado atribui um selo de reconhecimento aos processos avaliados, indicando o estágio em que cada um se encontra (Bronze, Prata, Ouro ou Platinum).
A metodologia e critérios de avaliação empregados no Quality & Control são representados através da figura abaixo:
Como funciona?
Conduzido pelas áreas de Auditoria e Riscos e de Suporte à Gestão da Vexia, garantindo maior independência à avaliação, cada ciclo anual do Quality & Control é composto por duas fases principais:
Fase de Entendimento:
- Planejamento e definição do escopo anual;
- Workshops da metodologia com pontos focais;
- Levantamento e Entendimento dos Processos;
- Elaboração das Matrizes de Riscos e Controles Internos;
- Pré-Avaliação de Qualidade de Processos;
- Validação das Matrizes e Planos de Melhoria.
Fase de Avaliação e Classificação:
- Planejamento dos testes de efetividade dos controles chaves de cada processo
- Execução dos testes;
- Aplicação dos Questionários de Qualidade, Riscos e Controles dos Processos;
- Apuração dos Resultados e Elaboração do Relatório Final;
- Atribuição dos Selos de Maturidade;
- Elaboração e endereçamento dos Planos de Melhoria.
O Quality & Control abrange os principais processos das áreas de BPO e ITO da Vexia: Controladoria, Finanças, Pessoas, Jurídico, Suprimentos, Tecnologia da Informação, Sistemas e Telecomunicações.
Em 2016 o Programa finalizou sua Fase de Entendimento do Primeiro Ciclo, cuja abrangência e profundidade é possível identificar-se através dos números:
- 8 Workshops realizados com os pontos focais das 8 áreas escopo de BPO/ITO;
- Mais de 44 entrevistas de entendimento dos processos junto aos pontos focais;
- 118 riscos e 152 controles internos mapeados;
- 22 Reuniões de Apresentação e Validação das Matrizes de Riscos e Controles Internos;
- Aplicação do Questionário de Qualidade (Lean) nas 8 áreas de BPO/ITO;
- Elaboração e Validação de 53 Planos de Ação.
Quais os benefícios do Programa?
Dentre os principais benefícios esperados pelo programa estão:
- Elevar o nível de Eficiência, Eficácia e Maturidade dos Processos;
- Agregar mais credibilidade e valor aos clientes, parceiros e acionistas;
- Reduzir Custos e Prevenir/Eliminar Perdas e Desperdícios;
- Avaliar, Mitigar e Monitorar Riscos;
- Aprimorar o Compliance e Ambiente de Controles Internos.
Em entrevista com o responsável pela área de Auditoria e Riscos da Vexia, Diego Souza acrescentou:
“O Quality & Control surge como uma ferramenta inovadora, pois integra o que há de melhor em Gestão da Qualidade, Riscos e Controles Internos numa abordagem única e otimizada de avaliação. Além disso, o Programa visa desmistificar e substituir gradativamente a função de “Auditoria”, com a tradicional identificação de “problemas”, por uma avaliação que agregue mais valor ao negócio e aos processos, focando no gerenciamento de riscos e estimulando a busca constante pela excelência e melhoria contínua”.
Conversamos também com a responsável por uma das áreas com processos avaliados, Rosangela Távora, Delivery Head People da Vexia, onde percebe-se que o Programa já está colhendo seus primeiros frutos:
“Considero a entrada do Quality e Control de extrema importância para nós da Vexia, principalmente neste momento onde estamos em busca de novos clientes. O Q&C nos ajuda a refletir cada vez mais sobre os nossos processos e rotinas. Estamos sempre em busca de inovações e melhorias nos processos, porém, sabemos que é natural ficarmos “viciados” na forma de execução de algumas atividades e não enxergando possíveis riscos. E é neste momento que a equipe de Q&C entra e nos mostra ações simples para mitigarmos tais riscos. Após toda avaliação pela equipe de Q&C, seremos reconhecidos com “selos” que vai de Bronze a Platinum e isso é muito saudável pois estimulam nossas equipes na busca continua da excelência”.
O que vem pela frente?
Em 2017, o Programa vem avançando na fase de Avaliação e Classificação, sendo executados atualmente os testes de controle interno dos processos escopo. Após apuração dos resultados, serão reconhecidos os processos com maior maturidade, através da atribuição dos selos de classificação.
Ainda neste ano, o Programa pretende ampliar sua atuação. Será a vez de escolher novos processos escopo e iniciar o Segundo Ciclo de Avaliação 2017-2018, através dos Workshops e nova rodada de Entendimentos.