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Lean Office: entenda o que é e melhore os processos administrativos

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Fazer mais com menos: aí está uma meta constantemente perseguida pelos mais diferentes tipos de empresa. A fim de alcançar esse propósito, técnicas, métodos e ferramentas para reduzir custos sem afetar a produtividade sobem para o topo da lista de interesses de gestores de pequenas, médias e grandes empresas. Aí entra o Lean Office, um conceito que busca justamente esses objetivos.

No post de hoje, vamos mostrar como esse tal escritório enxuto pode ajudar a empresa a diminuir custos de maneira consistente, além de apontar os passos necessários para implementá-lo no seu negócio. Curioso? Então confira!

Entenda o conceito por trás do Lean Office

O Lean Office nasceu do outro lado do mundo, lá no Japão, em um período bastante conturbado do país — a segunda guerra mundial. Em meio a sérias restrições econômicas e materiais, as empresas automobilísticas japonesas começaram a procurar maneiras de manter a lucratividade mesmo em um cenário de muita escassez.

A Toyota foi a primeira fábrica a aplicar com sucesso o conceito, que foca essencialmente no combate ao desperdício de tempo e recursos em prol de uma produção ágil, eficiente e econômica. De lá para cá, o Lean Office passou a ser adotado em outras empresas, inclusive em organizações não industriais.

Conheça suas principais vantagens

O grande mérito do escritório enxuto é permitir que as empresas consigam aplicar técnicas, processos e práticas que buscam a maior economia possível de recursos sem que isso afete a agilidade e a qualidade dos resultados. A vantagem inicial é vista, portanto, em forma de uma redução de custos e despesas, liberando o caixa do negócio para fazer investimentos e melhorias.

Mas existem outras vantagens inerentes a um trabalho focado em economia. Com o Lean Office, uma cultura de eficiência é implementada na empresa, estimulando os funcionários a buscarem soluções simples, efetivas e, claro, dentro do orçamento. Essa também é uma metodologia extremamente eficiente para promover agilidade, na medida em que a simplificação de processos pela eliminação de excessos torna as atividades menos burocráticas e totalmente focadas na entrega rápida do produto final.

De toda forma, embora seja uma metodologia comprovadamente eficaz, que entrega resultados consistentes, o Lean Office precisa ser implementado de forma planejada para não causar traumas ou confusões na mudança da cultura empresarial. Para que você dê esse passo com o pé direito, vamos explicar a partir de agora que cuidados tomar para garantir uma transição tranquila. Continue acompanhando!

Estabeleça um grupo de trabalho

A implementação do Lean Office é uma mudança que altera profundamente a cultura organizacional. E não custa lembrar que quaisquer mudanças podem mexer com a estabilidade de todo o negócio, causando dúvidas, inseguranças e, em casos extremos, até conflitos.

Para evitar todos esses problemas, estabeleça um grupo de trabalho para definir quais processos serão modificados, efetivamente implementá-los e, principalmente, servir como fator de treinamento e compartilhamento de informações sobre a nova metodologia. O importante é que essa equipe seja capaz tanto de implementar mudanças efetivas quanto de demonstrar para seus colegas que as alterações trarão ganhos reais para todos ao tornar o trabalho mais ágil e eficiente.

Promova mudanças integradas

O berço do Lean Office é essencialmente industrial. Nessa área, seus impactos são bastante claros: linhas de montagem mais rápidas, menos matéria-prima desperdiçada e tempo de trabalho aproveitado ao máximo. Em ambientes administrativos, por outro lado, por mais que essas mudanças sejam menos visíveis e mais complexas, apresentam resultados igualmente satisfatórios.

O principal definidor de sucesso nessa etapa é ter ciência da complexidade da organização e entender que mudanças meramente pontuais podem não ser efetivas. É essencial, portanto, garantir a integração de setores que necessitam constantemente um do outro para garantir que as mudanças sejam globais e apresentem resultados mensuráveis para cada equipe.

Que tal modificar técnicas e métodos de setores como vendas e estoque de forma conjunta, por exemplo? Dessa maneira, a comunicação entre os times não se perde e os profissionais de ambas as áreas, que mantêm um contato rotineiro, conseguem caminhar para objetivos em comum, todos no mesmo ritmo.

Tome cuidado com os excessos

A essa altura, já está mais que claro que o foco do Lean Office é o combate sistemático e duradouro a desperdícios, certo? Mas o problema é que muitos gestores podem interpretar esse objetivo como um convite para a realização de cortes indiscriminados. Quando isso acontece, processos importantes, mas ainda que lentos ou custosos, podem ser limados. O resultado? Justamente o oposto do que esperado: menos agilidade, maiores riscos e, principalmente, queda de qualidade.

Por essas e outras, o enxugamento de custos e as mudanças de processos só devem ser realmente implementados depois de uma pesquisa séria sobre a atual situação da empresa. É primordial diagnosticar de forma precisa o que realmente pode ser eliminado e como a retirada de determinados processos deve ser contornada para manter a empresa funcionando de maneira fluida.

A implementação do Lean Office também exige o uso de métodos controláveis. É o caso do famoso 5S, que define que as mudanças devem passar pelo filtro de 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. Outra opção é o Kaizen, filosofia que busca a diminuição de custos de maneira contínua. Essa manutenção perene do Lean Office é, inclusive, um ponto-chave para seu sucesso — como falaremos no próximo tópico.

Faça do Lean Office um objetivo contínuo

Nesse âmbito, um erro comumente cometido é não pensar no Lean Office como uma metodologia focada em mudanças perenes e em uma mudança profunda e duradoura da cultura organizacional. Em geral, o escritório enxuto é erroneamente encarado como uma maneira de promover um choque de gestão e tentar diminuir custos de maneira emergencial.

Esse tipo de postura, no entanto, causa mais danos do que gera vantagens. Cortes bruscos e inadequadamente justificados só desestimulam as equipes, além de não conseguirem atingir todos os objetivos propostos e apresentarem uma enorme tendência de fazer com que a jornada de adaptação falhe, sendo abandonada no meio caminho.

Por isso é tão importante que essa implementação seja feita de maneira controlada, em etapas bem definidas, com a empresa estimulando a análise e o combate de desperdícios de maneira perene. Assim, as possíveis melhorias pontuais e passageiras cedem lugar a uma revolução completa da cultura empresarial, transformando as empresas em verdadeiras fontes de descobertas de novos processos e práticas mais rápidas e eficientes.

E então, pronto para promover essa mudança no seu negócio? Quer receber mais informações para melhorar seus processos administrativos? Assine a nossa newsletter e receba conteúdo de qualidade diretamente na sua caixa de e-mail!

Notícias sobre a Célula Lean em Finanças

Na quinta-feira (02/02/17) os profissionais de Finanças – Contas a Pagar assinaram 05 A3 que visam solucionar alguns dos problemas identificados no Pareto do Gerenciamento Diário, formalizando assim o compromisso da equipe para a execução das contramedidas visando o alcance dos objetivos propostos e também a dedicação da Liderança em apoiar e fornecer as condições para que a equipe possa se desenvolver e melhorar os processos em questão.

Assinatura do A3 no início de 2017

Assinatura do A3 no início de 2017

Estiveram presentes Roberto Uemoto (Diretor Superintendente), Emerson Tafuri (Gerente MPF), Crisleide Fernandes (Supervisora MPF), os profissionais Donos dos A3, Bruna de Oliveira, Estela Galdino, Jucimara Oliveira, Leonardo de Campos, Lucas Almeida, Paulo Henrique. Este momento contou também com os demais líderes de MPF que foram prestigiar a equipe, Willian Teixeira, André Barban, Tiago Ferreira e Luis Faria.

Os temas tratados nestes A3 foram:

  1. Alto volume de interrupções dos procuradores para aprovação;
  2. Reduzir tempo de processamento de boleto na empresa Alpargatas;
  3. Reduzir riscos, custos e tempo na utilização de motoboy para pagamentos manuais;
  4. Eliminar rejeição de pagamento de boletos acima de R$250.000,00;
  5. Reduzir lead time e viabilizar aprovações SAP em ambiente externo, aprovadores fora do GCC.

Em paralelo à execução dos planos, a área de Finanças parte para sua segunda versão do Painel de Gestão a Vista, com o intuito de continuar acompanhando, através do Gerenciamento Diário, as atividades que entregam o propósito da área e assim evitar possíveis desvios, mantendo a eficiência da operação e a produtividade.

Com relação ao aprendizado durante o período de 06 meses em que a equipe participou de Workshops de ferramentas Lean, iniciou o Gerenciamento Diário e a elaboração dos A3, o Gestor de Finanças, Emerson Tafuri, comentou:

“Estou muito orgulhoso pelos trabalhos apresentados e, sem dúvida alguma, a assinatura destes A3 demonstram todo envolvimento e empenho da equipe na busca da solução efetiva dos problemas, além de propagar o pensamento LEAN na VEXIA”!

Confira alguns depoimentos: 

“Aprendi que o fato de desenvolver um A3 vai além de simplesmente preencher um formulário. O A3 proporciona um pensamento PDCA e contribui com o desenvolvimento pessoal, direcionando sempre para uma visão analítica. Aprendi que nem sempre as coisas são como pensamos, é preciso colher dados, analisar a fundo, ir ao gemba, planejar, acompanhar as ações e que, se for necessário, recomeçar. É preciso entender o problema na sua causa raiz para se ter segurança de que está no caminho certo para sua resolução.” – Bruna de Oliveira

“Foi um ótimo aprendizado e enriquecimento profissional e pessoal. O desenvolvimento do A3 nos permitiu a investigar a fundo os problemas, nos levando a soluções que vão agregar na prestação de serviços para nossos clientes.” Paulo Henrique Ap. Inácio

“Com o uso da ferramenta A3 conseguimos melhorar nossa visão sobre alguns problemas no processo, aprendemos a identificar a causa raiz do problema, e tomamos medidas para a extinção dos mesmos, melhorando nosso processo, ganhando tempo e até reduzindo custos. Todos esses treinamentos ajudaram a mudar a mentalidade da equipe e assim estarmos sempre buscando melhorias em nosso processo”. Lucas Almeida