Lean Office: entenda o que é e melhore os processos administrativos

lean-office

Lean administrativo, um conceito que vem da filosofia “lean office”, nada mais é do que a busca por melhoria constante e pela redução de custos dos processos gerenciais. Sua adoção ajuda a diminuir desperdícios e a potencializar resultados nas empresas.

Fazer mais com menos: aí está uma meta constantemente perseguida pelos mais diferentes tipos de empresa. A fim de alcançar esse propósito, surgem técnicas, métodos e ferramentas para reduzir custos sem afetar a produtividade. E, claro, essa combinação figura no topo da lista de interesses dos gestores. Aí entra o Lean Office, um conceito que busca justamente esses objetivos.

No post de hoje, vamos mostrar como esse tal escritório enxuto pode ajudar a empresa a diminuir custos de maneira consistente, além de apontar os passos necessários para implementá-lo no seu negócio.

Você também vai ver um detalhamento do conceito de Fluxo de Valor (VSM) e entender como ele pode favorecer a implementação de uma estratégia de lean administrativo no seu negócio. Está curioso? Então continue a leitura!

O conceito por trás da filosofia Lean Office

A filosofia empresarial Lean Office nasceu do outro lado do mundo, lá no Japão, em um período bastante conturbado do país — a segunda guerra mundial. Em meio a sérias restrições econômicas e materiais, as empresas automobilísticas japonesas começaram a procurar maneiras de manter a lucratividade, mesmo em um cenário de muita escassez.

A Toyota foi a primeira fábrica a aplicar com sucesso o conceito, que foca essencialmente no combate ao desperdício de tempo e recursos em prol de uma produção ágil, eficiente e econômica. De lá para cá, o Lean Office passou a ser adotado em outras empresas, inclusive em organizações não industriais.

O grande mérito do escritório enxuto é permitir que as empresas consigam aplicar técnicas, processos e práticas que buscam a maior economia possível de recursos sem que isso afete a agilidade e a qualidade dos resultados. A vantagem inicial é vista, portanto, em forma de uma redução de custos e despesas, liberando o caixa do negócio para fazer investimentos e melhorias.

Mas existem outras vantagens inerentes a um trabalho focado em economia. Com o Lean Office, uma cultura organizacional de eficiência é implementada — o que a torna uma filosofia de negócio —, estimulando os funcionários a buscarem soluções simples, efetivas e, claro, dentro dos limites do orçamento.

Essa também é uma metodologia extremamente eficiente para promover agilidade, na medida em que a simplificação de processos pela eliminação de excessos torna as atividades menos burocráticas e totalmente focadas na entrega rápida do produto final.

De toda forma, embora seja uma metodologia comprovadamente eficaz, que entrega resultados consistentes, o Lean Office precisa ser implementado de forma planejada para não causar traumas ou confusões na mudança da cultura interna. Para que você dê esse passo com o pé direito, vamos explicar a partir de agora que cuidados tomar para garantir uma transição tranquila. Continue acompanhando!

Como implementar o Lean Office na sua empresa

Confira, a seguir, uma série de passos que você pode dar para implementar uma estratégia de lean office no seu negócio — e prepará-lo para elevar os resultados em curto, médio e longo prazo.

Estabeleça um grupo de trabalho

A implementação do Lean Office é uma mudança que altera profundamente a cultura organizacional. E não custa lembrar que quaisquer mudanças podem mexer com a estabilidade de todo o negócio, causando dúvidas, inseguranças e, em casos extremos, até conflitos.

Para evitar todos esses problemas, estabeleça um grupo de trabalho para definir quais processos serão modificados, e como efetivamente implementá-los. A partir disso, também deverá ser definido o que pode servir como fator de treinamento e de compartilhamento de informações sobre a nova metodologia. O importante é que essa equipe seja capaz de implementar mudanças efetivas e também de demonstrar para seus colegas que as alterações trazem ganhos reais para todos, ao tornar o trabalho mais ágil e eficiente.

A promoção de mudanças integradas

O berço do Lean Office é essencialmente industrial. Nessa área, seus impactos são bastante claros: linhas de montagem mais rápidas, menos matéria-prima desperdiçada e tempo de trabalho aproveitado ao máximo. Em ambientes administrativos, por outro lado, por mais que essas mudanças sejam menos visíveis e mais complexas, apresentam resultados igualmente satisfatórios.

O principal definidor de sucesso nessa etapa é ter ciência da complexidade da organização e entender que mudanças meramente pontuais podem não ser efetivas. É essencial, portanto, garantir a integração de setores que necessitam constantemente um do outro para garantir que as mudanças sejam globais e apresentem resultados mensuráveis para cada equipe.

Que tal modificar técnicas e métodos de setores como vendas e estoque de forma conjunta, por exemplo? Dessa maneira, a comunicação entre os times não se perde e os profissionais de ambas as áreas, que mantêm um contato rotineiro, conseguem caminhar para objetivos em comum, todos no mesmo ritmo.

Tome cuidado com os excessos

A essa altura, já está mais que claro que o foco do Lean Office é o combate sistemático e duradouro aos desperdícios, certo? Mas o problema é que muitos gestores podem interpretar esse objetivo como um convite para a realização de cortes indiscriminados. Quando isso acontece, processos importantes, ainda que lentos ou custosos, podem ser limados. O resultado? Justamente o oposto do que o esperado: menos agilidade, maiores riscos e, principalmente, queda de qualidade.

Por essas e outras, o enxugamento de custos e as mudanças de processos só devem ser realmente implementados depois de uma pesquisa séria sobre a atual situação da empresa. É primordial diagnosticar de forma precisa o que realmente pode ser eliminado e como a retirada de determinados processos deve ser contornada para manter a empresa funcionando de maneira fluida.

A implementação do Lean Office também exige o uso de métodos controláveis. É o caso do famoso 5S, que define que as mudanças devem passar pelo filtro de 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. Outra opção é o Kaizen, filosofia que busca a diminuição de custos de maneira contínua. Essa manutenção perene do Lean Office é, inclusive, um ponto-chave para seu sucesso — como falaremos no próximo tópico.

Faça do Lean Office um objetivo contínuo

Nesse âmbito, um erro comumente cometido é não pensar no Lean Office como uma metodologia focada em mudanças perenes, profundas e duradouras da cultura organizacional. Em geral, o escritório enxuto é erroneamente encarado como uma maneira de promover um choque de gestão e tentar diminuir custos de maneira emergencial.

Esse tipo de postura, no entanto, causa mais danos do que gera vantagens. Cortes bruscos e inadequadamente justificados só desestimulam as equipes, além de não conseguirem atingir todos os objetivos propostos e apresentarem uma enorme tendência de fazer com que a jornada de adaptação falhe, sendo abandonada no meio caminho.

Por isso é tão importante que essa implementação seja feita de maneira controlada, em etapas bem definidas, com a empresa estimulando a análise e o combate de desperdícios de maneira perene. Assim, as possíveis melhorias pontuais e passageiras cedem lugar a uma revolução completa da cultura empresarial, transformando as empresas em verdadeiras fontes de descobertas de novos processos e práticas mais rápidas e eficientes.

O Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) e o Lean Administrativo como estratégias de competitividade

Até aqui vimos em profundidade o conceito de Lean Office. Agora vamos dar um passo adiante. Falaremos do Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM), uma importante estratégia para organizações que já veem na administração enxuta uma boa estratégia e querem potencializar resultados.

Para entendermos o que é o Mapeamento do Fluxo de Valor (Value Stream Management — VSM), vejamos o seguinte exemplo.

Rafael é gerente de uma distribuidora de eletrônicos. Ele pesquisa seus clientes trimestralmente, o que o ajuda a identificar quais produtos se adaptam melhor às suas necessidades.

Esse processo permite que o Rafael se concentre em estocar e exibir esses produtos. À medida que os clientes compram, eles são incentivados a ser leais à empresa porque veem valor nas opções oferecidas. Isso permite que a distribuidora de eletrônicos compre produtos que mantenham seus clientes satisfeitos, bem como que se evite o desperdício — neste caso, sobrecarga de estoque de mercadorias desnecessárias.

O que Rafael faz nada mais é do que o gerenciamento do fluxo de valor, um estilo de gestão que se concentra nos clientes e em seus valores, ao mesmo tempo em que se faz o possível para ajustar processos internos, torná-los sob medida para atendimento das demandas.

Realizar o Mapeamento do Fluxo de Valor, portanto, pode ajudar as empresas a se tornarem mais competitivas em seus mercados e a melhorar o desempenho dos negócios. Assim, os valores estão relacionados aos melhores métodos operacionais, que devem ser mantidos sempre considerando os clientes.

É importante ter em mente que mapear o fluxo de valor é diferente de mapear processos. Geralmente, os mapas de processos focalizam sequências de atividades individuais e não fluxos de materiais e informações relacionadas a famílias de produtos (conforme descrevemos no exemplo do Rafael).

A visão de estado futuro é definida com base em perspectivas muitas vezes óbvias de melhorias a serem feitas, sem levar em conta os princípios do lean administrativo, capazes de gerar a fluidez de valores cada vez mais enxutos.

Como você viu, é possível equilibrar o uso das práticas do lean office nos negócios para promover um equilíbrio entre uma operação em constante melhoria com o atendimento dos valores dos clientes. Essa equação leva os negócios ao chamado lean administrativo, o que os torna ainda mais competentes e preparados para a escalabilidade.

Você está pronto para elevar o lean administrativo a um outro patamar? Sua empresa está pronta para essa mudança? Assine agora a nossa newsletter e receba mais conteúdos como este diretamente na sua caixa de e-mail!