Em uma era em que as criptomoedas sinalizam o futuro dos meios de pagamento, com muitas nações de vanguarda na iminência de abolir definitivamente o papel-moeda (casos de Suécia e Dinamarca), o comércio com cédulas gradativamente vai sendo convidado a repousar nos livros de história. E isso tem relação direta com gestão e disponibilização de crédito.

Embora o Brasil ainda esteja longe desse cenário futurista de blockchain e transações por criptomoedas, os meios de pagamento eletrônico tradicionais, como cartões de crédito e débito, ganham cada vez mais espaço no varejo. Isso exige dos lojistas estratégias de conciliação de pagamentos.

Segundo levantamento do SPC Brasil, as vendas por cartões já representam quase 38% do total de vendas no varejo nacional, sendo 23% apenas no cartão de crédito. Mas como ter certeza de que todas as parcelas que você vendeu a crédito estão sendo devidamente creditadas?

Como saber se as taxas de juros acordadas inicialmente estão mesmo sendo fixadas? Pior do que isso, como fazer um planejamento dos recebíveis no cartão, em meio a centenas de pagamentos diferentes, de valores e parcelas distintas, realizados por múltiplos adquirentes?

Neste artigo, você vai entender como uma parceria com uma expert em Business Process Outsourcing (BPO) como a Vexia pode cessar esse vazamento silencioso de receitas em sua empresa!

Vendas no cartão: por que gestão e disponibilização de crédito devem ter atenção máxima do varejo?

Por mais competente e numerosa que seja sua equipe, fica impossível conferir manualmente pilhas de filipetas (recibos) com extratos bancários, a fim de saber se todos os pagamentos do mês foram devidamente realizados. A simples identificação desses pagamentos já é missão complicada no cotidiano.

Além disso, embora o fluxo de pagamentos por cartões de crédito seja cada vez maior no Brasil, há possibilidade de falhas pelas adquirentes (donas das maquinetas, também chamadas de “credenciadoras”) em realizar a conciliação dos pagamentos.

Segundo o SPC Brasil, 29% dos comerciantes e prestadores de serviços já relataram ter tido problemas com vendas por cartões. Essas questões vão desde chargebacks não computados nos balanços contábeis até taxas cobradas em patamares muito acima dos fixados em contrato. Quem não possui estratégia de gestão e disponibilização de crédito demora a perceber tudo isso.

Nesse cenário, não adianta ter os fornecedores de menor custo, a melhor estratégia de vendas e os melhores representantes comerciais se você tem um “sócio oculto”. Essa desconformidade nos depósitos e na cobrança de taxas dos lojistas é mais comum do que você pode imaginar.

Evidentemente, tal sangramento pode comprometer a sobrevivência da empresa no médio prazo. Por essa razão, as conciliações das vendas registradas e dos pagamentos recebidos são cruciais.

A conciliação de vendas por cartão é o processamento do recebimento das vendas por meio do cartão de crédito ou de débito. Existem empresas especializadas nesse pareamento entre vendas e recebíveis, que utilizam softwares especiais para mapear taxas, depósitos e fluxo financeiro. Assim, identificam eletronicamente cada venda sem os corretos requisitos de crédito.

Como as perdas das empresas nessa área, muitas vezes, ultrapassam os 30% do faturamento, é fácil perceber que o custo com esses serviços especializados “se pagam” ainda no curto prazo.

Por que há tantos erros nos pagamentos com cartões de crédito?

Cada adquirente cobra uma taxa de acordo com o tipo de operação, prazo e quantidade de parcelas, e, eventualmente, se a administradora de cartão de crédito erra, passando a cobrar um percentual de 1,8% ao invés do 1,5% negociado, isso gerará um impacto imenso no montante final do negócio.

Em muitos casos, os erros na cobrança se dão porque a taxa padrão é negociada diretamente pelos representantes das adquirentes. Ocorre que, por serem empresas de grande porte, repletas de subsetores que deverão tomar ciência do percentual acordado e aprová-lo, basta que a informação se perca em algum ponto desse fluxo interno para que o lojista seja prejudicado. Em geral, o comerciante nem fica sabendo.

Como a ampliação de empresas de cartões favorece as empresas?

O grande volume de operações com cartões de crédito aumenta a concorrência no setor e, por consequência, reduz as taxas médias cobradas. A título de informação, somente em 2016, as vendas por cartões de crédito e débito movimentaram mais de R$ 1 trilhão.

Com essa competitividade, as organizações ganham poder de barganha para negociar taxas melhores. Por outro lado, quando a empresa faz uma parceria, parametriza o ERP para trabalhar com determinado intermediário. Caso outra adquirente, como a Rede, faça uma proposta melhor, será necessário arcar com um custo alto para parametrizar novamente todo o sistema.

As empresas grandes, com filiais espalhadas por mais de uma região do país, podem ainda encontrar taxas diferentes em uma mesma adquirente devido a promoções locais. Perceba que estamos falando de percentuais variados segundo intermediária, número de parcelas e até região de contrato ou segmento.

E tudo isso aplicado a cada uma de suas centenas (ou milhares) de operações mensais. Impossível não ter prejuízos sem conciliação de pagamentos com cartão. É por essa razão que investimento em gestão e disponibilização de crédito não pode ser visto como custo, mas como estancamento de custos.

Para piorar, vale lembrar que existem muitas PMEs que não fazem qualquer controle do seu fluxo de recebíveis.

Por que as taxas variam de acordo com o número de parcelas?

A disponibilização do número de parcelas depende da negociação com as adquirentes. Entretanto, em geral, quanto maior o número de parcelas, maior a taxa em cada uma delas. Isso porque as empresas de cartões ampliam seus riscos na venda parcelada, além de aumentar seus custos operacionais. Assim, se a credenciadora faz o parcelamento em mais vezes, também cobrará uma taxa maior para processar tudo isso.

O problema é que um comerciante não pode nem pensar em evitar a venda parcelada, sob pena de perder boa parte de sua carteira de clientes. Atualmente, cerca de 50% das transações são financiadas no cartão (historicamente, prazos mais dilatados são mais atrativos do que descontos à vista).

Entretanto, quanto maior o prazo, mais difícil de controlar as receitas futuras. Além disso, muitos varejistas recorrem à antecipação de recebíveis, benefício concedido pelas credenciadoras, em troca da aplicação de taxas mais elevadas.

Como saber o que compensa mais, melhorar seu fluxo de caixa e sofrer taxas mais altas ou aguardar o fluxo mensal de pagamentos e correr o risco de ficar no vermelho? Quem não tem estratégia de gestão e disponibilização de crédito entrega essa decisão crucial à intuição, o que pode comprometer resultados.

Quais as vantagens de fazer a conciliação de cartões de crédito?

Veja que, em resumo, a conciliação de pagamentos no cartão apresenta as seguintes vantagens ao negócio:

• eliminação de erros decorrentes de aplicação de taxas incorretas ou depósitos a menor;
• aumento da confiança de vendas por cartões mediante diagnóstico em tempo real de eventuais divergências entre vendas, recebíveis e suas liquidações;
• facilitação do fechamento de demonstrações contábeis;
• aprimoramento do processo de tomada de decisão (o que é feito a partir de dados corretos sobre provisionamentos);
• melhoria no processo de monitoramento de chargebacks;
• controle de taxas aplicadas na antecipação de recebíveis.

Como a Vexia pode ajudar sua empresa?

O desafio das empresas passa por ter métodos, estratégias e tecnologias capazes de fazer um monitoramento constante do processamento de vendas, seguido da conferência e conciliação dos pagamentos realizados. A Vexia pode auxiliar nesse processo de mapear e cruzar — por meio de profissionais especializados e tecnologia de ponta — todo seu fluxo de recebimentos acordados em relação ao que a adquirente está pagando de fato.

A Vexia pode apoiar tecnologicamente na parametrização, com know-how no conhecimento dos arquivos e padrões de leitura em cada artigo de processamento. O objetivo é deixar que a empresa se preocupe apenas com o mais importante, a venda, deixando a quem tem expertise no assunto o monitoramento de seu fluxo de receitas por cartões (em relação ao que foi negociado).

Quer harmonizar gestão e disponibilização de crédito aos seus clientes sem correr risco de perder dinheiro? Não tem certeza se sua empresa está faturando tudo o que está vendendo? Entre então em contato conosco e proveja soluções de excelência para o seu negócio!

Este artigo foi escrito em colaboração com Tiago Duarte, Finance Coordinator na Vexia.