{"id":2962,"date":"2018-03-01T16:31:03","date_gmt":"2018-03-01T19:31:03","guid":{"rendered":"http:\/\/vexia.com.br\/?p=2962"},"modified":"2018-03-01T16:31:03","modified_gmt":"2018-03-01T19:31:03","slug":"5-dicas-para-fazer-gestao-de-documentos-na-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexia.com.br\/?p=2962","title":{"rendered":"5 dicas para fazer a gest\u00e3o de documentos na empresa"},"content":{"rendered":"

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Cria\u00e7\u00e3o de procedimentos para garantir o arquivamento de documentos, levando sempre em considera\u00e7\u00e3o suas especificidades e tamb\u00e9m a seguran\u00e7a do armazenamento.<\/h4>\n

 <\/p>\n

Normalmente, as empresas costumam arquivar e produzir diversos documentos diariamente. Hoje, em meio \u00e0 agilidade do mercado e ao processamento constante de informa\u00e7\u00f5es, o segredo est\u00e1 em prezar por uma gest\u00e3o de documentos efetiva, automatizada, sem burocracias.<\/p>\n

Apesar da import\u00e2ncia dessa rotina, muitas organiza\u00e7\u00f5es ainda teimam em negligenci\u00e1-la. Consequentemente, isso pode gerar n\u00e3o s\u00f3 gastos extras como problemas jur\u00eddicos. Para ajud\u00e1-lo nessa miss\u00e3o, resolvemos trazer algumas dicas espec\u00edficas de gerenciamento dos registros corporativos, a fim de otimizar todo o seu trabalho. Confira!<\/p>\n

Qual a import\u00e2ncia da gest\u00e3o de documentos?<\/h2>\n

No dia a dia, toda empresa precisa lidar com uma s\u00e9rie de documentos diferentes, desde contas a pagar at\u00e9 contratos com fornecedores. Como \u00e9 preciso dar aten\u00e7\u00e3o a todos eles, a gest\u00e3o de documentos surge como a\u00e7\u00e3o primordial a ser tomada pela organiza\u00e7\u00e3o, pois prev\u00ea a cria\u00e7\u00e3o de procedimentos para garantir o arquivamento de documentos, levando sempre em considera\u00e7\u00e3o suas especificidades e tamb\u00e9m a seguran\u00e7a do armazenamento.<\/p>\n

Por essas e outras, \u00e9 preciso reservar mais que um espa\u00e7o quando se trata de documentos estrat\u00e9gicos. A ideia \u00e9 que esse trabalho proporcione n\u00e3o s\u00f3 mais efic\u00e1cia no dia a dia da empresa, mas que tamb\u00e9m evite problemas \u2014 como a perda de documentos importantes, multas por falhas e complica\u00e7\u00f5es na administra\u00e7\u00e3o como um todo. Com isso, logo surge a redu\u00e7\u00e3o de custos, bem como a\u00a0padroniza\u00e7\u00e3o dos processos<\/a>, aumentando a qualidade do trabalho e garantindo a preserva\u00e7\u00e3o jur\u00eddica da companhia.<\/p>\n

Como fazer essa gest\u00e3o de maneira pr\u00e1tica?<\/h2>\n

Depois de entender um pouco mais sobre a import\u00e2ncia da gest\u00e3o de documentos, \u00e9 hora de aprender como fazer isso da maneira correta. S\u00f3 assim ser\u00e1 poss\u00edvel aproveitar todos os benef\u00edcios citados acima!<\/p>\n

1. Conhe\u00e7a o tempo de armazenamento dos arquivos<\/h3>\n

Uma das maneiras mais pr\u00e1ticas de gerir os documentos de uma empresa \u00e9 conhecer seu tempo ideal de armazenamento. Afinal, sabia que os registros devem ser armazenados por per\u00edodos diferentes, de acordo com a legisla\u00e7\u00e3o? Os gestores precisam saber exatamente qual \u00e9 esse tempo para guard\u00e1-los da maneira correta.<\/p>\n

Arquivos relacionados \u00e0 funda\u00e7\u00e3o da companhia, por exemplo, precisam ser mantidos durante toda a vida da empresa. E n\u00e3o \u00e9 dif\u00edcil entender o porqu\u00ea: eles formam o pilar da organiza\u00e7\u00e3o, assegurando a\u00a0seguran\u00e7a jur\u00eddica<\/a>\u00a0do neg\u00f3cio no longo prazo. Lembre-se de que determinadas a\u00e7\u00f5es solicitam a confer\u00eancia desse tipo de documento constantemente.<\/p>\n

Para manter tudo organizado, fa\u00e7a uma separa\u00e7\u00e3o por per\u00edodo. Pode ser curto, m\u00e9dio e longo prazos, por exemplo. Como todos os dias novos arquivos surgem, \u00e9 essencial que uma pessoa seja respons\u00e1vel por fazer essa separa\u00e7\u00e3o, sabendo o que fica e o que pode ser descartado.<\/p>\n

2. Opte por transa\u00e7\u00f5es digitais<\/h3>\n

A tecnologia trouxe uma s\u00e9rie de facilidades para o dia a dia das organiza\u00e7\u00f5es, figurando entre elas a possibilidade de digitaliza\u00e7\u00e3o de arquivos. Al\u00e9m de diminuir o espa\u00e7o f\u00edsico antes dedicado a isso, visto que tudo ficar\u00e1 armazenado na mem\u00f3ria de um computador ou mesmo na nuvem, a companhia tamb\u00e9m corre menos\u00a0riscos<\/a>\u00a0de ver documentos importantes deteriorados pela a\u00e7\u00e3o do tempo.<\/p>\n

O ideal \u00e9 que a empresa opte por um software de qualidade que permita fazer a jun\u00e7\u00e3o dos arquivos, trazendo assim facilidade para a jornada dos colaboradores que atuam internamente. Nesse contexto, eles n\u00e3o perder\u00e3o tanto tempo procurando por esse ou aquele documento, enquanto a empresa garante a\u00a0seguran\u00e7a<\/a>\u00a0de registros importantes.<\/p>\n

3. Considere a ado\u00e7\u00e3o da assinatura eletr\u00f4nica<\/h3>\n

Como o pr\u00f3prio nome j\u00e1 diz, a assinatura eletr\u00f4nica serve para a valida\u00e7\u00e3o de documentos digitais. Ela tem caracter\u00edsticas id\u00eanticas \u00e0 assinatura f\u00edsica, como validade jur\u00eddica inquestion\u00e1vel, garantindo assim a autenticidade do documento. Na pr\u00e1tica, ela pode ser conquistada por meio de uma tecnologia criptografada.<\/p>\n

Com essa tecnologia, o documento nem mesmo precisa ser impresso para ser oficializado! Todo o processo \u00e9 feito por meios digitais, o que traz uma s\u00e9rie de vantagens, como a agilidade em repass\u00e1-los a quem precisa. N\u00e3o \u00e9 preciso, com esse recurso, esperar dias para que um contrato seja assinado e seu armazenamento seja conclu\u00eddo ap\u00f3s o acordo.<\/p>\n

4. Aposte no armazenamento na nuvem<\/h3>\n

Por mais que a computa\u00e7\u00e3o em nuvem j\u00e1 n\u00e3o seja uma novidade, continua sendo imprescind\u00edvel para as empresas. Isso porque, por meio dela, \u00e9 poss\u00edvel armazenar todos os documentos importantes do neg\u00f3cio sem para isso precisar contar com a mem\u00f3ria do computador.<\/p>\n

A nuvem traz maior flexibilidade e\u00a0mobilidade<\/a>\u00a0ao trabalho, com os colaboradores podendo acessar qualquer documento de qualquer lugar, desde que tenham acesso a uma conex\u00e3o com a internet e permiss\u00e3o para logar no programa usado. A companhia contrata o servi\u00e7o, que fica respons\u00e1vel por garantir a atualiza\u00e7\u00e3o, a seguran\u00e7a e a manuten\u00e7\u00e3o, facilitando o dia a dia da contratante.<\/p>\n

Apesar do investimento inicial em um bom programa, os custos no longo prazo, se comparados ao armazenamento f\u00edsico, s\u00e3o muito menores. Pensando nisso, escolha uma empresa que conte com um suporte adequado de\u00a0cloud computing<\/a>\u00a0e tenha um software reconhecido pelo mercado.<\/p>\n

5. Agrupe os documentos<\/h3>\n

Mesmo contando com um software para reunir os documentos em um \u00fanico local, ainda assim \u00e9 importante agrup\u00e1-los quanto aos assuntos e \u00e0 sua import\u00e2ncia. Documentos estrat\u00e9gicos devem estar em um mesmo local, assim como contratos com fornecedores devem ficar separados de contratos de trabalho, por exemplo.<\/p>\n

Isso n\u00e3o s\u00f3 facilita a localiza\u00e7\u00e3o dos arquivos como tamb\u00e9m garante sua seguran\u00e7a, separando registros de simples notifica\u00e7\u00f5es at\u00e9 aqueles de ordem jur\u00eddica. Ali\u00e1s, vale a pena criar um m\u00e9todo de identifica\u00e7\u00e3o padronizado para tornar o processo ainda menos complexo.<\/p>\n

Como voc\u00ea p\u00f4de ver, a\u00a0gest\u00e3o<\/a>\u00a0de documentos representa n\u00e3o s\u00f3 uma boa dose de praticidade para uma empresa como pode tamb\u00e9m trazer maior produtividade para o dia a dia dos colaboradores. E n\u00e3o se esque\u00e7a: guardar os arquivos corretamente \u00e9 uma pr\u00e1tica que independe do tamanho do neg\u00f3cio, sendo necess\u00e1ria do menor at\u00e9 o maior deles. Deixar a gest\u00e3o de documentos de lado corresponde a uma amea\u00e7a, gerando riscos para a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Falando nisso, para finalizar este post com chave de ouro, recomendamos que aproveite para ler sobre\u00a0riscos estrat\u00e9gicos<\/a>. Pronto para aprender a avaliar uma organiza\u00e7\u00e3o?<\/p>\n

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Cria\u00e7\u00e3o de procedimentos para garantir o arquivamento de documentos, levando sempre em considera\u00e7\u00e3o suas especificidades e tamb\u00e9m a seguran\u00e7a do armazenamento.   Normalmente, as empresas costumam arquivar e produzir diversos documentos diariamente. 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