{"id":2925,"date":"2018-02-20T18:01:55","date_gmt":"2018-02-20T21:01:55","guid":{"rendered":"http:\/\/vexia.com.br\/?p=2925"},"modified":"2018-02-20T18:01:55","modified_gmt":"2018-02-20T21:01:55","slug":"por-que-uma-gestao-de-viagens-corporativas-e-necessaria","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexia.com.br\/?p=2925","title":{"rendered":"Por que uma gest\u00e3o de viagens corporativas \u00e9 necess\u00e1ria?"},"content":{"rendered":"
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Com a globaliza\u00e7\u00e3o do mercado e a necessidade de estabelecer contatos profissionais a todo tempo, a presen\u00e7a f\u00edsica muitas vezes se torna necess\u00e1ria. A\u00ed \u00e9 que entram as viagens a trabalho. No entanto, para que esses deslocamentos funcionem bem para todos os envolvidos, \u00e9 necess\u00e1rio contar com uma gest\u00e3o de viagens corporativas realmente eficaz.<\/p>\n

Administrar bem os gastos e a log\u00edstica como um todo \u00e9 a chave para o sucesso dessas empreitadas, fazendo com que tanto colaboradores quanto o pr\u00f3prio neg\u00f3cio saiam ganhando.<\/p>\n

Quer entender por que exatamente \u00e9 t\u00e3o importante fazer a\u00a0gest\u00e3o<\/a>\u00a0de viagens e quais s\u00e3o as estrat\u00e9gias mais eficazes para realiz\u00e1-la? Ent\u00e3o, continue a leitura do post!<\/p>\n

O que s\u00e3o viagens corporativas?<\/h2>\n

As viagens corporativas s\u00e3o todas aquelas realizadas pelos colaboradores a servi\u00e7o da empresa. Nelas, pode-se visitar outras sedes, fornecedores e clientes, de modo a expandir os neg\u00f3cios e conquistar novas oportunidades.<\/p>\n

Por isso, essas viagens se tornaram estrat\u00e9gicas para organiza\u00e7\u00f5es em todo mundo. No entanto, ao mesmo tempo, geraram mais custos e a necessidade de um maior controle pelas empresas. Pois, se de um lado elas ajudam a ampliar o neg\u00f3cio, de outro, elas representam um gasto significativo.<\/p>\n

Da\u00ed surgiu a import\u00e2ncia de se fazer uma gest\u00e3o de viagens, que consiste no controle e na otimiza\u00e7\u00e3o de todos os recursos empregados nas viagens corporativas. \u00c9 uma forma de as empresas continuarem a se beneficiar com essa pr\u00e1tica, sem pesar no or\u00e7amento.<\/p>\n

Por que adotar a gest\u00e3o de viagens corporativas?<\/h2>\n

A verdade \u00e9 que o turismo corporativo movimenta bilh\u00f5es de reais anualmente no pa\u00eds, representando, geralmente, a segunda maior despesa control\u00e1vel nas empresas. E o motivo \u00e9 bem claro: com as empresas\u00a0ampliando sua atua\u00e7\u00e3o<\/a>\u00a0cada vez mais e com a necessidade de quebrar barreiras para levar produtos ou servi\u00e7os aos clientes, os colaboradores precisam se deslocar a diferentes lugares n\u00e3o s\u00f3 do pr\u00f3prio pa\u00eds, mas do mundo.<\/p>\n

Com essa necessidade constante, as empresas precisam pensar em formas de administrar adequadamente essa log\u00edstica\u00a0a fim de garantir n\u00e3o s\u00f3 a seguran\u00e7a dos seus profissionais, mas tamb\u00e9m de evitar gastos desnecess\u00e1rios.<\/p>\n

Fazer essa gest\u00e3o corretamente traz uma s\u00e9rie de vantagens para o neg\u00f3cio, desde uma otimiza\u00e7\u00e3o de custos e um maior controle administrativo at\u00e9 o aumento da produtividade dos seus colaboradores. Mas n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 isso! A seguir, confira outros benef\u00edcios de fazer uma gest\u00e3o de viagens!<\/p>\n

Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h3>\n

Fazer a gest\u00e3o de viagens corporativas permite que a organiza\u00e7\u00e3o busque dentro de par\u00e2metros preestabelecidos\u00a0uma experi\u00eancia satisfat\u00f3ria end to end ao colaborador que vai viajar. Assim, \u00e9 poss\u00edvel desfrutar de facilidades em processos de solicita\u00e7\u00e3o de viagens, transporte seguro, hospedagem com padr\u00f5es de comodidade, aliado ao controle de um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o automatizado e transpar\u00eancia nos custos e despesas envolvidos.<\/p>\n

Basicamente, quando bem planejada, a viagem tende a custar menos para a organiza\u00e7\u00e3o, visto que o gestor tem tempo para negociar e pesquisar, al\u00e9m de conseguir at\u00e9 simular imprevistos que podem surgir, preparando-se financeira e logisticamente para isso. Por meio da implanta\u00e7\u00e3o de uma gest\u00e3o de viagens eficaz, \u00e9 poss\u00edvel reduzir at\u00e9 30% dos custos de viagens de sua empresa.<\/p>\n

Controle de despesas de viagens<\/h3>\n

Uma\u00a0boa gest\u00e3o<\/a>\u00a0prev\u00ea a cria\u00e7\u00e3o de uma pol\u00edtica de viagens, documento essencial para minimiza\u00e7\u00e3o de custos sem perder a qualidade dos deslocamentos a trabalho. Quando isso fica s\u00f3 no papel, sem ser aplicado, s\u00e3o grandes as chances de que as viagens deixem de ser um neg\u00f3cio vantajoso para a empresa.<\/p>\n

\u00c9 preciso lembrar sempre que, caso n\u00e3o adote uma pol\u00edtica de viagens, a empresa fica mais vulner\u00e1vel \u00e0 ocorr\u00eancia de fraudes, que podem acontecer tanto devido a algum tipo de m\u00e1 conduta do funcion\u00e1rio quanto por pura falta de informa\u00e7\u00e3o e aten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Garantia de compliance<\/h3>\n

Compliance<\/a>\u00a0pode ser entendido como um conjunto de pr\u00e1ticas de conformidade adotado na empresa. Ele tem o objetivo de garantir o comportamento \u00e9tico e o respeito aos procedimentos legais e fiscais da empresa.<\/p>\n

No entanto, pode ser muito dif\u00edcil manter o compliance quando os colaboradores n\u00e3o est\u00e3o presentes na empresa. Ou seja, uma gest\u00e3o de viagens adequada tamb\u00e9m \u00e9 uma forma de assegurar um maior controle sobre a integridade dos funcion\u00e1rios e da organiza\u00e7\u00e3o mesmo a dist\u00e2ncia.<\/p>\n

Otimiza\u00e7\u00e3o da rotina<\/h3>\n

Comportamentos e compromissos que fogem ao objetivo da viagem (como festas, compras e passeios) s\u00e3o comuns em muitas organiza\u00e7\u00f5es. Essa \u00e9 uma pr\u00e1tica que pode ser custosa, comprometendo a efici\u00eancia e a produtividade dos colaboradores.<\/p>\n

Assim, uma boa gest\u00e3o de viagens serve, ainda, para ajudar a reduzir problemas e despesas extras dos funcion\u00e1rios. Basta criar um bom roteiro, que otimize a rotina durante a viagem e contribua para a redu\u00e7\u00e3o de gastos desnecess\u00e1rios.<\/p>\n

Como fazer a gest\u00e3o de viagens corretamente?<\/h2>\n

Depois de conhecer as principais vantagens que uma gest\u00e3o de viagens adequada pode trazer ao neg\u00f3cio, \u00e9 hora de pensar sobre os m\u00e9todos mais eficazes para coloc\u00e1-la em pr\u00e1tica. Algumas medidas simples podem ser adotadas, transformando esses benef\u00edcios em algo constante na empresa. Acompanhe!<\/p>\n

Estabele\u00e7a uma pol\u00edtica completa<\/h3>\n

\u00c9 fundamental definir algumas regras para os colaboradores. Afinal, eles precisam saber exatamente o que podem gastar, como devem proceder e como ser\u00e1 a apresenta\u00e7\u00e3o de documentos que comprovem os pagamentos.<\/p>\n

Para isso, \u00e9 preciso criar uma boa pol\u00edtica de viagens. Ela deve ser clara, detalhada e objetiva. Quanto mais informa\u00e7\u00f5es esse documento reunir, melhor ser\u00e1 para os funcion\u00e1rios e tamb\u00e9m para a empresa, que ter\u00e1 um controle maior sobre processos e resultados.<\/p>\n

Conscientize seus colaboradores<\/h3>\n

De nada adianta implantar uma boa pol\u00edtica de viagens, se os colaboradores n\u00e3o adotam e respeitam essas pr\u00e1ticas. Por isso, \u00e9 fundamental conscientiz\u00e1-los sobre a import\u00e2ncia de\u00a0economizar e manter um controle sobre todos os gastos. Afinal, todos s\u00e3o beneficiados com a maior efici\u00eancia da empresa.<\/p>\n

Para tanto, realize semin\u00e1rios, cursos de capacita\u00e7\u00e3o e treinamentos para todos os funcion\u00e1rios que fazem viagens corporativas. Al\u00e9m disso, oriente sobre as formas de reembolso e como ele pode poupar ao fazer escolhas mais inteligentes enquanto estiver viajando.<\/p>\n

Controle os pagamentos a dist\u00e2ncia<\/h3>\n

Os gastos costumam ser um dos pontos mais cr\u00edticos de qualquer estrat\u00e9gia de viagem corporativa. Assim, para facilitar o processo, determine junto \u00e0 equipe financeira um\u00a0or\u00e7amento<\/a>.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, ofere\u00e7a ao colaborador alternativas de pagamentos que possam ser controladas a dist\u00e2ncia pelos gestores, como cart\u00e3o corporativo virtual com aplicativo capaz de lan\u00e7ar os gastos em tempo real ou mesmo um modelo pr\u00e9-pago.<\/p>\n

Use a tecnologia a seu favor<\/h3>\n

Com a evolu\u00e7\u00e3o da tecnologia, a gest\u00e3o de viagens se tornou uma tarefa bem mais simples. O ideal aqui \u00e9 apostar em softwares que ajudem a controlar tudo. Assim, \u00e9 poss\u00edvel fazer a\u00a0automa\u00e7\u00e3o<\/a>\u00a0da solicita\u00e7\u00e3o de viagens, dos fluxos de aprova\u00e7\u00e3o, das reservas online, do controle de gastos, da atualiza\u00e7\u00e3o de contratos etc. Tudo isso, de maneira integrada ao seu ERP ou\u00a0back office<\/a>.<\/p>\n

Essa automa\u00e7\u00e3o e captura de dados possibilita a gera\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios gerenciais personalizados, que ajudam na constru\u00e7\u00e3o de um perfil de compra junto aos fornecedores em futuras negocia\u00e7\u00f5es, assim como a identifica\u00e7\u00e3o de potenciais problemas e pontos melhorias.<\/p>\n

Destine um profissional qualificado para a fun\u00e7\u00e3o<\/h3>\n

De prefer\u00eancia, a gest\u00e3o de viagens deve ser feita por um membro da equipe que tenha conhecimentos espec\u00edficos sobre o assunto. Portanto, procure alocar um colaborador (ou mais) que de fato tenha um senso apurado de organiza\u00e7\u00e3o para ficar respons\u00e1vel por essa \u00e1rea e que tenha boa capacidade comunicativa\u00a0a fim de orientar corretamente os profissionais.<\/p>\n

Pesquise bastante antes de cada viagem<\/h3>\n

Uma forma de economizar e aumentar a efici\u00eancia da gest\u00e3o de viagens \u00e9 pesquisando bastante sobre os destinos. \u00c9 poss\u00edvel comparar pre\u00e7os e o custo-benef\u00edcio das hospedagens e preparar roteiros mais inteligentes.<\/p>\n

Por exemplo, pode ser mais vantajoso pagar uma di\u00e1ria um pouco mais cara se o hotel \u00e9 mais pr\u00f3ximo do local do evento ou reuni\u00e3o de trabalho. Assim, \u00e9 poss\u00edvel economizar com transporte e outras despesas.<\/p>\n

Trabalhe com a mobilidade corporativa<\/h3>\n

Uma das melhores maneiras de otimizar as viagens corporativas \u00e9 usando a\u00a0mobilidade<\/a>\u00a0como base. Hoje em dia, s\u00e3o diversos os aplicativos que t\u00eam adotado pol\u00edticas cada vez mais personalizadas para atender as empresas que precisam deslocar colaboradores com agilidade e comodidade. Isso ainda permite um controle maior do neg\u00f3cio e evita, por exemplo, que ele tenha que gastar com a manuten\u00e7\u00e3o de transporte em frota pr\u00f3pria.<\/p>\n

Outra op\u00e7\u00e3o de economia e otimiza\u00e7\u00e3o diz respeito a encontros remotos, excelente alternativa para as empresas que desejam minimizar n\u00e3o s\u00f3 os custos com deslocamentos, mas tamb\u00e9m anseiam por um melhor aproveitamento das reuni\u00f5es.<\/p>\n

Assim, em vez de o colaborador se deslocar, a empresa pode adotar as webconfer\u00eancias. Para isso, precisa apenas de um software adequado e pronto! O colaborador poder executar seu trabalho com agilidade sem sequer ter que sair de casa.<\/p>\n

Portanto, n\u00e3o apenas incentive, como tamb\u00e9m viabilize a mobilidade corporativa na sua empresa. Para tanto, procure promover meios de transporte alternativos, como a bicicleta, permita uma jornada de trabalho mais flex\u00edvel, bem como ofere\u00e7a os meios financeiros e tecnol\u00f3gicos necess\u00e1rios.<\/p>\n

Como voc\u00ea p\u00f4de ver aqui, os neg\u00f3cios t\u00eam muito a ganhar com a gest\u00e3o de viagens corporativas. Os benef\u00edcios v\u00e3o desde a redu\u00e7\u00e3o de custos at\u00e9 a amplia\u00e7\u00e3o da transpar\u00eancia dos\u00a0processos<\/a>. O resultado \u00e9 uma maior produtividade dos colaboradores no tempo em que estiverem representando a empresa.<\/p>\n

Como mostramos nesse \u00faltimo t\u00f3pico, a mobilidade \u00e9 uma alternativa bastante atrativa para a organiza\u00e7\u00e3o. Se quer saber mais sobre o assunto, aproveite para ler\u00a0nosso post<\/a>\u00a0sobre seu potencial para qualquer empresa!<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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