![\"backoffice\"](\"http:\/\/vexia.com.br\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/107415-como-garantir-a-eficiencia-do-backoffice-445x325.jpg\")
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Conseguir que o processo de compra dos clientes seja feito com mais agilidade e exatid\u00e3o: essa \u00e9 uma das prioridades de qualquer empresa, independentemente do porte ou da \u00e1rea de atua\u00e7\u00e3o. O detalhe \u00e9 que, para isso, o n\u00edvel de efici\u00eancia do backoffice precisa ser elevado. Estamos falando aqui de diversos setores de uma organiza\u00e7\u00e3o, desde o estoque \u00e0 log\u00edstica, passando pelo faturamento no meio do caminho.<\/p>\n
Quando essas atividades s\u00e3o administradas de forma organizada, o neg\u00f3cio automaticamente tem mais possibilidades de conquistar a confian\u00e7a do p\u00fablico, conseguir focar na sustentabilidade<\/a> e, claro, obter resultados mais expressivos.<\/p>\n Neste post, vamos abordar o uso do backoffice em si, bem como aspectos relevantes para aplic\u00e1-lo em diversas organiza\u00e7\u00f5es. Confira!<\/p>\n Para explicar a import\u00e2ncia do backoffice, vamos tomar as lojas virtuais como exemplo. Nesse contexto, o planejamento e o controle de dados dos clientes s\u00e3o necess\u00e1rios para o atendimento ser feito da melhor forma poss\u00edvel. Ter\u00a0um site bonito e responsivo n\u00e3o \u00e9 o suficiente para atrair os consumidores e\u00a0mant\u00ea-los fi\u00e9is \u00e0 marca.<\/p>\n No e-commerce, o backoffice deve ser efetivado em v\u00e1rias a\u00e7\u00f5es, obedecendo a uma determinada ordem, como voc\u00ea ver\u00e1 a seguir:<\/p>\n O processo precisa estar totalmente encadeado para dar tudo certo e, para que isso ocorra, os setores devem estar alinhados, ter os mesmos objetivos e conversar para darem conta do recado.<\/p>\n Para analisarmos a efici\u00eancia do backoffice, vamos usar como exemplo o call center. Hoje, o cliente n\u00e3o quer perder muito tempo para resolver um problema. Assim, deix\u00e1-lo esperando por uma resposta, fazendo-o repetir seus dados cadastrais e suas queixas v\u00e1rias e v\u00e1rias vezes \u00e9 um erro imperdo\u00e1vel. Para evitar essas situa\u00e7\u00f5es, \u00e9 importante que os operadores de call center tenham acesso a um bom sistema, que armazene todas as informa\u00e7\u00f5es de contato do consumidor, como:<\/p>\n Ao adotar o backoffice no setor de call center, ainda \u00e9 poss\u00edvel obter outras vantagens, como:<\/p>\n Fazendo as devidas adapta\u00e7\u00f5es, essas vantagens geradas para a efici\u00eancia do call center tamb\u00e9m se aplicam a outras \u00e1reas.<\/p>\n Os l\u00edderes devem n\u00e3o apenas ajudar na estrutura\u00e7\u00e3o das tarefas, mas tamb\u00e9m deleg\u00e1-las com intelig\u00eancia e acompanhar o trabalho de pertinho, por meio de indicadores de desempenho<\/a>. Outra iniciativa bem relevante consiste em buscar o aperfei\u00e7oamento constante dos processos para prevenir problemas que atrapalhem o desempenho da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Pensando em tudo isso, vamos apresentar\u00a0algumas sugest\u00f5es para a gest\u00e3o promover a otimiza\u00e7\u00e3o do backoffice. Acompanhe!<\/p>\n Nenhuma empresa\u00a0cresce quando os funcion\u00e1rios n\u00e3o conhecem as finalidades das iniciativas a serem realizadas. Por isso, uma \u00f3tima medida para aperfei\u00e7oar a gest\u00e3o do conhecimento \u00e9 investir em um mapeamento de processos detalhado, que dar\u00e1 aos colaboradores as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para\u00a0executar os trabalhos.<\/p>\n Ao elaborar esse mapeamento, uma organiza\u00e7\u00e3o deve verificar os servi\u00e7os que podem ser automatizados, processo que minimiza erros e torna os funcion\u00e1rios mais produtivos. Contudo,\u00a0essa a\u00e7\u00e3o s\u00f3 trar\u00e1 resultados satisfat\u00f3rios se existir um bom fluxo de informa\u00e7\u00f5es na institui\u00e7\u00e3o. Nesse sentido, \u00e9 recomendado adotar uma intranet ou um portal para que os colaboradores acessem os processos mapeados e sejam informados sobre as atualiza\u00e7\u00f5es das atividades gerenciadas.<\/p>\n Ao delegar tarefas, um l\u00edder faz com que os colaboradores assumam responsabilidades e tenham autonomia para resolver ao menos algumas demandas. O gestor precisa deixar bem claro para a equipe a import\u00e2ncia do trabalho em conjunto para o alcance das metas. Assim, os funcion\u00e1rios se envolvem mais com as atividades, garantindo alinhamento com os objetivos da empresa.<\/p>\n Uma boa lideran\u00e7a desempenha papel fundamental n\u00e3o s\u00f3 para a assimila\u00e7\u00e3o dos processos<\/a> pelo\u00a0time, mas tamb\u00e9m para elevar a disposi\u00e7\u00e3o e a efici\u00eancia de todos.<\/p>\n Uma empresa deve ter acesso a informa\u00e7\u00f5es exatas e atualizadas, de prefer\u00eancia em tempo real, para\u00a0oferecer um servi\u00e7o de alto n\u00edvel. Imagine se um cliente compra uma mercadoria em uma loja virtual e precisa cancelar a aquisi\u00e7\u00e3o devido \u00e0 falta do produto no estoque, por exemplo. P\u00e9ssimo, n\u00e3o concorda? Para\u00a0n\u00e3o passar por isso, \u00e9 melhor investir no Enterprise Resource Planning (ERP).<\/p>\n Esse software \u00e9 capaz de integrar os dados de diversas \u00e1reas de uma empresa, como marketing, vendas e log\u00edstica, entre outros. A ferramenta permite, por exemplo, que os vendedores saibam quantos produtos de cada tipo h\u00e1 no estoque. Isso possibilita\u00a0que os consumidores conhe\u00e7am a disponibilidade de determinado item. Surgiu a necessidade de reposi\u00e7\u00e3o da mercadoria X? O ERP comunica ao setor de compras!<\/p>\n Com a ajuda de um Enterprise Resource Planning, a tomada de decis\u00e3o fica muito mais \u00e1gil e confi\u00e1vel, uma vez que h\u00e1 dados dispon\u00edveis que permitem identificar tend\u00eancias e avaliar o comportamento do mercado com precis\u00e3o.<\/p>\n Por mais competentes que sejam os colaboradores, eles precisam ter um direcionamento. A\u00ed \u00e9 que entram as metas, ideais para mostrar aos funcion\u00e1rios o caminho que a organiza\u00e7\u00e3o pretende seguir e fazer com que busquem um aperfei\u00e7oamento cont\u00ednuo para evoluir profissionalmente.<\/p>\n As metas tamb\u00e9m s\u00e3o importantes para medir como os departamentos da empresa est\u00e3o trabalhando. Com indicadores de desempenho, \u00e9 poss\u00edvel verificar como anda a performance da equipe, identificando tanto os pontos fortes como os pontos fracos. Essa avalia\u00e7\u00e3o \u00e9 essencial para minimizar os erros e melhorar os processos.<\/p>\n Os gestores nem sempre podem contar com recursos humanos e de Tecnologia da Informa\u00e7\u00e3o para implantar projetos de m\u00e9dio e grande portes. Para atender \u00e0s demandas da organiza\u00e7\u00e3o, uma boa alternativa \u00e9 o outsourcing<\/a>, que consiste em terceirizar servi\u00e7os que n\u00e3o fazem parte da atividade-fim de uma companhia.<\/p>\n Isso faz com que a institui\u00e7\u00e3o tenha um foco mais direcionado para as a\u00e7\u00f5es que s\u00e3o estrat\u00e9gicas para o neg\u00f3cio. No setor de TI, o outsourcing est\u00e1 sendo bastante empregado no Brasil e apresenta algumas vantagens, por exemplo:<\/p>\n O outsourcing pode tamb\u00e9m\u00a0ser aplicado a\u00a0outros segmentos:\u00a0RH, jur\u00eddico, contabilidade, finan\u00e7as, consultoria, compliance, suprimentos e assim por diante. Seja onde for, essa iniciativa permite cortar despesas por meio da automa\u00e7\u00e3o de atividades, ganho de escala, redesenho de processos e maior produtividade dos funcion\u00e1rios.<\/p>\n Como as empresas est\u00e3o sempre procurando\u00a0fazer mais com menos, priorizam o\u00a0Lean Office<\/a>, cujo conceito se baseia em evitar o desperd\u00edcio de tempo e de recursos para a produ\u00e7\u00e3o ser mais \u00e1gil, econ\u00f4mica e eficiente. E quer forma mais segura e \u00e1gil de promover tudo isso que com o outsourcing?<\/p>\n Em diversos setores, a automatiza\u00e7\u00e3o de processos vem sendo explorada para aumentar a produtividade e cortar despesas.\u00a0Essa a\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m \u00e9 uma forma de minimizar os erros e expandir os lucros!<\/p>\n Uma empresa pode adotar uma ferramenta para viabilizar a integra\u00e7\u00e3o e a automatiza\u00e7\u00e3o de atividades relacionadas com o pagamento, como:<\/p>\nEntenda a import\u00e2ncia do processo<\/h2>\n
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Analise a efici\u00eancia do backoffice<\/h2>\n
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Compreenda o papel do gestor<\/h2>\n
Aposte na gest\u00e3o do conhecimento<\/h3>\n
Incentive a proatividade da equipe<\/h3>\n
Use a tecnologia a seu favor<\/h3>\n
Trabalhe com metas<\/h3>\n
Avalie a possibilidade do outsourcing<\/h3>\n
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Busque automatizar as tarefas repetitivas<\/h3>\n