![\"otimizacao-de-processos\"](\"http:\/\/vexia.com.br\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/106976-como-fazer-otimizacao-de-processos-em-grandes-empresas-445x325.jpg\")
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Basicamente, otimizar \u00e9 criar condi\u00e7\u00f5es favor\u00e1veis para que algo seja feito da melhor maneira poss\u00edvel. Portanto, podemos dizer que a otimiza\u00e7\u00e3o de processos nada mais \u00e9 do que um conjunto de medidas que se prop\u00f5em a aumentar a efici\u00eancia organizacional. Parece simples, n\u00e3o acha?<\/p>\n
Na pr\u00e1tica, por\u00e9m, por mais que seja improv\u00e1vel pensar em uma grande corpora\u00e7\u00e3o tendo dificuldades em otimizar processos, a verdade \u00e9 que, quanto maior a estrutura, mais complexa se torna a miss\u00e3o de ganhar efici\u00eancia e produtividade por meio da otimiza\u00e7\u00e3o de processos.<\/p>\n
As barreiras ao longo desse caminho podem ser v\u00e1rias, desde capital para investir at\u00e9 a tradicional resist\u00eancia dos colaboradores em mudar o modo como a rotina acontece. Diante disso, como agir? Confira o nosso post de hoje para aprender!<\/p>\n
Para otimizar, antes de mais nada, \u00e9 preciso conhecer bem. E, por mais que voc\u00ea tenha um registro de como todos os processos deveriam acontecer, pode saber: na pr\u00e1tica, eles provavelmente n\u00e3o s\u00e3o seguidos \u00e0 risca.<\/p>\n
O ideal, ent\u00e3o, \u00e9 fazer um mapeamento de processos, conversando com cada setor para entender como as\u00a0atividades<\/a>\u00a0s\u00e3o realmente feitas. A partir desse estudo \u00e9 que o seu time conseguir\u00e1 analisar onde se encontram as barreiras para alcan\u00e7ar uma \u00f3tima performance.<\/p>\n O segundo passo consiste em olhar criticamente para as tarefas da sua empresa a fim de verificar o que pode ser feito para promover a otimiza\u00e7\u00e3o dos processos. J\u00e1 podemos adiantar que, atualmente, a tecnologia tem sido a solu\u00e7\u00e3o mais buscada, normalmente, com a implementa\u00e7\u00e3o de sistemas de\u00a0gest\u00e3o automatizados<\/a>.<\/p>\n Mas \u00e9 claro que podem existir outras a\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias, seja a elimina\u00e7\u00e3o de etapas, a redu\u00e7\u00e3o de burocracias ou a reestrutura\u00e7\u00e3o de fluxos informacionais, por exemplo. Cabe a voc\u00ea, em parceria com sua equipe, determinar qual \u00e9 o caminho ideal rumo \u00e0 melhoria da performance organizacional.<\/p>\n \u00c9 fato: espelhar-se em melhores pr\u00e1ticas de outros setores ou neg\u00f3cios pode trazer diversos insights para a otimiza\u00e7\u00e3o de processos na sua pr\u00f3pria empresa! Afinal, se um concorrente consegue produzir mais do que voc\u00ea, o que ser\u00e1 que ele est\u00e1 fazendo de diferente? Se um setor eliminou por completo as falhas processuais, por que n\u00e3o dividir essa experi\u00eancia com outros departamentos?<\/p>\n Chamado de benchmarking, esse processo \u00e9 simplesmente vital para voc\u00ea conseguir implementar melhorias e descobrir o que realmente funciona para a sua equipe. Com essas informa\u00e7\u00f5es em m\u00e3os, fica bem mais f\u00e1cil implementar mudan\u00e7as que contribuir\u00e3o para a performance da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n N\u00e3o tem como fugir: toda mudan\u00e7a gera certa inseguran\u00e7a e resist\u00eancia. \u00c9 essencial, portanto, preparar sua empresa para uma\u00a0transforma\u00e7\u00e3o digital<\/a>. Comece conscientizando o time a respeito da import\u00e2ncia da otimiza\u00e7\u00e3o de processos e apresentando os benef\u00edcios de ter uma empresa capaz de escalar os neg\u00f3cios sem onerar seu capital \u2014 financeiro e intelectual.<\/p>\n Tamb\u00e9m \u00e9 necess\u00e1rio promover treinamentos para que as pessoas realmente aprendam a usar as tecnologias, aplicando melhores pr\u00e1ticas no seu dia a dia e, ainda, avaliando o desempenho das ferramentas. \u00c9 isso mesmo: os colaboradores devem se tornar protagonistas dessa mudan\u00e7a organizacional.<\/p>\n Quando todos estiverem comprometidos com a otimiza\u00e7\u00e3o de processos, \u00e9 hora de fazer as mudan\u00e7as necess\u00e1rias, sempre acompanhando a repercuss\u00e3o e os resultados. O redesenho de processos deve ser monitorado para que as pessoas adotem o novo formato de trabalho, bem como a implanta\u00e7\u00e3o de novos processos e elimina\u00e7\u00e3o de outros.<\/p>\n A implementa\u00e7\u00e3o de um novo sistema de gest\u00e3o, por exemplo, pressup\u00f5e um tempo de adapta\u00e7\u00e3o para que a equipe extraia o m\u00e1ximo potencial da ferramenta. Durante esse per\u00edodo, acompanhe indicadores de desempenho, de usabilidade e de satisfa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Fazer um monitoramento das mudan\u00e7as promovidas \u00e9 essencial para o sucesso da iniciativa de otimiza\u00e7\u00e3o de processos. Afinal, \u00e9 com base nessa an\u00e1lise peri\u00f3dica que voc\u00ea conseguir\u00e1 identificar as dificuldades da equipe, reconhecendo a necessidade de melhoria em determinado processo ou tecnologia.<\/p>\n Esse acompanhamento mais pr\u00f3ximo pode ser feito por meio de indicadores que revelem tanto o progresso da equipe como da empresa como um todo na incorpora\u00e7\u00e3o das novas tecnologias.<\/p>\n Sabe aquela velha hist\u00f3ria de que \u201cn\u00e3o se mexe em time que est\u00e1 vencendo\u201d?\u00a0Pois bem, se voc\u00ea mant\u00e9m sua empresa sempre na mesma linha, pode at\u00e9 vencer v\u00e1rias batalhas, mas s\u00f3 at\u00e9 um concorrente pensar em uma estrat\u00e9gia melhor. Lembre-se: em um mercado altamente competitivo como o de hoje, sai na frente quem inova constantemente!<\/p>\n A otimiza\u00e7\u00e3o de processos tem como objetivo principal acelerar resultados ao mesmo tempo em que reduz os recursos empregados. Essa \u00e9 sim uma equa\u00e7\u00e3o relativamente dif\u00edcil de equilibrar, mas que, com certeza, traz diversos benef\u00edcios. Veja 7 deles a seguir!<\/p>\n Uma empresa que otimiza processos ganha velocidade no desenvolvimento de tarefas que antes gastavam tempo e recursos demais, podendo escalar seus neg\u00f3cios com muito mais facilidade.<\/p>\n Pense em uma cl\u00ednica m\u00e9dica que implementa um sistema de agendamento de consultas online. O usu\u00e1rio acessa, escolhe o melhor dia e hor\u00e1rio, faz o agendamento e ainda recebe um lembrete para n\u00e3o esquecer. Tudo de forma autom\u00e1tica!<\/p>\n Consegue imaginar a quantidade de recursos economizados nesse processo? Entram a\u00ed pelo menos o tempo de atendimento de um recepcionista, o custo do telefonema em si, a alimenta\u00e7\u00e3o do sistema de agendamentos e a confirma\u00e7\u00e3o do atendimento. Impressionante, n\u00e3o?<\/p>\n Com processos otimizados, a equipe fica livre para dar andamento a tarefas de cunho intelectual e estrat\u00e9gico, deixando o operacional por conta da tecnologia, cada dia mais avan\u00e7ada.<\/p>\n Com menos preocupa\u00e7\u00f5es de ordem burocr\u00e1tica e manual, os colaboradores ficam mais motivados, as falhas s\u00e3o eliminadas, o retrabalho \u00e9 drasticamente reduzido, a precis\u00e3o na execu\u00e7\u00e3o das tarefas vai \u00e0s alturas e os resultados s\u00e3o vistos em bem menos tempo.<\/p>\n A otimiza\u00e7\u00e3o de processos tamb\u00e9m contribui diretamente para a redu\u00e7\u00e3o de custos na empresa, o que nem sempre \u00e9 visto logo de in\u00edcio. O ganho de tempo que a tecnologia proporciona evita a realiza\u00e7\u00e3o de horas extras, al\u00e9m de permitir\u00a0a entrega de mais resultados em menos tempo e oferecer uma melhor qualidade de vida aos profissionais, o que se reflete na melhoria dos indicadores de RH, por exemplo.<\/p>\n Absente\u00edsmo, taxa de ociosidade, turnover e v\u00e1rios outros indicadores que geralmente preocupam bastante a gest\u00e3o das empresas s\u00e3o alguns dos ind\u00edcios que revelam rapidamente os benef\u00edcios de se contar com processos otimizados.<\/p>\n Ao mesmo tempo em que voc\u00ea otimiza processos, tem a oportunidade de integrar todos os setores da empresa por meio de tecnologias que facilitem a an\u00e1lise organizacional e a\u00a0tomada de decis\u00e3o<\/a>. Nesse sentido, um ERP (Enterprise Resource Planning) \u00e9 a ferramenta ideal para come\u00e7ar a criar sua central de intelig\u00eancia corporativa, concentrando dados de todos os departamentos em um \u00fanico local.<\/p>\n Ao realizar a otimiza\u00e7\u00e3o de processos, a empresa se envolve em uma s\u00e9rie de\u00a0metodologias de trabalho visando \u00e0\u00a0padroniza\u00e7\u00e3o<\/a>\u00a0e \u00e0 maior qualidade deles. A formaliza\u00e7\u00e3o contida no documento que a rege traz especifica\u00e7\u00f5es, que v\u00e3o desde a maneira como o trabalho deve ser executado at\u00e9 os recursos necess\u00e1rios para cada uma das tarefas.<\/p>\n Consequentemente, as chances de erros e as d\u00favidas dos colaboradores enquanto realizam o trabalho s\u00e3o bem menores. Isso leva a uma menor incid\u00eancia de retrabalho, o que por sua vez culmina em bons resultados do\u00a0documento<\/a>, caracterizado pela alta confiabilidade.<\/p>\n Como mostramos, dois dos benef\u00edcios da otimiza\u00e7\u00e3o de processos s\u00e3o a produtividade e a integra\u00e7\u00e3o. Ambos os aspectos contribuem para uma terceira vantagem que \u00e9 a maior agilidade na conclus\u00e3o das tarefas preestabelecidas.<\/p>\n Ela \u00e9 conquistada porque a otimiza\u00e7\u00e3o permite a identifica\u00e7\u00e3o das tarefas que n\u00e3o agregam valor, podendo assim elimin\u00e1-las sem que isso traga preju\u00edzos ao neg\u00f3cio. Ao fazer essa avalia\u00e7\u00e3o do que deve (e do que n\u00e3o deve) ficar, os colaboradores conseguem estabelecer metodologias de trabalho mais \u00e1geis.<\/p>\n Apesar do fluxo de informa\u00e7\u00f5es ser mais fluido com a otimiza\u00e7\u00e3o dos processos, a empresa consegue ter um controle maior sobre os dados. Ou seja, ao estruturar os processos, ela ter\u00e1 no\u00e7\u00e3o exatamente de qual local sai cada dado, quando aconteceu isso, para o que ele servir\u00e1, entre outros aspectos.<\/p>\n Isso traz mais\u00a0seguran\u00e7a<\/a>\u00a0\u00e0\u00a0empresa que sabe quando h\u00e1\u00a0modifica\u00e7\u00f5es em seus dados e o que est\u00e1 sendo feito com eles, evitando preju\u00edzos \u00e0s suas opera\u00e7\u00f5es como um todo, como informa\u00e7\u00f5es confidenciais na m\u00e3o de concorrentes.<\/p>\n Muitas vezes, a empresa n\u00e3o tem conhecimento sobre a otimiza\u00e7\u00e3o de processos, o que faz com que a terceiriza\u00e7\u00e3o seja a melhor op\u00e7\u00e3o. Adotar os\u00a0servi\u00e7os<\/a>\u00a0de BPO e BPM \u00e9 imprescind\u00edvel, pois eles fazem com que a empresa consiga obter os benef\u00edcios citados acima de maneira mais r\u00e1pida.<\/p>\n O servi\u00e7o de BPO (Business Process Outsourcing ou\u00a0Terceiriza\u00e7\u00e3o de Processos de Neg\u00f3cio) tem por objetivo garantir que o contratante receba os servi\u00e7os de profissionais experientes no assunto, mas tamb\u00e9m usufrua de softwares que ajudem a executar tarefas espec\u00edficas, mantendo sempre o alto n\u00edvel de excel\u00eancia. Por meio dele, a empresa consegue aumentar a\u00a0produtividade interna bem\u00a0como a qualidade das\u00a0atividades.<\/p>\n Bastante contratada pelas empresas, uma das vertentes do BPO \u00e9 justamente o BPM (Business Process Manegement<\/a>\u00a0ou\u00a0Gerenciamento de Processos de Neg\u00f3cio), que ajuda n\u00e3o s\u00f3 a medir, mas tamb\u00e9m a monitorar e gerenciar os processos da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Por meio de um software adequado de BPM, ainda \u00e9 poss\u00edvel automatizar diversas tarefas do dia a dia, o que permite aos gestores e colaboradores focarem o\u00a0core business<\/a>\u00a0da corpora\u00e7\u00e3o, que s\u00e3o as atividades principais do segmento de mercado ao qual ela pertence. Consequentemente, eles conseguem elevar a qualidade dos produtos e servi\u00e7os oferecidos ao p\u00fablico.<\/p>\nIdentifique as necessidades<\/h2>\n
Aposte no benchmarking<\/h2>\n
Prepare o terreno<\/h2>\n
Promova a transforma\u00e7\u00e3o<\/h2>\n
Monitore de perto<\/h2>\n
Saiba quais os benef\u00edcios da otimiza\u00e7\u00e3o<\/h2>\n
1. Escalabilidade<\/h3>\n
2. Produtividade<\/h3>\n
3. Custos<\/h3>\n
4. Integra\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
5. Confiabilidade<\/h3>\n
6. Agilidade<\/h3>\n
7. Controle<\/h3>\n
Descubra a import\u00e2ncia de terceirizar a otimiza\u00e7\u00e3o de processos<\/h2>\n