Full outsourcing: o que é e por que fazer?

Full outsourcing consiste na contratação de um fornecedor para desenvolver áreas importantes da empresa, como TI, Jurídico e Finanças. A contratada se torna uma parceira e permite que os gestores da contratante dediquem-se ao core business do negócio.

A competitividade de qualquer empresa depende de uma gestão dinâmica e, ao mesmo tempo, enxuta. Logo, é preciso investir em estratégias que garantam a otimização de processos, a racionalização dos recursos e a redução de custos. Nesse sentido, o outsourcing já é visto como uma excelente alternativa ao modelo tradicional de administração.

Afinal, com a prestação de serviços cada vez mais completos e integrados, é possível conquistar flexibilidade, qualidade e especialização. A evolução desse formato deu origem a outras tendências, como o full outsourcing e o Business Process Outsourcing (BPO), conceitos capazes de alavancar diversos indicadores de desempenho corporativos e de suportar o crescimento rápido das operações.

Interessante, não? Que tal compreender todas as possibilidades e vantagens geradas por essas diferentes propostas e identificar a mais adequada às necessidades do seu negócio? Continue a leitura e confira!

O que são outsourcing, full outsourcing e BPO?

O outsourcing é caracterizado pela contratação de um fornecedor que passa a ser responsável pelo desenvolvimento de determinada atividade da empresa. Em geral, está relacionado à subcontratação de serviços com a intenção de estabelecer limites para despesas gerais e facilitar o gerenciamento.

Mas atenção: o outsourcing não deve ser traduzido como mera terceirização, já que pode ser aplicado a áreas de atuação bem complexas ― como Finanças, RH, Logística, Contabilidade, Marketing e TI, por exemplo.

Para garantir ainda mais expertise e segurança na prestação desses serviços, surgiu o full outsourcing. Nesse caso, o fornecedor se torna um verdadeiro parceiro estratégico do negócio, oferecendo know-how e viabilizando investimentos.

Além disso, existe também o Business Process Outsourcing (BPO), que pode trazer mais eficiência para todas as etapas da cadeia operacional, minimizando gastos e padronizando políticas e procedimentos internos. Nesse caso, a empresa contratada faz um mapeamento dos processos para identificar gargalos e ameaças. Desse modo, ela consegue remodelar as rotinas e garantir mais produtividade.

Saiba mais no infográfico que preparamos para você:

infografico full outsourcing

Quais áreas podem contar com o full outsourcing?

O full outsourcing é um grande aliado dos gestores que buscam mais agilidade e poder de execução, mantendo seu capital intelectual dedicado apenas ao core business. E o melhor: são várias as áreas que podem se beneficiar das facilidades geradas pelo full outsourcing! Confira quais são as principais nos próximos tópicos.

Tecnologia

De fato, muitas empresas já delegam as atividades de TI para fornecedores especializados, que administram hardware, software e serviços. Com o full outsourcing é possível ter acesso a uma série de opções para suprir as necessidades de infraestrutura de rede, servidores físicos e virtuais, comunicação unificada, mobilidade e segurança de dados.

Uma modalidade que vem crescendo nessa área é a oferta full as a service, onde as empresas deixam de investir na aquisição de ativos para contratar fornecedores de serviços, gerando economia e evitando preocupações com obsolescência de equipamentos.

Jurídico

A gestão dos processos jurídicos também pode ser aprimorada com o full outsourcing. Nesse caso, profissionais preparados gerenciam todas as questões legais, garantindo o cumprimento de obrigações trabalhistas, cíveis e fiscais.

Com isso a companhia evita reclamações, ações indenizatórias, interdições ou penalidades. Outro ponto importante está relacionado à análise de contratos de outsourcing. Com o auxílio de advogados e peritos, a empresa pode se resguardar, minimizando as chances de prejuízo.

Recursos Humanos

Atividades voltadas a recrutamento, seleção, monitoramento da presença dos funcionários, contabilização de horas trabalhadas e folha de pagamento estão entre as que podem ser realizadas por um fornecedor devidamente habilitado. Os benefícios corporativos também merecem atenção especial, pois provocam impactos nos níveis de motivação das equipes.

Contabilidade

As rotinas contábeis também podem ser terceirizadas. Essa migração garante mais agilidade e conformidade aos processos envolvendo impostos, taxas, tributos e recolhimentos obrigatórios.

Finanças

Serviços de gestão de recebíveis, contas a pagar e a receber, operações financeiras e seguros são os mais comuns a serem terceirizados, pois permitem padronização, automatização e padrões elevados de compliance.

Governança, Riscos e Compliance

As políticas de Governança, Riscos e Compliance (GRC) são fundamentais para a reputação da empresa. Por isso, a contratação de auditores externos pode ser a melhor escolha. Esses especialistas analisam os procedimentos internos, rastreando erros, fraudes e desvios para produzir resultados significativos em médio e longo prazos.

O que você precisa saber antes de contratar?

Antes de contratar um fornecedor, é preciso entender alguns aspectos que envolvem o outsourcing. Confira os próximos tópicos e monte agora mesmo a sua checklist!

Necessidades e prioridades

Para decidir pelo full outsourcing, é preciso confirmar as necessidades do negócio e listar exatamente quais tarefas devem ser delegadas, bem como as responsabilidades, os padrões exigidos e as entregas. Essa análise serve para estabelecer prioridades e definir parâmetros.

Histórico e capacidade de atendimento

É essencial pesquisar o histórico e medir a credibilidade dos potenciais futuros fornecedores. Nesse caso, é importante verificar os índices de satisfação de outros clientes, a infraestrutura para atender às demandas da operação, a capacidade de atendimento, a qualificação dos profissionais e, claro, os serviços oferecidos.

Portfólio e especialidades

Além de orçamentos, é preciso comparar portfólios e especialidades. Para tanto, o gestor deve avaliar todas as cláusulas descritas no contrato de prestação, incluindo escopo, tecnologias, jornada de trabalho das equipes, aportes financeiros, prazos, indicadores de performance, além de multas para situações de desrespeito aos critérios previamente estabelecidos.

Gestão compartilhada e fiscalização

O full outsourcing exige uma gestão compartilhada, em que contratante e contratada se comprometem com a troca de informações e com diálogos abertos sobre resultados, oportunidades e planos de contingência.

Indicadores de desempenho

Entre as melhores práticas de gestão de serviços terceirizados está a implementação de Key Performance Indicators (KPIs). Lembrando que todas as equipes devem ter metas a alcançar que sejam, ao mesmo tempo, arrojadas e realistas, definidas com o desdobramento dos objetivos macro da empresa.

Para acompanhar a evolução das atividades, é preciso contar com indicadores capazes de evidenciar gargalos e falhas para que, com essas informações, os gestores promovam os ajustes necessários.

Retorno sobre o investimento

O Return on Investment (ROI) é um dos KPIs mais importantes para a gestão de qualquer empresa. Por meio desse cálculo é possível comparar ganhos ou perdas gerados por um projeto com os respectivos valores investidos.

Dessa forma, o ROI consegue mostrar como a opção pelo full outsourcing pode ser mais rentável que manter a operação internamente. Nesse caso, devem ser considerados os gastos com mão de obra, treinamento e encargos, além de infraestrutura e instalações.

Essa avaliação também precisa contemplar outros fatores, como o aumento da lucratividade, a redução de custos e a ampliação da carteira de clientes. Desse modo, é fácil perceber que o full outsourcing contribui bastante para uma gestão mais inteligente e moderna. Com o uso adequado dos modelos de terceirização de serviços, é possível eliminar os desperdícios e conquistar processos mais ágeis e robustos.

Como funciona o Full Outsourcing da Vexia?

A Vexia é uma empresa com 18 anos de experiência de mercado, tendo atendido mais de 120 empresas dos mais diversos segmentos. Ela nasceu da primeira companhia de shared services do Brasil, criada em 1999. Ou seja, é pioneira e referência em outsourcing no país.

Entre os serviços que oferece está o Finance, que é o suporte aos processos ligados às operações financeiras e administrativas. A Vexia atua não só para garantir a segurança, mas também o compliance desses processos. Ou seja, adequa a atuação da empresa que a contrata em conformidade com leis e regulamentos externos e internos. O que é especialmente importante, por exemplo, para as empresas que tenham grande responsabilidade jurídica e normativa sobre as suas ações.

Outro serviço oferecido é o Accounting & Tax, que diz respeito às operações contábeis e tributárias. A Vexia atua tanto no âmbito nacional como global, a fim de garantir o melhor suporte a sua empresa em relação à contabilidade.

No caso do Strategic Sourcing & Procurement, a Vexia tem uma atuação na gestão de compras de materiais e serviços de maneira compartilhada, proporcionando às empresas que adotam o full outsourcing uma economia financeira significativa. A Vexia tem acordos com as principais companhias aéreas e locadoras de veículos, auxiliando no processo de viagens corporativas, por exemplo.

O serviço Human Resources oferece suporte à parte burocrática ligada ao RH, como folha de pagamento, distribuição de benefícios (vale-transporte, refeição, assistência médica e odontológica), emissão de férias, rescisões contratuais etc., tendo a capacidade para trabalhar com diversos documentos ao mesmo tempo.

Já o serviço Legal, que corresponde ao Jurídico, oferece todo o suporte tributário e contratual, tendo como diferencial o alto índice de êxito nas ações a que se propõe, prestando não só assessoria, mas também consultoria quando a contratante precisar.

No contexto da TI, a Vexia lida não só com a infraestrutura das diferentes aplicações de tecnologia como o sistema SAP, eliminando as perdas e ociosidade das equipes, mas também com a segurança de dados e soluções no campo de telecomunicações. Ela conta com milhares de estações de trabalho, bancos de dados de última geração e todo o suporte ao usuário.

No GRC, a Vexia trabalha com uma equipe sênior pronta para atender às necessidades da empresa contratante. Além de avaliar riscos internos, monitora o vazamento de informações e também avalia a maturidade dos processos internos.

Quais são os diferenciais da Vexia?

Além do que foi citado no tópico anterior, como a expertise de mercado, a empresa tem vasta experiência em compliance, tendo realizado mais de 30 mil due diligences — trabalho analítico que visa conhecer os detalhes de uma empresa antes de alguns processos, como fusão com outras companhias ou aquisições.

Os colaboradores são altamente qualificados e atuam também no mercado internacional, o que garante uma visão ampla de mercado. Falando em equipe, a Vexia investe em um sistema integrado de desenvolvimento com várias horas de treinamento, plano de carreira estruturado e incentivo à qualificação, o que torna o seu time único.

Como vimos, as vantagens técnicas e econômicas proporcionadas pelo full outsourcing dão subsídios para que a empresa se mantenha competitiva e com perspectivas reais de crescimento. Para isso é necessário investir em parcerias estratégicas, que agreguem valor ao negócio ao reunir conhecimento, know-how e dedicação.

E a sua empresa, já usa o outsourcing como opção de gestão? Entre em contato com um especialista!