05.12.2017
Prepare-se para a automação das atividades administrativas

Esqueça os altos custos trabalhistas voltados para a contratação de atendentes. Na era da automação, as tecnologias focadas em linguagem natural já chegaram às tarefas administrativas, que passam a ser realizadas por sistemas providos de inteligência artificial e alto nível de interação com seres humanos.

Em meio ao aprimoramento de soluções em nanotecnologia, machine learning e redes neurais, agentes inteligentes passam a ser capazes de agendar reuniões, organizar arquivos digitais e até fazer pagamentos. Esse cenário em constante desenvolvimento coloca o mundo corporativo em um ponto de inflexão sem precedentes, rumo a uma realidade em que, de fato, quase tudo será conectado e conduzido eletronicamente.

Em última análise, até ações de marketing e interposição de recursos em processos judiciais poderão ser feitas por robôs dotados de capacidade infinita de aprendizado. Parece filme de ficção científica, mas é só um alerta: seu mundo será assim nos próximos anos.

Mas e a sua empresa, por acaso está preparando sua infraestrutura de TIC para se adaptar a essa revolução? Hoje você vai entender por que esse momento é chamado por estudiosos de 4ª Revolução Industrial e como muitas organizações já estão silenciosamente se adequando a esse novo contexto. Confira!

A Indústria 4.0 e a automação das atividades empresariais

Segundo estudos da consultoria norte-americana Walker Information, 85% das interações entre empresa e consumidor serão conduzidas pelos chamados chatbots (assistentes pessoais virtuais) até 2020. Isso sem contar que, com as tecnologias em mobilidade, as constantes inovações em Internet das Coisas (IoT) e o uso cada vez mais intenso do Big Data na tomada de decisão, as companhias estão se tornando puramente digitais.

Por tudo isso e muito mais, será possível automatizar tarefas antes inconcebíveis, como escrituração contábil, pagamento de salários, formulação de defesa em ações judiciais e até planejamento estratégico.

Tão disruptiva quanto a chegada do tear mecânico no processo fabril da 1ª Revolução Industrial, a criação do motor à combustão interna no final do século XIX e a popularização dos computadores pessoais entre as décadas de 70 e 90: assim será a transformação digital pela qual as empresas serão obrigadas a atravessar em breve. E é por isso que muitos especialistas dizem estarmos vivendo a 4ª Revolução Industrial — ou Indústria 4.0.

Os usos da automação no mundo dos negócios

Na indústria

Na indústria, sensores inteligentes são instalados em ferramentas, que passam a saber qual é o torque exato de cada peça na linha de montagem. Só isso já reduz drasticamente a ocorrência de erros e aumenta a produtividade geral.

Nessas mesmas fábricas, novos produtos são testados exaustivamente sem que nenhum protótipo sequer ganhe vida no mundo físico. Tudo isso é feito com a ajuda da realidade virtual que pretende diminuir significativamente o custo de produção, deixando para trás quem ainda produz mediante técnicas obsoletas.

No agronegócio

E o que dizer do agronegócio digital, em que instrumentos de telemetria são acoplados em tratores, pulverizadores e colhedeiras, gerando dados valiosos? Essas informações são transferidas a centros de controle, servindo de base para comandos automáticos de correção do solo, aplicação de defensivos e colheitas pré-agendadas, de acordo com a previsão do tempo.

Por mais que tenhamos apresentado até aqui alguns exemplos de automação na indústria e no agronegócio, vale ressaltar que esse processo de robotização não é restrito ao processo produtivo. Seja qual for seu segmento empresarial, tenha certeza: muitos concorrentes já estão adaptando seus processos.

Nas empresas

Alguns assistentes virtuais indicam o futuro da organização administrativa nas empresas. Já existem soluções totalmente virtuais integradas a seu e-mail e que coordenam sua agenda sem a necessidade de instalação de aplicativos, por exemplo. Basta escrever uma mensagem com uma afirmação e colocar seu assistente virtual em cópia.

Digamos que você mande um e-mail com o seguinte conteúdo: “falarei com minha secretária para agendar uma reunião com você”. Adepto da linguagem natural, o sistema entende o recado e logo responde o e-mail para remetente e destinatário com a data e o horário do encontro.

E tem mais! Essas tecnologias são tão avançadas que se encarregam de interagir e retificar a data estabelecida caso alguém discorde do agendamento ou surja algum imprevisto no meio do caminho. O comportamento quase humano desses robôs garante um controle rígido da agenda, com envio de lembretes e até realização de compras.

Também existem soluções de automação integradas a ERPs que permitem a automatização de processos críticos, como o controle de folha de pagamento, a contabilização mediante importação de dados de módulos fiscais, o disparo de boletos a clientes e o gerenciamento de inadimplência.

É evidente que as empresas que estiverem providas dessas soluções terão uma imensa vantagem competitiva sobre seus concorrentes mais atrasados. Com o tempo, a tendência é que os desatualizados sejam eliminados do mercado, em uma espécie de seleção natural da tecnologia.

As principais vantagens trazidas pela automação

Confira agora quais são as maiores vantagens trazidas pela automatização:

  • redução de custos: se sua empresa consegue formular ações de marketing personalizadas, evita desperdício e amplia seu potencial de conversão; se a organização administrativa é automatizada, despesas com funcionários e material administrativo diminuem;
  • aumento de produtividade: imagine o aumento na produção de um setor contábil munido com um sistema que faça a apuração eletrônica dos impostos devidos — pois esse raciocínio se aplica a todos os setores da empresa;
  • redução do número de clientes perdidos: produtos de maior qualidade e fabricados com menor custo geram fidelização do cliente;
  • diminuição de erros: por mais cuidadoso que seja, o olhar humano nem se compara ao poder de processamento de uma solução em inteligência artificial.

A preparação da infraestrutura de TIC

Para sua organização eventualmente alcançar esse grau de inteligência operacional, é preciso contar com estrutura de tecnologia e maturidade de processos. Ambos os fatores podem ser alcançados mediante algumas ações estratégicas — como você verá a partir de agora.

Diagnóstico das modernizações a serem feitas em TIC

Pense em qual estágio tecnológico sua empresa se encontra. Afinal, para acompanhar a Indústria 4.0, é preciso ao menos ter chegado à 3ª Revolução Industrial! Analise minuciosamente a infraestrutura de TI e de Telecom de que sua companhia dispõe, visando a ações como:

  • troca da política de armazenamento in house para a adoção de soluções na nuvem;
  • implementação de sistemas focados em Business Intelligence.
  • Ampliação da utilização de soluções de softwares como serviços (SaaS)

Levantamento do que pode ser automatizado

Quais são os processos críticos em sua corporação? Automatizar a gestão de folha de pagamento seria interessante? Há alguma forma de automação contábil possível para agilizar processos e reduzir o percentual de inconsistências fiscais? Todas essas questões devem ser estudadas no processo de transformação digital.

Contratação de uma consultoria

É impossível atuar no setor de saúde e ser expert em TI. Da mesma forma, se você atua no varejo, direcionar suas atenções para a área tecnológica vai desviar seu foco das vendas, que são seu core business. É simples: não dá para ser especialista em tudo.

Seguindo esse raciocínio, grandes players do mercado recorrem a consultorias e ao outsourcing para ter os melhores profissionais e a melhor infraestrutura de TIC sob demanda, por meio do modelo de Software as a Service (SaaS).

Foco em Analytics e Business Intelligence

Todas as ações empresariais atualmente se apoiam na análise de grandes volumes de dados. Estamos falando de projeções de vendas, análise do consumidor e desenvolvimento de produtos, por exemplo. A etapa que antecede as automações é a que envolve amadurecimento da organização no trabalho com Analytics e Business Intelligence.

Acompanhamento de métricas e indicadores

Após as primeiras iniciativas de automatização, a organização deve monitorar todos os indicadores de performance, verificando índices de produtividade, taxas de perda de clientes e avaliações de satisfação dos clientes, entre outros referenciais igualmente importantes.

Por fim, agora que você já entendeu a importância da automação em seus processos, compartilhe nosso conteúdo em suas redes sociais para repassar esse conhecimento!