O que o início do eSocial quer dizer para os gestores da sua empresa?

Muito se fala sobre as mudanças contábeis do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que efetivamente irá avançar ainda mais 2018 no Brasil. O que nem todo mundo avalia é o impacto que o início do eSocial com a 1ª fase agora em janeiro, realmente representa para os gestores da sua empresa.

Apesar de ser um ambiente que unifica as informações previdenciárias, fiscais e trabalhistas das companhias brasileiras, os efeitos desse projeto do governo federal são sentidos em diversos âmbitos. Esse é o assunto deste artigo. Aqui veremos essa parte mais estratégica proporcionada pelo eSocial.

Além disso, vamos explicar quais são as implicações dessa nova medida em relação à gestão do seu negócio. Então, vamos lá?

Os impactos derivados do início do eSocial

Uma boa parte dos profissionais estão despreparados para enfrentar o começo da obrigatoriedade desse projeto. Muitos reclamam, acreditam que a implementação é confusa e que isso dificultará as situações rotineiras. Porém, você já parou para pensar se essa opinião está correta?

É certo que haverá efeitos significativos, principalmente no começo da prática. Será necessário realizar alguns ajustes, ampliar a cautela e adequar os processos de contratação. Por exemplo: no setor de varejo há uma grande rotatividade de colaboradores e muitos profissionais encontram seu primeiro emprego. Esse contexto exige procedimentos mais complexos, o que pode se tornar um problema para as empresas.

No entanto, a visão dos gestores deve ser diferente. A exigência desse período de adaptação e o faseamento do eSocial trará benefícios maiores, que resultarão em processos de trabalho mais eficientes e menos retrabalho. Confira a seguir os resultados que poderão ser observados:

Praticidade e agilidade dos processos de RH

As informações sobre os colaboradores devem ser reunidas no sistema do eSocial, o que significa que alguns documentos deixam de ocupar espaço nas empresas e ficam armazenados digitalmente. Com isso há mais simplicidade para acesso e gestão de planilhas/formulários com modificações de datas e horários, arquivos de admissões e demissões, relatórios de jornada de trabalho e horas extras etc.

É necessário observar que há o gasto de tempo com a inserção dos dados no sistema. Por isso se recomenda que as empresas invistam em tecnologia e em organização para prestar as informações com qualidade. Esse é um momento de oportunidade de revisão dos processos, que trarão aumentos consideráveis de produtividade.

Previsibilidade do quadro de colaboradores

A facilidade de acesso aos dados dos funcionários ajuda a fazer projeções mais eficientes a respeito de admissões, demissões, planos de sucessão nas férias e em períodos de licença-maternidade. Essa previsibilidade permite preparar os setores para esses períodos, o que evita perdas de produtividade.

Comunicação devida de acidentes de trabalho

Alguns prazos de atualização de informações não foram modificados, sendo facilmente detectados se não forem cumpridos no prazo devido, principalmente em relação aos acidentes de trabalho. Antes do eSocial as atualizações deste na folha de pagamento e programa de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) poderiam demorar dias até a inclusão nos registros oficiais.

Se antes a comunicação de acidente com necessidade de afastamento demorava até 30 dias, agora passará a ser realizada no primeiro dia útil após a ocorrência ou, em caso de falecimento, na hora. Em outras situações, como admissão e demissão, o prazo será de com 01 (um) dia de antecedência e até o 10º (décimo) respectivamente, quando o fato ocorrer.

Gestão de informação mais transparente com os colaboradores

Um dos objetivos do eSocial é deixar os procedimentos fiscais, trabalhistas e previdenciários mais transparentes. Porém, esse benefício pode ser transportado para a gestão de informações com os colaboradores. Afinal, todos os setores precisam contribuir para a convergência dos dados. Assim é criado um comprometimento maior, que auxilia a empresa a manter ou melhorar seu compliance, reputação e governança.

Nesse contexto os colaboradores precisam saber que mais dados estão sendo acrescentados ao seu cadastro, por exemplo: atualização de dependentes com o CPF para maiores de 08 anos já em 2018, declarações sobre sua saúde e condições do ambiente de trabalho. As informações sobre a relação de trabalho podem ser facilmente acessadas, porque estarão disponíveis no sistema.

O resultado é uma relação mais próxima e transparente entre empregadores e empregados, já que os últimos podem controlar melhor os aspectos que são relativos a eles.

Entendimento amplo do impacto financeiro de uma demissão

Uma situação muito comum entre as empresas é o desconhecimento do impacto financeiro que a rotatividade de colaboradores provoca. A entrada e saída de funcionários exige gastos com treinamento, capacitação, processo seletivo e encargos trabalhistas, além de exigir muito tempo devido às atividades burocráticas.

Com o eSocial há uma visão mais ampla do impacto financeiro gerado por essa situação. Como os dados estão inseridos em um ambiente online e são integrados o gestor consegue observar a movimentação e identificar quantas demissões ocorreram em determinado período de tempo. Perceba que essa questão também é facilitada pela revisão de processos, que exige que os setores de RH, contabilidade, jurídico e financeiro trabalhem em conjunto.

Cuidado maior com os passivos trabalhistas

padronização dos procedimentos a serem cumpridos no eSocial exige que os gestores tenham uma preocupação extra com os passivos trabalhistas. Essa situação requer uma mudança cultural, com atualização robusta em suas práticas administrativas e governança, porque as empresas passam a ser monitoradas de modo online e em tempo real pelo Fisco.

Em outras palavras, a companhia está mais exposta e sujeita à aplicação de multas, quando efetivamente não cumprir uma transmissão de evento/layout, inclusive a prova do cumprimento é o protocolo e recibo de processamento emitidos pelo eSocial.

Redução da burocracia

Esse é um dos principais aspectos positivos proporcionados pelo eSocial, principalmente em relação à folha de pagamento. O novo sistema pretende agilizar e simplificar o processo de legalidade das obrigações trabalhistas, porém, passará por um período de estabilização, uniformizando em um único ambiente sistêmico a obtenção das guias referentes aos impostos devidos para o INSS e IRRF.

O resultado é a reunião de todas as informações em um local e a capacidade de efetuar pagamentos dos holerites com mais tranquilidade. No caso de folhas mais complexas o eSocial também evita a ocorrência de falhas. Assim a empresa mantém sua situação regular perante a Receita e os órgãos trabalhistas e previdenciários.

Como você pôde perceber, o novo projeto do governo federal simplifica os processos e traz mais transparência entre a empresa, os colaboradores e os órgãos do governo (INSS, MTE, RFB e CEF). Por isso é preciso revisar os processos, modificar a cultura organizacional e aprimorar a gestão. Aproveite essa exigência como uma oportunidade de melhorar e ter uma visão mais ampla dos aspectos organizacionais.

Agora que você entendeu os impactos do início do eSocial, que tal ver outros conteúdos relevantes para o seu negócio? Assine a nosso newsletter e receba os materiais diretamente no seu e-mail!