Como fazer a gestão do contencioso com agilidade?

As questões legais envolvidas no gerenciamento de uma organização devem sempre ser levadas como aspecto primordial da administração. Logo, fazer a gestão do contencioso com agilidade é o primeiro passo para garantir não só mais transparência às operações, mas também para fortalecer as estratégias, minimizando assim os riscos que possam decorrer de processos legais. Como é de se pressupor, essa tarefa não é simples, exigindo um acompanhamento próximo dos gestores.

Nos tópicos a seguir, explicaremos como a gestão do contencioso pode ser realizada de maneira eficaz e efetiva, trazendo assim mais tranquilidade para a atuação do negócio no mercado. Confira!

Entenda como o contencioso ganha escala

O primeiro passo é providenciar uma análise apurada sobre o ganho de contencioso dentro da organização. É preciso entender o quanto antes que o volume de contencioso possui relação com o tipo de negócio e a gestão realizada pela empresa.

Além disso, tendo essas premissas como base, o ideal é identificar em quais esferas a empresa pode ser acionada, pois dependendo das atividades, as ações trabalhistas podem possuir um volume maior do que ações cíveis ou tributárias. No caso de empresas de construção civil, por exemplo, após o encerramento de uma obra e havendo desligamentos, a tendência é que haja um passivo. Sempre que há demissões, temos aumento no passivo trabalhista. Isso dependerá muito, portanto, da atividade e da gestão da empresa.

Devido à alta complexidade das atividades que envolvem o departamento jurídico, há inúmeros procedimentos que precisam de cuidado especial a fim de identificar o ganho de escala do contencioso. Entre eles, podemos destacar o aumento de processos em uma localidade específica, falha em um serviço prestado, ausência de políticas e controles internos em uma empresa.

Mapeie suas principais dificuldades

Grande parte dos departamentos jurídicos enfrenta sérios problemas com a gestão eficaz do contencioso. Esse entrave é ocasionado principalmente pelo volume de processos com os quais as organizações precisam lidar. Além do mais, o departamento jurídico possui outras atividades importante na organização, tais como análise de contratos, apoio às demais áreas da empresa e suporte à Diretoria na tomada de decisões.

Para completar, como as ações jurídicas têm impacto direto nas finanças da empresa, o alinhamento entre entre o jurídico, o financeiro e a contabilidade é uma das principais dificuldades encontradas.

Além de informações relativas a provisões e contingências, o departamento jurídico tem a tarefa de controlar valores depositados judicialmente. Assim, em uma empresa que possui um número elevado de process judiciais, esse alinhamento entre as áreas é fundamental.

O problema se concentra principalmente quando os valores são sub ou supervalorizados e há equívocos nas provisões realizadas. Nesses casos, o jurídico não tem como saber exatamente o montante devido à falta de controle. Por isso a ligação com os outros setores é tão crucial, e consequentemente, é necessário contar com uma gestão efetiva, que vai desde controles e procedimentos internos até a utilização de um software avançado que seja capaz de manter um banco de dados com informações precisas.

Outro desafio está ligado ao montante de processos e ao foco dado a eles com o objetivo de diminuir o contencioso. Se a empresa tem planos de diminuir o contencioso, precisa focar em consultivo e preventivo. O papel do jurídico é tentar orientar as áreas e unidades de negócio com políticas para que não aconteça nenhum problema gerador de passivo. O ideal, portanto, é ter uma forte área consultiva e preventiva.

Compartilhe o problema com outras áreas

Um dos desafios que trouxemos sobre a gestão de contencioso diz respeito à integração entre o departamento jurídico e os outros setores da empresa. Na prática, é preciso que todos trabalhem em conjunto para solucionar suas demandas. Atuar de maneira defensiva e isolada diminui muito a agilidade e a eficácia da gestão de contencioso.

Por isso, é tão importante contar com uma gestão eficiente, que consiga mapear os pontos críticos por intermédio de informações e relatórios completos e atualizados, servindo para o trabalho de todos os setores. Hoje em dia, o jurídico exerce uma liderança forte dentro das empresas, o que possibilita a prestação de contas por meio de relatórios que indicam se o contencioso diminui ou não, bem como suas procedências e improcedências.

É fundamental que o setor jurídico busque a equalização da linguagem técnica para que as outras áreas compreendam claramente as ações a serem tomadas e também identifiquem os principais pontos que têm gerado processos. Atuar dessa maneira traz uma série de benefícios para a área dentro da empresa, começando pela identificação das prioridades jurídicas do negócio.

Busque ajuda de um fornecedor experiente

Administrar a demanda de processos (que é cada vez maior e que traz reflexos diretos para a organização) é uma tarefa complexa, que exige atenção especial da gestão do contencioso. Justamente por isso, uma maneira eficaz de realizar essa tarefa é buscar a terceirização do serviço.

Essa ação é especialmente importante quando falamos em organizações que têm como core business uma atividade diferente, sendo o jurídico uma função apenas de apoio. Só um detalhe: mesmo sendo essa a sua realidade, leve em consideração o fato de essa atividade ser crucial para o funcionamento da empresa.

Na verdade, a melhor opção para as companhias é adotar um BPO jurídico. Diferentemente da terceirização, o BPO garante uma alta especialidade dos profissionais técnicos que atuam junto à organização. Entre as tarefas desse serviço de outsourcing está, por exemplo, uma apuração mais técnica dos relatórios de processos, o que nem sempre é possível fazer quando se tem uma equipe interna pequena.

A melhor maneira de fazer essa escolha é buscando um fornecedor que tenha essa experiência em gestão do contencioso, com uma equipe de profissionais técnicos e capazes de realizar uma gestão eficiente. Verifique o custo interno para entender o quanto de economia essa solução pode trazer para a companhia. Uma opção bem-feita é capaz de ajudar a empresa de maneira estratégica, principalmente se ela tem políticas internas específicas, aumentando assim a eficiência na execução dos processos.

Por fim, vale ressaltar que a realização de gestão do contencioso exige bastante preparo da empresa. E isso é verdade mesmo quando ela adota a prática de outsourcing. Afinal, estamos falando de processos que muitas vezes formam a base para a credibilidade da marca no mercado. Por isso, trabalhar envolto nas melhores práticas é sempre a melhor opção.

Agora que você já sabe mais sobre o assunto, entre em contato conosco para conhecer os nossos serviços de BPO jurídico!

Colaborou conosco Fernanda Mainieri, gerente jurídica da Vexia. Com mais de 10 anos de experiência em Direito Empresarial, atuando em escritórios e empresas de grande porte, Fernanda participou do Professional Legal Education Program, promovido pela Berkeley Law, na Califórnia, e atualmente é mestranda em Direito da Empresa e dos Negócios.