02.02.2018
Modelo de maturidade de processos: em que nível você está?

Para garantir um funcionamento de alta performance, a cadeia operacional de qualquer negócio precisa cuidar de uma série de fatores. Um deles é a maturidade com a qual as rotinas estão organizadas. Quanto mais claros e objetivos forem todos os processos do empreendimento, maiores serão as chances de cada time atuar dentro do esperado, sem gerar desperdícios ou atrasos.

Para identificar como estão as rotinas internas, a companhia pode adotar um modelo de maturidade de processos, que funcionará como referência para que o gestor compreenda como a empresa está estruturada e quais pontos podem ser otimizados. Dessa forma, o negócio terá base para efetuar correções estratégicas, capazes de assegurar mais competitividade.

Em outras palavras, o modelo de maturidade aumenta as chances das estratégias de mercado atingirem o sucesso esperado. Com ele, a companhia terá índices de atrasos menores, melhorará o custo médio de seus serviços e evitará prejuízos. Então não perca mais tempo: confira nosso post e veja como seu negócio pode se organizar para melhorar suas rotinas!

O que é um modelo de maturidade de processos?

Basicamente, o modelo de maturidade de processos é uma estratégia traçada para que empresas possam verificar o nível de qualidade das suas estruturas internas e, assim, melhorar a maneira como as rotinas são executadas.

Podemos dizer, portanto, que ele serve como base para que se identificar como são realizados os processos de gestão, com a identificação de pontos fortes e áreas que devem ser otimizadas. Assim, a empresa consegue garantir a manutenção de um ambiente de trabalho com nível de qualidade correspondente às demandas do mercado.

Quais são as etapas da maturidade corporativa?

Os modelos de maturidade de processos geralmente estão categorizados em 5 etapas. Cada uma delas permite ao gestor identificar o quão bem estruturadas estão suas rotinas internas e, ao mesmo tempo, traçar um roadmap de melhorias para que a companhia alcance o próximo estágio. Entenda!

Estágio 1: inicial ou ad hoc

Uma empresa que está nessa fase tem um modelo de gestão pouco organizado ou completamente desestruturado. Os processos são descoordenados e a cadeia operacional apresenta uma rotina de gestão de baixa qualidade. Em geral, a organização que está nesse ponto tem as seguintes características:

  • resolução pontual de problemas;
  • trabalho pautado por esforços individuais e não uma rotina integrada;
  • uso desorganizado e não consolidado de metodologias, técnicas e ferramentas;
  • iniciativas de BPM pouco organizadas ou usadas de maneira limitada;
  • baixo engajamento dos profissionais;
  • colaboradores majoritariamente focados em mitigar danos e falhas operacionais.

Estágio 2: repetitivo

Nesse momento, os processos já estão desenvolvidos de tal maneira que setores e times usam estratégias semelhantes para solucionar problemas diários. No entanto, a empresa não tem estrutura para comunicação e divulgação dos padrões de trabalho, com a responsabilidade sempre sendo tratada de forma individual. Além disso, as rotinas internas funcionam baseadas principalmente no conhecimento de cada profissional.

Estágio 3: rotinas definidas

A essa altura, as rotinas internas já estão padronizadas e documentadas pelos gestores. Além disso, todos os times já passaram por processos de treinamento, o que torna sua aplicação obrigatória e evita a manutenção de desvios operacionais. Ainda não existe uma grande preocupação em aumentar o nível de qualidade dos procedimentos.

Estágio 4: gerenciado

automação já faz parte do dia a dia do negócio, mas ainda em estágios iniciais. O gestor usa técnicas de administração para otimizar rotinas e identificar a melhor maneira de manter os times operacionais. Além disso, os padrões de trabalho estão estabelecidos em todos os níveis.

Estágio 5: foco na otimização

No último estágio, a empresa passa a aproveitar de todos os benefícios de um modelo de maturidade de processos corporativos. A atividade tem um papel estratégico na criação de rotinas, no planejamento de projetos e na definição de políticas de atendimento ao consumidor.

Aqui, os métodos de trabalho estão estabelecidos em todos os níveis, assim como o uso de soluções de automatização. A gestão do ciclo de vida de processos será otimizada continuamente, reduzindo o número de falhas operacionais e criando espaço para a adoção de novas estratégias. Dessa forma, o negócio terá uma rotina de alta performance, mais que capaz de atender às demandas de parceiros comerciais.

Como melhorar a performance do negócio?

Para acelerar a evolução do nível de maturidade dos processos internos, a companhia pode adotar inúmeras estratégias. O investimento em serviços de Business Process Outsourcing (BPO) e a adoção de uma política de Business Process Management (BPM), por exemplo, destacam-se como abordagens que podem causar um grande impacto no dia a dia.

Business Process Management é uma estratégia de gestão em que a organização trabalha, com o auxílio da análise de dados, buscando sempre a melhor forma de se manter eficaz. A intuição na hora de gerir processos é abandonada e, em troca, o negócio tem uma rotina de análise de informações para identificar como é possível atender a demandas com rapidez e agilidade.

Além disso, outras técnicas podem ser usadas para modelar, identificar, transformar, verificar e monitorar os principais processos da empresa. Em conjunto, tais medidas promovem a redução do tempo necessário para executar processos e corrigir erros, bem como eliminam o desperdício de recursos operacionais e escalam rotinas facilmente. Com um trabalho mais eficaz, a empresa pode atender a demandas do mercado com qualidade.

Já o Business Process Outsourcing é um tipo de terceirização em que o negócio passa para um parceiro estratégico a execução de atividades não relacionadas a seu core business. Ele vai além da terceirização comum, com uma análise prévia sobre como as rotinas estão estruturadas e o que pode ser feito para otimizar sua execução.

De uma forma ou de outra, a companhia passa a ser capaz de atender às demandas do mercado por meio de um ambiente de trabalho otimizado e padronizado, tudo de acordo com os métodos estabelecidos no mercado. Juntos, BPO e BPM ajudam o negócio a ter uma rotina de gestão mais eficaz e confiável.

O modelo de maturidade de processos aponta para um ambiente de trabalho inteligente, com boa integração entre times, elevado nível de automação e estratégias com melhor direcionamento a partir das demandas de clientes e parceiros comerciais. Junte-se a esse time!

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